Projektcontrolling mit KennzahlenAufgaben und Ziele im Projektcontrolling

Drei zentrale Aufgaben im Projektcontrolling

Wer im Projektmanagement Controlling-Instrumente einsetzt, legt den Fokus meist nur auf die Kosten, die Einhaltung von Terminen oder die Qualität des Projektergebnisses.

Notwendig ist jedoch ein Controlling-System, das nach einem Projektstart alle wesentlichen überwachenden und steuernden Funktionen für ein einzelnes Projekt oder für ein Multiprojektmanagement berücksichtigt. Um dies zu bewerkstelligen, muss das Projektcontrolling drei zentrale Aufgaben erfüllen:

Soll-Vorgaben festlegen

Die Projekte werden zunächst auf der Basis der Planungsdaten in Angriff genommen. Für die anschließende Projektsteuerung ist es notwendig, dass plausible Pläne und sorgfältig aus den Zielen abgeleitete Soll-Vorgaben existieren.

Die relevanten Projektziele sind mit dem Projektauftrag vorgegeben. Sie werden vom Auftraggeber und gegebenenfalls weiteren Stakeholdern bestimmt.

Ist-Daten erfassen

Um Steuerungsmaßnahmen richtig einleiten zu können, müssen zu vorgegebenen Zeiten die Ist-Daten erfasst werden. Das sind insbesondere:

• Ist-Termine
• geleistete Stunden
• Ist-Kosten
• Grad der Fertigstellung der vereinbarten Projektergebnisse oder der definierten Produkte

Plan- und Ist-Daten vergleichen

In jedem Projekt ergeben sich Kursabweichungen. Abweichungen von dem Projektplan (Termine, Kosten, Leistung, Qualität) müssen frühzeitig erkannt und analysiert werden.

So gilt es, aus dem Vergleich von Plan- und Ist-Daten zu überlegen, ob und welche Steuerungsmaßnahmen notwendig sind, um das Projekt „auf Kurs“ zu halten. Damit erfolgt die fortlaufende Überwachung der Projektfortschritte.