Arbeitszeit erfassen, verwalten, auswerten

Nur wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten regelmäßig und korrekt erfassen, können betriebliche Prozesse überprüft und Kosten analysiert werden. Die aufgewendete Arbeitszeit ist Grundlage für Auftragscontrolling (Nachkalkulation), Projektcontrolling, Preiskalkulation und Prozessbewertung. Aber auch die Beschäftigten selbst haben eine Kontrolle über ihre geleistete Arbeitszeit. Sie erkennen, wenn sie (zu viele) Überstunden leisten und können ihre Arbeitsleistung dokumentieren und nachweisen. Die Personalbedarfsplanung kann diese Informationen nutzen, um Engpässe beim Personal zu vermeiden. Und schließlich müssen Arbeitszeiten aus rechtlichen Gründen in vielen Branchen dokumentiert werden.

In diesem Handbuch-Kapitel finden Sie dafür spezielle Excel-Vorlagen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können für das Aufschreiben ihrer Arbeitszeit die Vorlage Arbeitszeiterfassung Mitarbeiterin/ Mitarbeiter nutzen. Wenn zusätzlich ausgewertet werden soll, wofür die Arbeitszeit eingesetzt wird (Kunden, Projekte etc.), dann sollten Sie die Vorlage Arbeitszeiterfassung Mitarbeiterin/ Mitarbeiter Projekte und Aufträge an alle verteilen und den Aufschrieb organisieren.

Diese Zeitaufschriebe sind Grundlage für die Auswertung. Dazu werden die Dateien mit den erfassten Arbeitszeiten in einem zentralen Verzeichnis abgelegt und in die Vorlagen Arbeitszeiten der Mitarbeiter zusammenführen und auswerten oder Arbeitszeiten auswerten für Projekte, Aufträge und andere Tätigkeiten automatisch importiert (dafür ist das Add-In für Power-Query erforderlich). Dort können Sie mit der Excel Pivot-Funktion Berichte und Reports für die Auswertung erstellen. Einige Berichte sind in den Vorlagen bereits angelegt.

Außerdem finden Sie in diesem Handbuch-Kapitel weitere Varianten zur Arbeitszeiterfassung, auch speziell für das Controlling von Kundenaufträgen und Projekten. Prüfen Sie, welche Vorlagen für Ihre Zwecke und Auswertungsziele hilfreich sind. Dafür finden Sie weiterführende Informationen, warum und wofür Arbeitszeiten erfasst und ausgewertet werden sollten und welche rechtlichen Rahmenbedingungen dafür relevant sind.