ProjektmanagementAKV-Matrix für mehr Struktur im Projektmanagement

Die AKV-Matrix (Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten) ist ein Werkzeug im Projektmanagement, mit dem Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb eines Teams oder Projekts definiert und zugeordnet werden. Durch die klare Festlegung und übersichtliche Darstellungen werden Überschneidungen und Lücken in den Zuständigkeiten identifiziert und vermieden.

Die AKV-Matrix wird als Tabelle dargestellt, in der vertikal, in der ersten Spalte die Namen oder Rollen der Teammitglieder aufgeführt sind. Horizontal, in den Spalten rechts daneben wird dann für jedes Teammitglied spezifiziert, welche Art von Beteiligung sie haben in Bezug auf:

• Aufgaben: Welche Aufgaben erledigen die entsprechenden Rollen oder Personen?
• Kompetenzen: Welche Befugnisse haben sie, Entscheidungen zu treffen oder Genehmigungen zu erteilen?
• Verantwortlichkeiten: Inwiefern tragen sie die Verantwortung für die erfolgreiche Ausführung und das Ergebnis?

Diese klare Zuordnung hilft bei der Koordination von Projekten und Teams, indem sie sicherstellt, dass alle Beteiligten ihre jeweiligen Rollen, Aufgaben, Befugnisse und Verantwortlichkeiten kennen. Sie fördert die Transparenz, verbessert die Kommunikation und unterstützt das Management von Ressourcen und Risiken in Projekten oder organisatorischen Strukturen.

Die beiden folgenden Beispiele verdeutlichen, wie Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten in verschiedenen Projekten definiert und festgelegt werden können.

Projektmanagement in der Softwareentwicklung

Projektleitung:

• Aufgabe: Planung und Koordination des Projektverlaufs
• Kompetenz: Zuweisung von Aufgaben und Ressourcen
• Verantwortung: Einhaltung des Budgets und Terminplans, Erreichen des Projektergebnisses

Entwicklerteam:

• Aufgabe: Entwicklung der Softwaremodule
• Kompetenz: Auswahl der Tools, Verteilung der einzelnen Teilaufgaben
• Verantwortung: Erstellen lauffähiger Softwaremodule für das Testing

Designerteam:

• Aufgabe: Entwürfe erstellen für das User Interface mit barrierefreiem Zugang
• Kompetenz: Vorgabe an Entwicklerteam zur Gestaltung des User-Interfaces
• Verantwortung: Erstellen des User-Interface-Designs bis zum vereinbarten Termin

Qualitätssicherung:

• Aufgabe: Testen der Softwaremodule, Dokumentation von Fehlern
• Kompetenz: Gestaltung des Testdesigns, Freigabe von Softwaremodulen, wenn fehlerfrei
• Verantwortung: ausführliche Anwendungstests, Rückmeldung an Designteam und Entwicklerteam

Dokumentationsteam:

• Aufgabe: Erstellung der Benutzerdokumentation und technischen Dokumentation
• Kompetenz: Nachfragen bei Entwicklerteam, Designerteam und Qualitätsteam
• Verantwortung: nachvollziehbare und vollständige Dokumentation bei Projektende

Eventplanung für eine Unternehmenskonferenz

Eventmanagement:

• Aufgabe: inhaltliche Planung und Koordination des Events
• Kompetenz: Auswahl der Referenten und Budgetfreigabe
• Verantwortung: Gesamtverantwortung für das Event, inklusive Konzept und Durchführung

Finanzteam:

• Aufgabe: finanzielle Abwicklung, Prüfen der Rechnungen und Überweisungen
• Kompetenzen: Freigabe der Auszahlungen
• Verantwortung: Einhaltung des Budgets

Marketingteam:

• Aufgabe: Bewerbung der Konferenz und das Teilnehmermanagement
• Kompetenz: Auswahl der Medien und der Art der Bewerbung der Konferenz
• Verantwortung: Ziele zur Zahl und Art der Teilnehmenden werden erreicht

Logistikteam:

• Aufgabe: Organisation von Unterkünften, Transport und Catering
• Kompetenz: Auswahl der Unterkünfte und des Caterings, verbindliche Buchungen durchführen
• Verantwortung: Zufriedenheit aller Referenten und Teilnehmenden mit Unterkunft, Transport und Catering

Technikteam:

• Aufgabe: notwendige Technik zur Verfügung stellen und aufbauen
• Kompetenz: Auswahl der geeigneten Technik, Durchführung von Techniktests
• Verantwortung: technische Abläufe während der Konferenz sind fehlerfrei

Die finale Version der AKV-Matrix als Excel-Dokument teilen Sie mit den Projektbeteiligten, um die Entscheidungen bei Bedarf zu besprechen und Beteiligte zu informieren – über veränderte Aufgaben, Befugnisse oder Verantwortlichkeiten.

Wie oft die AKV-Matrix aktualisiert werden muss, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Dynamik des Projekts, der Veränderung in Teamzusammensetzungen und der Entwicklung von Aufgabenbereichen. Es gibt folgende typische Situationen, in denen Sie die AKV-Matrix anpassen:

Bei signifikanten Änderungen im Projekt oder Team

Jedes Mal, wenn es eine wesentliche Veränderung in den Projektzielen, den Aufgabenbereichen oder in der Teamzusammensetzung gibt, sollte die AKV-Matrix überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden.

Solche Änderungen können die Einführung neuer Technologien, das Hinzukommen oder Wegfallen von Projektzielen oder die Änderung von Verantwortlichkeiten aufgrund von Teammitgliederwechsel sein.

Zu festgelegten Überprüfungszeitpunkten

Es ist sinnvoll, regelmäßige Überprüfungen der AKV-Matrix zu planen. Diese könnten beispielsweise quartalsweise oder halbjährlich stattfinden. Regelmäßige Überprüfungen stellen sicher, dass kleinere Anpassungen vorgenommen werden können, bevor sie zu größeren Problemen führen.

Nach Abschluss von Projektphasen

In vielen Projekten gibt es klar voneinander abgrenzbare Abschnitte oder Phasen. Nach dem Abschluss einer solchen Phase ist es ratsam, die AKV-Matrix zu überprüfen. Dies bietet die Gelegenheit, aus den Erfahrungen der abgeschlossenen Phase zu lernen und die Matrix für die nächste Phase zu optimieren.

Bei Feedback aus dem Team

Oftmals sind es die Teammitglieder selbst, die Unklarheiten oder Verbesserungspotenzial in der Aufgabenverteilung erkennen. Regelmäßiges Feedback sollte gesammelt und als Anlass genommen werden, die AKV-Matrix zu überprüfen. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess hilft, die Effektivität des Teams zu steigern.

Bei Veränderungen im Umfeld

Änderungen im Markt, bei Kundenbedürfnissen oder in der Unternehmensstrategie können Anpassungen in Projekten und Teams erforderlich machen. Solche externen Faktoren werden berücksichtigt, um die AKV-Matrix aktuell zu halten.

Mit der RACI-Matrix werden Aufgaben bestimmten Mitarbeitenden zugeordnet. Sie klärt:

• Welche Personen führen die Arbeit aus? (Responsible)
• Wer kann zur Rechenschaft gezogen werden, wenn etwas schiefgeht? (Accountable)
• Wessen Entscheidung und Rat muss berücksichtigt werden? (Consulted)
• Welche Person(en) müssen nur informiert werden? (Informed)

Durch die Anwendung der RACI-Matrix wird die Kommunikation und Effizienz in Projekten verbessert, indem Doppelarbeiten vermieden, Missverständnisse reduziert und die Entscheidungsfindung beschleunigt werden. Personen werden anhand ihrer direkten und indirekten Beteiligung an Arbeitspaketen, Projekten oder Teilprojekten eingeteilt.

Ziel und Zweck der AKV-Matrix und der RACI-Matrix sind fast identisch.

Die VMI-Matrix (auch: IMV-Matrix) ist ein Tool für das Projektmanagement. Sie halten für jedes Arbeitspaket fest:

• wer die Hauptverantwortung für ein Arbeitspaket trägt,
• welche Person mitarbeitet und
• wer über Ergebnisse und Ereignisse informiert werden muss.

Es geht bei der VMI-Matrix also ebenfalls darum, Aufgaben aufgrund erforderlicher Kompetenzen auf Personen zu verteilen und zwischen Hauptverantwortlichen, Unterstützenden und Interessierten zu unterscheiden.