Projektkommunikation planenWie Sie die RACI-Matrix erstellen und einsetzen

An umfangreichen Projekten arbeiten Personen aus unterschiedlichen Teams und Bereichen mit. Um Chaos zu vermeiden, müssen die Verantwortlichkeiten genau definiert und zugeordnet werden. Das lässt sich mit der RACI-Matrix umsetzen, die auch unter dem Namen RACI-Diagramm bekannt ist.

Die RACI-Matrix verwenden Sie als Hilfsmittel, um die Verantwortlichkeiten nachvollziehbar, transparent, eindeutig und übersichtlich darzustellen.

Der Begriff RACI ist ein Akronym, das sich aus den vier Anfangsbuchstaben der folgenden Wörter zusammensetzt:

• Responsible (verantwortlich)
• Accountable (rechenschaftspflichtig)
• Consulted (konsultiert, herangezogen)
• Informed (informiert)

Die RACI-Matrix setzt sich aus einer x-Achse und einer y-Achse zusammen. Entlang der x-Achse werden die am Projekt beteiligten Mitarbeitenden erfasst. Entlang der y-Achse werden dargestellt:

• Arbeitspakete
• Aufgaben
• Tätigkeiten
• Ergebnisse

Die verschiedenen Rollen stellen Sie durch Ziffern, Farben oder durch eine Kombination aus beiden dar.

Im RACI-Diagramm werden Personen die vier Attribute Responsible, Accountable, Consulted und Informed direkt zugeordnet. Deren Bedeutung im Überblick:

Responsible

Einer Person mit diesem Status trägt die Verantwortung dafür, dass eine Aufgabe oder ein Arbeitspaket durchgeführt, erledigt oder erfüllt wird und das erwartete Ergebnis vorliegt. In manchen Fällen bedeutet die Rolle Responsible, dass der betreffende Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin die Aufgabe nicht (vollständig) selbst durchführt, sondern sie lediglich initiiert und für die Umsetzung sorgt.

Seltener wird der Status vergeben, wenn jemand dabei die disziplinarische Verantwortung für andere trägt. In diesem Fall könnte die Durchführung per Anweisung angeordnet werden.

Accountable

Hat eine Person diese Rolle inne, sind die betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu verpflichtet, Rechenschaft abzulegen – entweder in rechtlicher oder in kaufmännischer Hinsicht. Wer „accountable“ ist, muss sicherstellen, dass das Ergebnis den Erwartungen und Anforderungen entspricht.

Die Rolle prüft und genehmigt deshalb Ereignisse oder gibt Produkte nach deren Fertigstellung frei. Manchmal muss eine Person in der Rolle Accountable nur Zahlungen bewilligen.

Consulted

Die betreffende Person wird zu einem Sachverhalt, einer Aufgabe oder einer Tätigkeit mindestens angehört. Meist handelt es sich um eine erfahrene Expertin oder einen erfahrenen Experten im jeweiligen Fachbereich.

Mitarbeitende mit dem Status „Consulted“ werden als Berater hinzugezogen, weil sie Wissen haben, das für die Erreichung eines bestimmten Ergebnisses oder das Fertigstellen einer Aufgabe wichtig ist.

Informed

Mitarbeitende in dieser Rolle werden über die betreffende Tätigkeit informiert. Sinnvoll ist eine Unterteilung in:

• Informationspflicht: Die Person muss (regelmäßig) über Tätigkeiten informiert werden. Es besteht eine Bringschuld.
• Informationsrecht: Die Person hat das ausdrückliche Recht, Informationen einzuholen. Es besteht eine Holschuld.

Die Status und Rollen sind nicht allgemeingültig. Deshalb ist es zu Beginn eines Projekts wichtig, dass alle Beteiligten die jeweilige Bedeutung kennen. Dazu müssen die Rollen im Einzelnen erläutert und es muss genau definiert werden, welche Aufgaben, Rechte und Pflichten mit der jeweiligen Rolle verbunden sind.

Beispiel: Meint in einem Projekt die Rolle Consulted, dass Personen bei einer Tätigkeit beratend eingeschaltet werden können, müssen sie in einem anderen Projekt auf jeden Fall befragt werden.

Nur wenn alle Mitarbeitenden auf dem gleichen Informationsstand bezüglich der Rollen-Bedeutung in der RACI-Matrix sind, funktioniert die Zusammenarbeit und die Kommunikation reibungslos.

• Die RACI-Matrix ist übersichtlich und leicht verständlich aufgebaut. Es bedarf nur einer kurzen Erklärung – selbst für unerfahrene Personen.
• Durch das Verwenden der RACI-Matrix setzen sich alle mit den Rollen auseinander. Das sorgt für eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit, weil alle die eigenen und die fremden Rollen sowie deren Bedeutung und Zuordnung kennen.
• Konfliktpotenzial wird verringert. Die Voraussetzung dafür: Alle haben das gleiche Verständnis von den Rollen und halten sich konsequent an die Festlegungen in der RACI-Matrix.
• Das RACI-Diagramm kann für die Definition neuer oder zusätzlicher Schnittstellen hilfreich sein – zum Beispiel im Rahmen des Change-Managements.
• Jede und jeder kennt den eigenen Verantwortungsbereich; niemand kann sich der Verantwortung entziehen.
• Die Matrix kann einfach und schnell erstellt werden. Sie benötigen keine spezielle Software – Excel reicht aus. Als analoge Alternative nutzen Sie das Whiteboard.

• Je mehr Personen und Tätigkeiten in der RACI-Matrix erfasst werden, desto unübersichtlicher wird die Darstellung. Wenn Sie das Diagramm online bereitstellen, achten Sie darauf, dass alle Spalten sichtbar sind. Sofern man scrollen muss, um alles zu sehen, weisen Sie explizit darauf hin, damit niemand wichtige Einträge übersieht.
• Für kleine Teams ist das RACI-Matrix nur bedingt geeignet. Sofern sich Verantwortlichkeiten überschneiden, weil sich zum Beispiel zwei oder drei Mitarbeitende eine Rolle teilen oder einzelne Personen mehrere Rollen innehaben, fällt die Unterscheidung schwer. Das gilt insbesondere, wenn viele Teammitglieder gleichberechtigt an einer Aufgabe arbeiten.
• Wenn Tätigkeiten zu kleinteilig sind, lassen sie sich schwieriger übersichtlich darstellen.
• Wer nur kurzfristig an einer Aufgabe mitwirkt, wird nicht erfasst. Dadurch kann es zu Missverständnissen kommen. Hier sind gegebenenfalls weitere Tools nötig, um alle Projektbeteiligten abzubilden.
• Im RACI-Diagramm wird nicht definiert, wer für die Informationsweitergabe zuständig ist. Deshalb stellt sich in der Praxis häufig die Frage: Wer ist dafür verantwortlich, Person X zu informieren oder zu befragen oder eine Erlaubnis einzuholen?

Die meisten Projektverantwortlichen nutzen die RACI-Matrix nicht projektübergreifend, denn: Bei kleinen Projekten mit wenigen Beteiligten kann die Erstellung, Nutzung und Pflege des RACI-Diagramms die Projektarbeit unnötig erschweren.

Handelt es sich um ein kleines, erfahrenes Projektteam, können Sie auf das RACI-Diagramm verzichten, wenn die Aufgaben klar definiert und die Verantwortungsbereiche überschaubar sind. Hier lohnt es sich nicht, jedem Beteiligten eine Rolle zuzuweisen, der am Ende vielleicht (absichtlich) nicht entsprochen wird.

Die RACI-Matrix sollten Sie einsetzen, wenn es sich um ein großes Projekt mit vielen verschiedenen Beteiligten, Akteuren und Interessengruppen handelt. Durch die Festlegung werden Fragen wie die folgenden vermieden:

• Warum war ich an dieser Tätigkeit nicht beteiligt?
• Warum wurde ich nicht informiert?
• Wer hat es versäumt, mich zu informieren?
• Wurde ich absichtlich nicht kontaktiert?
• Wer hat dieses Ergebnis oder diesen nächsten Schritt genehmigt?
• Wen muss ich kontaktieren, wenn ich eine Genehmigung oder Freigabe benötige?

Es können weitere Unklarheiten auftreten, die den Projektfortschritt verhindern oder verzögern. Das lässt sich durch die klare Rollenverteilung mit der RACI-Matrix vermeiden.

Gehen Sie bei der Erstellung der RACI-Matrix schrittweise vor:

1. Beteiligte ermitteln und Daten sammeln

Bevor Sie die RACI-Matrix erstellen, identifizieren Sie zuerst alle Personen, die in irgendeiner Weise an dem Projekt beteiligt sind. Bedenken Sie: Es werden nicht nur Beteiligte aufgelistet, die Aufgaben ausführen, sondern auch jene, die nur informiert werden müssen.

Sammeln Sie die Daten aller betroffenen Personen – mit Namen, Zugehörigkeit zu einem Team oder Bereich.

Notieren Sie optional: Wann und auf welche Weise sind die Personen ansprechbar? Erfassen Sie die typischen Anwesenheitszeiten und Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse, Chat-Alias oder Telefonnummer.

Durch dieses Vorgehen wird der Einbezug aller Projektbeteiligten noch verbindlicher und spätere Verzögerungen – etwa aufgrund veralteter Kontaktdaten – werden vermieden.

2. Aufgaben und erwartete Ergebnisse beschreiben

Beschreiben Sie die Aufgaben und Ergebnisse so detailliert wie nötig. Achten Sie darauf, sich nicht in Details zu verlieren, sonst wird die Achse oder Spalte mit den Aufgaben am Ende zu unübersichtlich.

Die Tätigkeiten werden ganz links in der ersten Spalte des RACI-Diagramms untereinander aufgelistet.

3. Rollen zuweisen

Jetzt verknüpfen Sie die erfassten Tätigkeiten (erste Spalte oder y-Achse) mit Personen (erste Zeile oder x-Achse). Dazu tragen Sie die Rolle im Schnittfeld der RACI-Matrix ein, die diese Person erfüllen soll. Zur Auswahl stehen R, A, C, I – oder kein Eintrag, weil die Person für die entsprechende Aufgabe keine der Rollen innehat.

Für jede Aufgabe muss es mindestens eine Person geben, welche die Verantwortung trägt. Es muss also in jeder Zeile mindestens, besser: genau ein R (responsible) vorkommen.

Nicht vergessen: Erfasst werden auch Projektbeteiligte, die über den Abschluss oder den neuen Status einer Aufgabe informiert werden müssen. Und je nach Aufgabe gibt es dann noch Personen, die dabei die Rolle A (accountable) oder C (consulted) einnehmen.

4. RACI-Matrix teilen

Teilen Sie das RACI-Diagramm mit dem Team, bevor die finale Version fertiggestellt ist. So erhält jeder die Möglichkeit, rechtzeitig auf Unklarheiten oder Fehler hinzuweisen.

Konflikte entstehen seltener, wenn Projektbeteiligte nicht vor „vollendete Tatsachen“ gestellt werden. Beziehen Sie deshalb alle Beteiligten in die Erstellung der RACI-Matrix ein.

5. Verantwortungsmatrix den Entscheidern vorlegen

Nicht nur die Mitarbeitenden sollten der finalen Version der RACI-Matrix zustimmen, sondern auch den Entscheidern legen Sie das Diagramm zur Freigabe vor. Zu den Entscheidern zählen Mitglieder im Lenkungskreis des Projekts und Auftraggeber.

Hilfreich ist die RACI-Matrix auch für das Projekt-Management-Office (PMO). Das bekommt damit eine Übersicht, welche Personen aus dem Unternehmen in welchen Projekten aktiv sind und welche Aufgaben diese dabei haben. Sie stellen dann zum Beispiel fest, wo es Überschneidungen gibt, wo besondere Expertise vorliegt oder wo es zu Doppelarbeit oder Überlastung kommen kann.

Führungskräfte und andere Interessengruppen können ebenfalls informiert werden, welchen Personen die einzelnen Rollen zugeordnet sind. Bei Bedarf können diese sich dann direkt an die entsprechende Person wenden. Externe Anfragen sollten aber immer über die Projektleitung erfolgen.

Stellen Sie sich vor, an Ihre Firmenwebsite soll ein Webshop angeschlossen werden. Dabei sind folgende Arbeitspakete mit entsprechenden Aufgaben zu erledigen:

• Webdesign
• Texterstellung
• Programmierung
• Usability-Testing
• SEO-Optimierung

Sie benötigen folglich: Webdesigner, Entwickler, Texter, einen Usability-Experten und einen Verantwortlichen für den neuen Onlineshop.

Jetzt erstellen Sie eine RACI-Matrix für die folgenden Aufgaben:

• Onlineshop gestalten
• Produktfotos erstellen
• Produktbeschreibungen erstellen
• Inhalte SEO-gerecht aufbereiten
• Ladegeschwindigkeit optimieren
• Verknüpfungen erstellen
• Platzierung von Buttons, Werbebannern und Navigationselementen
• Bezahlsysteme implementieren

Was Ihre RACI-Matrix-Vorlage enthält

In unserem Beispiel befassen wir uns der Einfachheit halber nur mit den beiden Aufgaben „Produktbeschreibungen erstellen“ und „Layout gestalten“:

Tätigkeit 1: Produktbeschreibungen erstellen

Responsible/Verantwortlich:
Texter

Accountable/Rechenschaftspflichtig:
Usability-Experte

Consulted/Konsultiert:
Verantwortlicher für den Onlineshop

Informed/Informiert:
Designer und Entwickler

Tätigkeit 2: Layout gestalten

Responsible/Verantwortlich:
Designer

Accountable/Rechenschaftspflichtig:
Entwickler, Usability-Experte

Consulted/Konsultiert:
Verantwortlicher für den Onlineshop

Informed/Informiert:
Texter

Es gibt einige Varianten der RACI-Matrix, die teilweise nur leicht inhaltlich von RACI abweichen:

RACIO

Der Begriff setzt sich zusammen aus den Anfangsbuchstaben von:

• Responsible
• Accountable
• Consulted
• Informed
• Omitted

Der Bestandteil Omitted ergänzt die bereits bekannten Begriffe. Omitted bedeutet übersetzt „weggelassen“ oder „ausgelassen“. Hier geht es um Mitarbeitende, die nichts mit der Ausführung einer Tätigkeit zu tun haben. In manchen Projekten kann es sinnvoll sein, diese ausdrücklich zu benennen.

RASCI

Diese Bezeichnung setzt sich zusammen aus:

• Responsible
• Accountable
• Support
• Consulted
• Informed

Mit der Rolle Support werden Mitarbeitende verknüpft, die Kolleginnen und Kollegen nur unterstützen, aber die Tätigkeit nicht allein ausführen. Die beiden Begriffe Support und Consulted sind in der Praxis schwierig unterscheidbar.

Eine mögliche Lösung: Gestehen Sie Mitarbeitenden mit Consulted-Rolle ein Widerspruchsrecht zu. Auf diese Weise erhalten sie mehr Verantwortung als die Mitarbeitenden mit der Rolle Support.

REWA

Bei dieser Variante werden mehrere Rollen anders bezeichnet als bei der RACI-Matrix:

• Responsible
• Expert
• Work
• Approver

Den Status Responsible erhält derjenige mit der Hauptverantwortung für eine Tätigkeit – er führt die Tätigkeit jedoch nicht oder nur teilweise selbst aus.

Während die Rolle Expert inhaltlich der Rolle Consulted entspricht, bezeichnet Work die ausführende Person. Ein Approver segnet die (Teil-)Aufgabe oder das Ergebnis ab; diese Rolle entspricht also in etwa der Rolle Accountable.