Power Pivot – Wichtige FunktionenVon DAX-Measures zum Reporting-Fundament – Blaupausen-Pivots, Struktur und Slicer-Konzept

Reporting auf der Grundlage von Datenmodell und DAX-Measures

Ist das Datenmodell in Power Pivot erstellt und sind die benötigten DAX-Measures definiert, sollen diese im nächsten Schritt für die Datenaufbereitung und das Reporting genutzt werden.

Die Frage lautet dann: Wie baut man aus den Measures ein stabiles, sauberes und skalierbares Berichtssystem, das später problemlos zu Dashboards ausgebaut werden kann?

Die Antwort lautet: Mit einer klaren Tabellen- und Slicer-Architektur sowie sogenannten Blaupausen-Pivot-Tabellen.

Ziel: Saubere Trennung von Berechnung und Darstellung

Power Pivot trennt fachlich zwischen:

• Berechnungsebene: Datenmodell, Beziehungen, DAX-Measures
• Darstellungsebene: Pivot-Tabellen, Diagramme, Dashboards

Viele Einsteiger mischen diese Ebenen – sie bauen Diagramme direkt aus Rohfeldern. Das führt später zu Chaos: doppelte Measures, widersprüchliche Filter, unklare Quellen.

Blaupausen-Pivot-Tabellen bilden die verbindende Schicht. Sie sind Ihre „Daten-Outlets“: technisch, unscheinbar, aber unverzichtbar.

Empfohlene Tabellenstruktur in der Excel-Arbeitsmappe

Legen Sie Ihre Excel-Arbeitsmappe (Excel-Datei) von vornherein so an, dass die verschiedenen Ebenen voneinander getrennt sind. Dazu empfiehlt es sich, diese Tabellenblätter anzulegen.

Diese klare Trennung hält Ihre Datei übersichtlich und wartungsfreundlich – besonders wenn später mehrere Personen damit arbeiten.

Schritt-für-Schritt: Aufbau einer Blaupausen-Pivot-Tabelle

Pivot-Tabelle einfügen: Registerkarte Einfügen → PivotTable → Aus dem Datenmodell

Nur Measures verwenden: Ziehen Sie keine Rohdatenfelder in den Wertebereich, sondern ausschließlich fertige DAX-Measures (zum Beispiel die definierten DAX-Measures fxUmsatz, fxUmsatz Vorjahr, fxUmsatz YTD).

Zeilen und Spalten definieren: Die betrachteten Analyseobjekte ergeben sich typischerweise aus dem Kalender (für Zeitvergleiche) oder aus den Dimensionstabellen – etwa tbl_Kalender[Monat], tbl_Produkte[Produktname], tbl_Kunden[Kundenname].

Layout fixieren:

• Verwenden Sie „Tabellarisches Layout“: Registerkarte Entwurf → Layout → Berichtslayout → Im Tabellenformat anzeigen
• Deaktivieren Sie Zwischensummen: Registerkarte Entwurf → Layout → Teilergebnisse → Teilergebnisse nicht anzeigen
• Sortieren Sie Spalten nach Kalender- oder Rangfolge.

Pivot benennen: Geben Sie Ihren jeweiligen Pivot-Tabellen einen eindeutigen und verständlichen Namen: Registerkarte PivotTable-Analyse → PivotTable → PivotTable-Name (zum Beispiel P_Monatsumsatz)

Pivot schützen: Damit niemand versehentlich Filter verändert oder Measures austauscht. Registerkarte Überprüfen → Schützen → Blatt schützen → Kontrollkästchen „PivotTable und PivotChart verwenden“ aktivieren

Tipp: Definieren Sie jeweils eine Pivot-Tabelle pro Analyseziel. Erstellen Sie keine Mehrzweck-Pivot-Tabellen mit 20 Feldern!

Typische Blaupausen-Pivot-Tabellen

So erstellen Sie alle Pivot-Tabellen, die Sie anschließend für Ihr Kennzahlen-Dashboard nutzen können. Hier einige Beispiele:

Jede dieser Blaupausen kann später Grundlage eines Diagramms oder einer KPI-Übersicht werden.

Slicer-Konzept – zentrale oder lokale Steuerung?

Slicer (Datenschnitte) sind das Interaktionselement Ihres Berichts. Sie filtern eine oder mehrere Pivot-Tabellen gleichzeitig.

Variante A: Zentrale Slicer (im Tabellenblatt 20_Slicer)

• Alle Filter stehen gesammelt auf einem separaten Blatt.
• Ideal, wenn mehrere Dashboards dieselben Filter benötigen.
• Vorteil: Klare Übersicht, gute Performance.
• Nachteil: Auf dem Dashboard nicht direkt sichtbar.

Variante B: Lokale Slicer (im Dashboard)

• Filter befinden sich direkt neben den Diagrammen.
• Ideal für Präsentationen oder interaktive Auswertungen.
• Vorteil: Anwender sieht sofort, was aktiv ist.
• Nachteil: Höherer Platzbedarf, eventuell doppelte Filter.

Empfehlung:

Kombinieren Sie beide Ansätze:

• Hauptfilter (Jahr, Land, Kategorie) im Dashboard sichtbar
• Detailfilter (Produkt, Kunde) zentral im Slicer-Blatt

Verknüpfen Sie alle relevanten Pivot-Tabellen. Klicken Sie dazu einen Slicer (Datenschnitt) an und wählen Sie die Registerkarte Datenschnitt → Datenschnitt → Berichtsverbindungen.

Dort legen Sie fest, welche Pivot-Tabelle über den jeweiligen Datenschnitt gesteuert wird.

Warum die Trennung von Blaupausen-Pivot-Tabellen wichtig ist

Ohne Blaupausen-Struktur laufen viele Power-Pivot-Dateien nach kurzer Zeit aus dem Ruder:

• Dieselben Berechnungen tauchen mehrfach auf,
• Filter wirken unkontrolliert,
• Diagramme zeigen unterschiedliche Werte.

Mit dieser Architektur haben Sie:

• eine zentrale Datenquelle,
• saubere Filterflüsse und
• vollständige Kontrolle über Ihre Darstellung.

Dokumentation

Erstellen Sie in Ihrer Excel-Datei eine kurze Dokumentation im Tabellenblatt 99_Dokumentation. So finden Sie sich selbst später noch zurecht und Kolleginnen und Kollegen erkennen, was genau berechnet und im Kennzahlen-Dashboard dargestellt ist.

Wichtig dazu ist:

• Nehmen Sie keine „manuellen Veränderungen“ an Ihren Pivot-Tabellen vor, indem Sie beispielsweise Zeilen oder Spalten einfügen.
• Dokumentieren Sie Ihre DAX-Measures: Name, Formel, Zweck.
• Erstellen Sie eine Versionierung zu Ihrer Datenanalyse. Ergänzen Sie dazu in einem sichtbaren Feld:
  ="Stand: "&TEXT(JETZT();"TT.MM.JJJJ hh:mm")

Fazit

Mit dieser Struktur schaffen Sie das Fundament für professionelle Dashboards: Klare Rollen der Tabellenblätter, nachvollziehbare Filterlogik und technische Stabilität.