Personalcontrolling und PersonalkennzahlenWie funktioniert Personalcontrolling?

Das Personalcontrolling soll personalbezogene Fragen für die Unternehmensleitung, einzelnen Fachbereiche und externe Stakeholder beantworten. Dazu muss es ermitteln, welche Informationen diese brauchen und wie es diese so aufbereitet, dass die Fragen beantwortet werden.

Damit das Personalcontrolling die richtigen Daten und Informationen erhebt und zusammenstellt, muss es folgende Aspekte besonders beachten:

  • Wer sind die Adressaten und Stakeholder der Informationen und was genau brauchen sie?
  • Welche Prozesse und Aufgaben bestehen im übergeordneten Personalmanagement und welche Informationen werden dort entsprechend benötigt?

Wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich daraus ableiten, was das Personalcontrolling im Einzelnen leisten muss und wie es funktionieren sollte.

Stakeholder für das Personalcontrolling identifizieren

Es ist nicht sinnvoll, einfach irgendwelche Daten und Informationen über Personal und Belegschaft zu erheben und zusammenzustellen oder Kennzahlen daraus zu entwickeln. Das Personalcontrolling sollte nur erfassen, was im Unternehmen gebraucht wird. Das heißt, es muss Personen oder Funktionsträger geben, die einen konkreten Bedarf haben an personalbezogenen Informationen.

Im ersten Schritt muss deshalb ermittelt werden, wer welche Informationen und Kennzahlen braucht. Mögliche Zielgruppen oder Stakeholder für das Personalcontrolling sind:

  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Team
  • Teamleitungen
  • Abteilungsleitungen
  • Geschäftsführung oder Vorstand
  • Betriebsrat und Interessenvertreter
  • Externe Stakeholder

Informationen für Mitarbeiter

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten viele personenbezogene Informationen über ihre Gehaltsabrechnung, wie etwa Bruttogehalt, Steuern oder Abgaben zur Sozialversicherung. Aber auch Angaben zum Resturlaub, zum persönlichen Zeitkonto oder zur Anzahl der Überstunden im Team sind für sie wichtige Informationen.

Leistungskennzahlen für das Team

Ein Team will wissen, ob es in der Lage ist, die gewünschten Aufgaben zu erfüllen und wie gut es dies macht. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn variable Gehaltsbestandteile auf Teamebene vereinbart sind. Zudem können Kennzahlen wie Weiterbildungstage oder betriebliche Verbesserungsvorschläge wichtig sein.

Informationen zum Personalbedarf für Teamleiter und Abteilungsleiter

Teamleiter und Abteilungsleiter brauchen für die Personaleinsatzplanung Kennzahlen zum Personalbedarf und zum Personalangebot. Je nach Aufgabenbereich müssen diese Informationen manchmal tagesgenau sein. Die Führungskräfte müssen darüber hinaus Bescheid wissen über Abwesenheit, Fluktuation, Personalkosten und Qualifizierung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Strategische Personalinformationen für die Unternehmensleitung

Die Unternehmensleitung braucht im Allgemeinen aggregierte Zahlen, die bei der generellen Ausrichtung des Unternehmens wichtig sind. So spielen die gesamten Personalkosten oder demografische Kennzahlen eine wichtige Rolle. Außerdem sind qualitative, kaum messbare Faktoren von besonderer Bedeutung. Wie ist die Stimmung? Wie engagiert sind die Beschäftigten? Wer nicht täglich vor Ort ist, muss auf die Informationen des Personalcontrollings zur Mitarbeiterzufriedenheit zugreifen können.

Betriebsrat und Interessenvertreter

Der Betriebsrat soll die Rechte und Interessen der Arbeitnehmer im Unternehmen und gegenüber der Geschäftsleitung vertreten. Dazu braucht er ebenfalls Informationen und Kennzahlen aus dem Personalbereich. Diese sollen sichtbar machen, inwiefern arbeitnehmerbezogene Ziele und Interessen erfüllt werden. Zum Beispiel: Anzahl Überstunden, Weiterbildungstage, Anteil Zeitarbeitsverträge etc.

Weitere Interessenvertreter wie Betriebsarzt oder Verantwortliche für den Arbeitsschutz sind für ihre Aufgaben ebenfalls darauf angewiesen, dass sie mit entsprechenden Informationen versorgt werden. Zum Beispiel: Krankenquote, Krankheitstage nach Gründen, Arbeitsunfälle, Kosten durch Arbeitsunfälle etc.

Informationen zum Unternehmen als Arbeitgeber für externe Stakeholder

Insbesondere große Unternehmen stehen im Rampenlicht der Öffentlichkeit. Zeitungen berichten, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlassen werden oder wenn ein Betrieb besonders viele Ausbildungsplätze zur Verfügung stellt. So sind externe Interessengruppen (Stakeholder) ebenfalls an Personalkennzahlen interessiert.

Prozesse und Anwendungsbereiche für das Personalcontrolling

Das Personalcontrolling soll die einzelnen Stakeholder innerhalb und außerhalb des Unternehmens mit Informationen versorgen. Welche Informationen dabei relevant sein können, ergibt sich aus den Fragen und Interessen der Stakeholder – aber auch aus den typischen Prozessen und Aufgaben des Personalmanagements.

Diese lassen sich aus unterschiedlichen Modellen zum Personalmanagement ableiten. So hat zum Beispiel die Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V. (DGFP) ein Referenzmodell entwickelt, in dem die wichtigsten Aufgaben und Prozesse des Personalmanagements aufgeführt sind. Insgesamt lassen sich folgende Kernprozesse, Aufgabenbereiche und Gestaltungsfelder für das Personalmanagement unterscheiden:

  • Personalstruktur und Personalbedarf
  • Personalmarketing, Personalbeschaffung und Personalauswahl
  • Personalbetreuung und Mitarbeiterbindung
  • Leistungsmanagement und Vergütung
  • Personal- und Managemententwicklung
  • Personalfreisetzung
  • Führungs- und Selbstkompetenz
  • Personalkosten

In diesen Bereichen fallen viele unterschiedliche Aufgaben an. Damit diejenigen, die diese Aufgaben erfüllen sollen, wissen, was genau sie tun können und wie sie dabei vorgehen, brauchen sie Informationen. Diese muss das Personalcontrolling liefern. Es muss mit Informationen versorgen.

Beispiele: Fragestellungen für das Personalcontrolling

Folgende Beispiele für die genannten Aufgabenbereiche und Handlungsfelder sollen zeigen, wie das Personalcontrolling funktioniert. Dazu werden Fragen formuliert, die dann vom Personalcontrolling beantwortet werden.

Wie hoch ist der Personalbedarf?

Der Personalbedarf leitet sich ab aus der Unternehmens- und Geschäftsfeldplanung. Dort wird ermittelt, welche Umsätze und Absätze in den kommenden Monaten erzielt werden können, welche Ressourcen notwendig sind, um die entsprechenden Produkte herzustellen und wie viel Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter es dafür braucht. Der Abgleich mit dem Personalbestand ergibt den Personalbedarf.

Das Personalcontrolling erhebt die entsprechenden Daten in den Unternehmensbereichen und berechnet den Personalbedarf. Dabei berücksichtigt es Krankenquote, Teilzeitkräfte, altersbedingte Abgänge und Fluktuation. Mit diesen Informationen kann die Personalbeschaffung erkennen, wann sie in welchem Umfang aktiv werden muss. Sie wird freie Stellen ausschreiben und den Prozess der Personaleinstellung starten.

Wie gewinnen wir am besten neue Mitarbeiter?

Das Personalcontrolling prüft, welche Maßnahmen zum Personalmarketing und zur Personalbeschaffung durchgeführt werden und wie erfolgreich diese sind. Diese Informationen stellt es zur Verfügung, sodass einzelnen Maßnahmen verbessert oder verstärkt werden können.

Warum haben wir eine so hohe Fluktuation?

Vielleicht wird durch die Analysen des Personalcontrollings sichtbar, dass die Fluktuation in der Belegschaft hoch ist. Diese Erkenntnis ergibt sich aus einem Vergleich mit anderen Unternehmen, den das Personalcontrolling durchgeführt hat. Es kann zudem unter ausscheidenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Befragung durchführen und die Gründe für die Fluktuation ermitteln. Diese können für Maßnahmen im Rahmen der Personalbetreuung und Mitarbeiterbindung genutzt werden.

Welche Unterschiede gibt es bei den Gehältern – und welche Folgen hat das?

Möglicherweise wird deutlich, dass die Beschäftigten das Unternehmen deshalb verlassen, weil das Entgelt vergleichsweise gering ist. Das Personalcontrolling kann wiederum Daten erheben, die zeigen, welche Gehaltsstruktur im Unternehmen existiert und wo es große Unterschiede gibt. Außerdem kann es einen Vergleich mit anderen Unternehmen durchführen. Wenn es Änderungen beim Gehalt geben soll, berechnet das Personalcontrolling, welche Effekte dies auf die Personalkosten haben wird.

Was bieten wir im Bereich Weiterbildung an – und welche Effekte hat das?

Maßnahmen zur Personalentwicklung können ebenfalls zur Mitarbeiterbindung beitragen. Das Personalcontrolling zeigt auf, wie viele und welche Maßnahmen zur Personalentwicklung durchgeführt werden; zum Beispiel Seminare, Möglichkeiten zur Fortbildung oder zur Übernahme von neuen Aufgabenbereichen. Zudem erhebt es den dafür notwendigen Aufwand und zeigt, welchen Nutzen Personalentwicklung haben kann.

Welche Formen der Beschäftigung gibt es im Unternehmen und welche Kosten sind damit verbunden?

Schließlich will die Unternehmensleitung insgesamt wissen, was die Personalstruktur des Unternehmens auszeichnet und welche Kosten mit dem Einsatz unterschiedlicher Beschäftigtengruppen (Vollzeitkräfte, Zeitverträge, Leiharbeit etc.) verbunden sind.

Methoden im Personalcontrolling

Um die entsprechenden Informationen zur Verfügung stellen zu können, setzt das Personalcontrolling meistens folgende Methoden ein:

Daten erheben

Viele Daten, die im Personalmanagement und Personalcontrolling benötigt werden, liegen im Unternehmen an den unterschiedlichsten Stellen als „Rohdaten“ bereits vor. Diese Quellen müssen identifiziert werden, und der Zugriff auf diese Daten muss eingerichtet werden. Sind keine entsprechenden Daten verfügbar, muss das Personalcontrolling ein Messverfahren festlegen und dafür sorgen, dass die Daten gemessen werden – so lange, wie sie gebraucht werden.

Befragungen durchführen

Einige Daten und Informationen lassen sich nicht durch Messungen ermitteln, sondern nur durch Befragungen; etwa bei Bewertungen oder Meinungen. Dazu muss festgelegt werden, welche Informationen gebraucht werden und wer die relevante Zielgruppe für die Befragung ist. Dann wird ein Fragebogen erstellt und die Methode der Befragung festgelegt; zum Beispiel online im Intranet oder per Interview.

Studien recherchieren

Manche Daten und Informationen lassen sich erst dann sinnvoll interpretieren und nutzen, wenn es einen Vergleichsmaßstab gibt. Der findet sich oft in Studien (Branchenvergleich) oder durch ein Benchmarking mit einem anderen Unternehmen.

Kennzahlen berechnen

Aus den Daten und Befragungsergebnissen werden im Personalcontrolling spezielle Kennzahlen berechnet, die wichtige Sachverhalte sichtbar machen (zum Beispiel die Kosten für die Personalentwicklung oder der Anteil der über 60-Jährigen im Unternehmen). Oft wird dazu ein Kennzahlenvergleich angestellt – etwa im Zeitverlauf oder durch den Vergleich mit anderen Unternehmen. Wichtig ist, dass die Berechnungsmethode (Formel) für die Kennzahl genau so festgelegt ist, dass die Kennzahl zuverlässig Auskunft gibt über den relevanten Sachverhalt.

Reports erstellen

Schließlich werden die Kennzahlen, ergänzende Informationen, Bewertungen und Vergleiche in Reports und Berichten für die Stakeholder aufbereitet und dargestellt. Oft in Form von Diagrammen oder Schaubildern mit Erläuterungen. Teilweise muss das Personalcontrolling diese Reports auch in Präsentationen vorstellen. Diese Informationen erhalten die eingangs identifizierten Anwender und Stakeholder des Personalcontrollings.

Praxis

Ermitteln Sie, welche Zielgruppen, Stakeholder und Anwender es in Ihrem Unternehmen für die Leistungen des Personalcontrollings geben kann. Sprechen Sie dazu mit:

  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
  • Führungskräften
  • Unternehmensleitung
  • Marketing und PR (im Hinblick auf externe Stakeholder)
  • Personalmanagement mit Personalverwaltung und Personalentwicklung

Fragen Sie die entsprechenden Personen konkret:

  • Welche Informationen brauchen Sie, um personalbezogene Entscheidungen treffen und Planungen durchführen zu können?
  • Welche Informationen erhalten Sie bereits regelmäßig und ihn zweckmäßiger Form?
  • Welche Informationen brauchen Sie außerdem?

Tipp: Manchmal brauchen diese Personen selbst einige Zeit, um sich darüber klar zu werden, welche Informationen sie wirklich brauchen. Sie sollen dazu typische Fragestellungen notieren, die ihnen im Arbeitsalltag begegnen. Sammeln Sie die so formulierten Fragen von Zeit zu Zeit ein und prüfen Sie, was Sie aus Sicht des Personalcontrollings als Antwort sagen können.

Halten Sie in der folgenden Vorlage fest, was Sie mit den einzelnen Zielgruppen und Stakeholdern besprochen haben.

Prüfen Sie dann, wie Sie im Personalcontrolling die Informationen beschaffen können, die Sie für die Antworten auf die genannten Fragen benötigen. Erstellen Sie dazu einen Datenerfassungsplan.

Tipp: Nutzen Sie für das Zusammenstellen und Aufbereiten der Informationen die weiterführenden Erläuterungen aus dem Handbuch-Kapitel Personalplanung mit Excel.

Im Personalcontrolling spielen Kennzahlen eine entscheidende Rolle. Welche Personalkennzahlen in Unternehmen häufig ermittelt und genutzt werden und wie diese berechnet werden, lesen Sie im folgenden Abschnitt des Handbuch-Kapitels.