Excel mit ChatGPTVBA-Programme mit ChatGPT entwickeln

Das Problem: Geht das nicht einfacher automatisch?

Viele Excel-Arbeitsabläufe sind fachlich einfach, aber zeitlich aufwendig, weil sie regelmäßig wiederholt werden. Zum Beispiel:

• Monatsberichte vorbereiten
• Pivot-Tabellen aktualisieren
• Tabellen einheitlich formatieren
• Berichte als PDF exportieren
• Dateien nach festen Regeln speichern oder umbenennen

Oft werden diese Schritte manuell erledigt, obwohl sie sich technisch problemlos automatisieren ließen. Der Grund ist selten mangelnder Nutzen, sondern meist die Hürde der Programmierung. Es heißt:

• „Ich weiß, was passieren soll – aber nicht, wie ich das in VBA schreibe.“
• „Der Code aus dem Internet ist unverständlich.“
• „Ich habe Angst, etwas kaputtzumachen.“

Hier hilft ChatGPT, Routinen mit VBA zu automatisieren.

Der passende Prompt (Beispiel)

Der entscheidende Gedanke ist: Nicht nach VBA-Syntax fragen, sondern nach dem fachlichen Ablauf. Ein guter Prompt wäre zum Beispiel:

„Ich möchte in Excel einen wiederkehrenden Arbeitsablauf automatisieren. Der Ablauf ist folgender:
– Pivot-Tabellen aktualisieren
– bestimmte Tabellen einheitlich formatieren
– das Ergebnis als PDF speichern
– die Datei mit einem festen Namen ablegen.

Bitte erstelle mir dafür einen sauberen VBA-Code mit Kommentaren, der gut verständlich und leicht anpassbar ist.“

Dieser Prompt erklärt der KI:

• Was soll passieren?
• In welcher Reihenfolge?
• Mit welchem Anspruch an Verständlichkeit?

Wie übergibt man die Aufgabe an ChatGPT?

Für die Entwicklung eines VBA-Skripts braucht ChatGPT keine vollständige Excel-Datei. Entscheidend ist die Beschreibung des Prozesses. Hilfreich sind Angaben wie:

Welche Objekte sind beteiligt?

• Arbeitsblätter
• Pivot-Tabellen
• Diagramme

Was ist das Ziel?

• Export
• Aktualisierung
• Formatierung

Welche Regeln sollen eingehalten werden?

• Dateiname
• Speicherort
• Layoutvorgaben

Optional können ergänzt werden:

• Blattnamen
• Pivot-Namen
• typische Sonderfälle

Je klarer der fachliche Ablauf beschrieben ist, desto passender wird der VBA-Code.

Was ChatGPT daraufhin leistet

ChatGPT übernimmt hier die Rolle eines Übersetzers zwischen Fachlogik und VBA-Code. Typischerweise liefert ChatGPT:

• einen vollständigen VBA-Prozedurvorschlag
• eine klare Struktur des Codes
• Kommentare, die erklären, warum etwas passiert
• Hinweise, wo Anpassungen sinnvoll sind

Zusätzlich erhält man oft auch Hinweise zur Fehlerbehandlung, Erweiterungsideen oder Alternativen (zum Beispiel andere Exportwege). Wichtig ist dabei:

• Der Code ist nicht „magisch“, sondern lesbar und nachvollziehbar.
• Auch Anwender ohne tiefes VBA-Wissen können ihn verstehen und anpassen.

Worauf man beim Prompt achten sollte

Die Qualität des Codes hängt stark davon ab, wie konkret der Prozess beschrieben ist. Bewährt haben sich folgende Klarstellungen:

„Bitte schreibe den Code gut kommentiert.“

„Ich möchte den Code später selbst anpassen können.“

„Bitte möglichst einfach und robust.“

„Bitte keine unnötige Komplexität.“

Weniger hilfreich sind Prompts wie: „Schreib mir ein Makro.“ Oder: „Mach das automatisch.“ Je klarer das Ziel, desto besser wird die Lösung.

Wie man das Ergebnis sinnvoll nutzt

Der größte Nutzen entsteht nicht nur durch das einzelne Makro, sondern durch den neuen Zugang zu VBA. Prozesse lassen sich erstmals realistisch automatisieren und manuelle Routinen werden hinterfragt.

Zudem werden Anpassungen einfacher, weil der Code erklärend aufgebaut ist. Dadurch sinkt die Hemmschwelle gegenüber VBA.

In der Praxis wird ChatGPT hier häufig genutzt als:

• Einstiegshilfe in VBA
• Generator für erste Automatisierungen
• Erklärer fremder oder alter Makros
• Sparringspartner bei der Weiterentwicklung von Skripten

Bewährte Prompts für die Praxis

Einstieg in die Automatisierung

„Ich habe einen wiederkehrenden Excel-Arbeitsablauf. Bitte übersetze ihn in ein verständliches VBA-Makro.“

Strukturierter Code

„Bitte schreibe den VBA-Code klar strukturiert und gut kommentiert.“

Anpassbarkeit

„Bitte so, dass ich Blattnamen oder Dateipfade leicht ändern kann.“

Robustheit

„Bitte berücksichtige einfache Fehlerfälle und erkläre sie im Code.“

Didaktischer Prompt

„Bitte erkläre mir den VBA-Code so, dass ich die Logik auch ohne tiefes VBA-Wissen verstehe.“

Einordnung und Fazit

VBA ist keine veraltete Technik, sondern ein sehr wirkungsvolles Werkzeug für lokale Excel-Automatisierung. Das eigentliche Problem ist nicht VBA selbst, sondern der schwierige Einstieg.

ChatGPT senkt diese Hürde erheblich, indem es:

• Fachlogik in Code übersetzt
• Struktur und Kommentare liefert
• Lernen über Verstehen ermöglicht

Damit wird VBA zugänglich – auch für Anwender, die sich bisher nicht als „Programmierer“ gesehen haben.