PersonalakteRegeln zum Inhalt und Datenschutz der elektronischen Personalakte

Eine elektronische Personalakte enthält wie die konventionelle Variante in Papierform personenbezogene Informationen über Mitarbeiter, die für die Personalverwaltung und Organisation wichtig sind. Sie darf nur bestimmte Inhalte haben und muss nach den strengen Regeln des Datenschutzes geführt und gesichert werden.

Was ist eine elektronische Personalakte?

In einer Personalakte fasst der Arbeitgeber alle Unterlagen zusammen, die in Zusammenhang mit einem bestimmten Arbeitsverhältnis für eine beschäftige Person (Arbeitnehmer) stehen. Darin befinden sich unter anderem Dokumente wie die Bewerbung des Mitarbeiters, dessen Zeugnisse, der Arbeitsvertrag sowie Angaben zur Kranken- und Rentenversicherung.

Die elektronische Personalakte, die von vielen Unternehmen verwendet wird, ist nichts anderes als eine Sammlung dieser Unterlagen durch ein EDV-System, das die konventionelle Papierakte ersetzt. Die elektronische Personalakte entsteht durch das Eingeben oder Einscannen der Personaldaten in einer entsprechenden Datenbank oder in einem speziellen IT-System für Personaldaten.

Personalakte

Als Personalakte werden alle Urkunden und Vorgänge bezeichnet, die persönliche und dienstliche Verhältnisse eines Arbeitnehmers betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Zweck von Personalakten ist es, möglichst lückenlos über die Person des Arbeitnehmers und seiner dienstlichen Laufbahn Aufschluss zu geben. Arbeitgeber haben weite Freiheiten zu entscheiden, was sie in die Personalakte aufnehmen, solange es mit dem Arbeitsverhältnis in Zusammenhang steht.

Was sind Inhalt einer Personalakte?

In eine Personalakte gehören regelmäßig:

  • Bewerbungsunterlagen
  • Unterlagen im Zusammenhang mit der Bewerbung, wie Angaben zur Person des Arbeitnehmers und zu seiner beruflichen Entwicklung, Personalfragebögen, ärztliche Beurteilungen, Einstellungsbeurteilungen, Ergebnisse von Eignungstests
  • Arbeitsvertrag inklusive späterer Änderungen
  • Unterlagen des Werkschutzes
  • Berichte über Arbeitsunfälle
  • Führungs- und Leistungsbeurteilungen
  • Unterlagen über unternehmensinterne Qualifizierung
  • Unterlagen zu externen Fortbildung und Weiterbildungen
  • Zeugnisse
  • Lohn- und Gehaltsänderungen
  • Krankheitsbescheinigungen
  • Urlaubsanträge und Urlaubsbewilligungen
  • Darlehen und Pfändungen
  • Schriftwechsel zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer beziehungsweise Dritten
  • Vermerk über Mitgliedschaft im Betriebsrat
  • Aufzeichnungen des Betriebsarztes, soweit dem Arbeitgeber ein Unterrichtungsanspruch zusteht
  • Schlussberichte in Disziplinarverfahren, mitbestimmungspflichtige Verwarnungen und Betriebsbußen
  • Abmahnungen
  • Kündigungsschreiben, Aufhebungsvertrag
  • Schlusszeugnis
  • Stellungnahmen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte
  • Gegendarstellungen des Arbeitnehmers

Die Inhalte einer Personalakte unterscheiden sich nicht danach, ob die Informationen konventionell auf Papier oder in einem IT-System gespeichert werden.

Was gehört nicht in die Personalakte?

Nicht in die Personalakte gehören:

  • Die dem Arbeitgeber nicht zugänglichen Unterlagen des Betriebsarztes
  • Dokumente, in denen der Arbeitnehmer nur erwähnt oder einer von vielen ist, wie etwa Personal- und Lohnlisten oder Schichtpläne
  • Notizen des Arbeitgebers beispielsweise über die Leistung des Arbeitnehmers
  • Liste von Krankentagen und Krankheitsgründen
  • Vermerk über Kandidatur für den Betriebsrat
  • Prozessakten des Prozessvertreters des Arbeitgebers in einem anhängigen Rechtsstreit mit dem Arbeitnehmer

Was ist bei der Personalakte in Bezug auf den Datenschutz zu beachten?

Wenn personenbezogene Daten gespeichert oder verarbeitet werden, müssen Arbeitgeber die Bestimmungen des Datenschutzes beachten. Das gilt für die konventionelle Papierakte genauso wie für die elektronische Personalakte. Wichtig ist:

  • Nur befugte Personen haben Zugriff auf die Personalakte; dieser Personenkreis sollte so klein wie möglich gehalten werden.
  • Die Daten sind ausreichend vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
  • Arbeitnehmer haben das Recht, die personenbezogenen Daten in ihrer Personalakte einzusehen und zu prüfen.

Weitere wichtige Aspekte in Bezug auf Personalakten und Datenschutz sind:

Verbot mit Erlaubnisvorbehalt

Die Datenverarbeitung im Rahmen einer elektronischen Personalakte unterliegt einem Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Das heißt: Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten ist in der Regel nur mit Einwilligung des betroffenen Mitarbeiters möglich. Deshalb muss der Arbeitgeber vor Erteilung der Einwilligung den Arbeitnehmer auf den vorgesehenen Zweck der Datenspeicherung sowie gegebenenfalls auf die Folgen der Verweigerung der Einwilligung hinweisen.

Schriftliche Einwilligung

Mitarbeiter müssen ihre Einwilligung zur Speicherung ihrer Daten in der Regel schriftlich erteilen. Das kann im Rahmen des Arbeitsvertrags erfolgen, muss dann aber im Text des Arbeitsvertrags besonders hervorgehoben werden. Empfehlenswert ist, dies grundsätzlich so zu praktizieren, damit nicht im Einzelfall die Einwilligung jedes Arbeitnehmers später eingeholt werden muss.

Inwiefern ist die Zustimmung des Betriebsrats zur elektronischen Personalakte notwendig?

Die Umstellung auf elektronische Personalakten bedarf grundsätzlich nicht der Zustimmung des Betriebsrats, obwohl es sich grundsätzlich empfiehlt, ihn einzubeziehen. Etwas Anderes gilt, wenn mit der elektronischen Personalakte allgemeine Beurteilungsgrundsätze eingeführt werden. Darunter fallen Regelungen, die eine Bewertung des Verhaltens oder der Leistung der Mitarbeiter objektivieren und nach einheitlichen Kriterien ausrichten sollen, wie zum Beispiel Führungsrichtlinien.

Außerdem muss der Betriebsrat mitbestimmen, wenn die Einführung der elektronischen Personalakte auch die Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen nach sich zieht, die zur Überwachung des Verhaltens oder der Leistung der Mitarbeiter bestimmt sind.

Dürfen Arbeitnehmer ihre Personalakte einsehen?

Laut den Vorschriften des Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) haben Arbeitnehmer das Recht zur Einsichtnahme in ihre Personalakte. Dieses umfasst auch die Möglichkeit, sich Notizen zu machen. Der Arbeitnehmer darf ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen und braucht seinen Wunsch zur Einsichtnahme nicht vom Nachweis eines besonderen Grundes abhängig zu machen. Nach den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung kann der Arbeitnehmer eine Kopie der Akte verlangen.

Arbeitgeber müssen unrichtige Arbeitnehmerdaten sperren

Personenbezogene Daten müssen korrigiert oder gesperrt werden, wenn sie nicht stimmen. Wichtig: Die Daten müssen schon dann gesperrt werden, wenn der Arbeitnehmer die Unrichtigkeit behauptet und der Arbeitgeber das Gegenteil nicht beweisen kann. Diese Regel gilt jedoch nicht für den Fall, dass der Arbeitnehmer die Korrektur subjektiver Einschätzungen des Arbeitgebers – zum Beispiel in Bezug auf die Bewertung der Leistung des Arbeitnehmers – verlangt.

Schließlich bestimmt das BetrVG, dass Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte auf sein Verlangen der Akte beigefügt werden müssen.

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