MeetingsBesprechungen vorbereiten

So bereiten Sie Meetings richtig vor: Thema und Ziele festlegen, Zeit und Ablauf planen, die wichtigen Teilnehmer einladen, ungeplante Ereignisse im Vorfeld bedenken.

Wenn Meetings schlecht vorbereitet sind, fressen sie nur kostbare Arbeitszeit. Eine schlechte Vorbereitung zeigt sich darin, dass die Ziele der Besprechung unklar sind, eine Tagesordnung fehlt, der Zeitplan unverbindlich ist oder dass einfach die falschen Leute zusammen sitzen. Bei schlechter Vorbereitung wird auf Unwägbarkeiten und Störungen im Ablauf des Meetings nicht oder falsch reagiert und die Ergebnisse werden nicht protokolliert.

Meetings vorbereiten

Für jedes Meeting müssen Sie vorab festlegen, worum es überhaupt gehen soll. Was sind die Inhalte des Meetings? Außerdem müssen Sie die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen klären. Besonders wichtig: Schätzen Sie ein, welche Einstellungen und Meinungen die Teilnehmer zum Meeting mitbringen. Stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Was ist der Anlass der Besprechung?
  • Warum müssen wir zusammenkommen?
  • Was sind die Inhalte und Themen, die besprochen werden sollen?
  • Welche Ergebnisse und Entscheidungen sollten nach der Besprechung vorliegen?
  • Wer sollte alles dabei sein?
  • Wer muss außerdem informiert werden?

Wenn Sie diese Fragen für sich, mit Ihren Mitarbeitern oder Ihrem Chef geklärt haben, müssen Sie folgende Punkte vorbereiten, prüfen oder vorab klären.

Tagesordnung

Erstellen Sie eine Tagesordnung (Agenda). Dort schreiben Sie explizit das Ziel oder die Art des Ergebnisses des Meetings auf. Untergliedern Sie die Inhalte und Themen, die Sie besprechen müssen, um das Ziel zu erreichen, in einzelne Tagesordnungspunkte (TOPs). Hinterlegen Sie diese mit einem groben Zeitplan, mit dessen Hilfe Sie während des Meetings immer wieder prüfen können, ob die Zeit für alle Inhalte ausreicht.

Beginn und Ende festlegen

Ganz besonders wichtig ist, dass Sie Beginn und Ende des Meetings festlegen. Sie bilden den verbindlichen Zeitrahmen der Besprechung, an den sich alle(!) halten müssen. Das Meeting endet immer zum geplanten Zeitpunkt, auch wenn noch nicht alle Tagesordnungspunkte besprochen sind. Falls die Zeit am Ende doch nicht reicht, müssen Sie im Vorfeld schon überlegen, wie Sie darauf reagieren und wie Sie die noch offenen Punkte nach dem Meeting bearbeiten und klären.

Besprechungsort und Technik

Klären Sie, wo das Meeting stattfindet und ob Sie dort alle technischen Voraussetzungen vorfinden wie Tische, Stühle, Flipchart, Beamer, Pinnwand, Schreibwerkzeuge und Getränke.

Einladung

Laden Sie die Teilnehmer ein, die wichtig sind, um die Ziele und die Ergebnisse zu erreichen und um alle geplanten Inhalte und Themen fundiert zu besprechen. Falls eine Entscheidung getroffen werden muss, sollten die Entscheider dabei sein. Informieren Sie neben den Teilnehmern auch diejenigen, die wissen sollten, dass das Meeting stattfindet.

Bitten Sie mit der Einladung alle geplanten Teilnehmer um Rückmeldung mit Zusage oder Absage und geben Sie dafür ein Datum für den Anmeldeschluss vor.

Sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmer wissen, worum es bei dem Meeting gehen soll, was die Ziele und Ergebnisse sein sollen. Benennen Sie die Tagesordnungspunkte verständlich und verzichten Sie auf den Tagesordnungspunkt „Sonstiges“. Denn auf diesen kann sich niemand richtig vorbereiten – oder die Teilnehmer bringen dazu ihre Punkte mit, die sie gerne besprechen wollen, sodass der Punkt Sonstiges schnell ausufert.

Sprechen Sie die Teilnehmer gesondert an, die Informationen zur Besprechung mitbringen müssen oder im Meeting eine Aufgabe haben (zum Beispiel den Projektstand präsentieren).

Protokoll

Klären Sie vorab, wer das Protokoll erstellt. Informieren Sie diese Person bei Bedarf vorab, worauf sie beim Protokollieren besonders achten sollte.

Notfallplan für Besprechungsleiter

Als Leiter oder Moderator einer Besprechung müssen Sie damit rechnen, dass das Meeting nicht so abläuft, wie Sie es geplant haben. Erstellen Sie für das Meeting einen Notfallplan.

Teilnehmer verspäten sich

Überlegen Sie vorab, welche Tagesordnungspunkte der Agenda Sie vorziehen können, wenn wichtige Teilnehmer nicht pünktlich da sind. Bitten Sie dann alle Anwesenden zu warten und rufen Sie die noch fehlenden Personen an, um zu klären, wann diese eintreffen. Dazu müssen Sie deren Kontaktdaten parat haben.

Zeit reicht nicht

Wenn nicht alle Tagesordnungspunkte in der vorgegebenen Zeit behandelt wurden, sollten Sie die offen gebliebenen Fragen schriftlich festhalten und mit den Teilnehmern abstimmen, wie sie weiter vorgehen wollen. Vereinbaren Sie bei Bedarf einen Folgetermin und machen Sie dazu Terminvorschläge, die Sie sich im Vorfeld überlegt haben.

Reaktionen der Teilnehmer antizipieren

Bereiten Sie sich vorab auf einzelne Teilnehmer vor. Wer könnte was sagen? Wie werden Betroffene reagieren? Welche Konflikte können entstehen? Wenn Sie sich zu solchen Fragen im Vorfeld Gedanken machen, können Sie während des Meetings besser darauf reagieren.

Ablauf der Tagesordnungspunkte festlegen

Halten Sie sich an folgenden Ablauf bei der Bearbeitung einzelner Punkte der Tagesordnung: 1. Fragen, 2. Zuhören, 3. Klären, 4. Festhalten. Machen Sie sich dazu vorab Notizen, was aus Ihrer Sicht inhaltlich dazugehört oder von anderen eingebracht werden sollte.

Jour fixe vorbereiten

Wenn Sie einen regelmäßigen Besprechungstermin (Jour fixe) haben, dann klären Sie mit den Teilnehmern vorab, was sie dort jeweils kurz und knapp besprechen wollen. Achten Sie darauf, dass diese Vorgaben eingehalten werden. Nennen Sie diese Punkte für den Jour fixe kurz zu Beginn oder schreiben Sie diese auf Flipchart oder Whiteboard.

Hilfreich kann auch ein Meeting im Stehen sein, denn das fördert kurze Redebeiträge und die Teilnehmer fokussieren sich auf das wichtige Thema. Oft sind solche Stehbesprechungen am Morgen ein positiver Aktivator für den anstehenden Arbeitstag.

Wenn es keine wichtigen Themen gibt, sollte der Jour fixe dennoch stattfinden. Das zeigt, dass die Institution Jour fixe wichtig ist – und beim nächsten Mal sicherlich wieder Themen zu besprechen sind.

Dazu im Management-Handbuch

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