PersonalauswahlBewerbungsgespräche mit Kandidaten virtuell durchführen

Wenn Mitarbeiter im Homeoffice sind, müssen manche Bewerbungsgespräche in die virtuelle Welt verlagert werden. Wie Sie als Vertreter der Fach- oder Personalabteilung für Ihr Unternehmen ein virtuelles Bewerbungsgespräch vorbereiten und durchführen.

Die Welt arbeitet digital, viele Mitarbeiter der Unternehmen sind im Homeoffice. Das gilt auch für Personalabteilungen und Personalberatungen. Bewerbungsverfahren müssen an diese Rahmenbedingungen angepasst werden. Vom ersten Kennenlernen bis zur Bewerberauswahl begegnet man sich über Teams, Zoom und Co. Eine besondere Herausforderung ist, das persönliche Bewerbungsgespräch in die virtuelle Welt zu verlagern. Worauf muss man als Vertreter des Unternehmens, das eine Stelle zu vergeben hat, achten?

Der virtuelle Auftritt vor dem Bildschirm

Die eigene Wirkung auf dem Bildschirm ist selbst nur schwer zu beurteilen. Für ein gelungenes Bewerbungsgespräch per Video bedarf es einer klaren Struktur. Außerdem sollte man Dritte prüfen lassen, wie man im virtuellen Gespräch beim Gesprächspartner ankommt. Und es gibt Regeln, die man immer beachten sollte.

Für eine professionelle Erscheinung sorgen

  • Achten Sie auf Ihre Umgebung. Sollten Sie das Gespräch von zu Hause aus führen, dann vermeiden Sie einen zu persönlichen Einblick in Ihre Wohnung. Nutzen Sie zum Beispiel einen Weichzeichner für den Hintergrund.
  • Bei der Wahl der Kleidung sollten Muster vermieden werden, da diese auf dem Bildschirm oft flimmern. Am besten wählt man das Outfit so, als wäre das Bewerbungsgespräch doch persönlich vor Ort im Unternehmen.
  • Schauen Sie im Gespräch nicht Ihr Gegenüber auf dem Bildschirm an, sondern direkt in die Kamera. So hält man Blickkontakt.
  • Wählen Sie die Entfernung zur Kamera so, dass die Hände stets mit im Bild sind und auch ein Block, auf dem man sich Notizen macht. So werden Gesten an die anderen Teilnehmer transportiert und ein gesenkter Blick wirkt nicht desinteressiert, sondern zeigt, dass Sie sich gerade Notizen machen.
  • Immer lächeln! Wir neigen automatisch dazu, vor der Kamera weniger Gesichtsausdrücke zu zeigen. Quittieren Sie Zustimmung gerne mit einem Nicken oder Lächeln.

Technik vorab testen

  • Prüfen Sie: Muss man etwas downloaden? Funktionieren Kamera und Ton? Kann der Gegenüber Sie gut verstehen? Sollten Sie lieber ein Headset einsetzen? Reicht die WLAN-Verbindung aus?
  • Achten Sie auf die Beleuchtung Ihres Gesichts. Stehlampen und Tischlampen geben ein gutes Licht.
  • Nutzen Sie keinen Bürostuhl, der wegrollen kann oder eine flexible Lehne hat. Dies führt automatisch zu einer lässigen Körperhaltung, die im Bewerbungsgespräch unangebracht ist.

Vorbereitung ist alles, vor allem im Notfall. Auch bei der besten Vorbereitung können Komplikationen auftreten. Legen Sie sich vorher die Kontaktdaten Ihres Ansprechpartners zurecht, achten Sie auf einen geladenen Akku Ihres Telefons und Notebooks, sodass Sie im Notfall problemlos zu einem Telefoninterview wechseln können.

Was virtuell besprochen wird

Inhaltlich unterscheiden sich Online-Interviews zur Mitarbeitergewinnung nicht allzu sehr von Face-to-face-Gesprächen. Allerdings nimmt der persönliche Teil beim virtuellen Gespräch mehr Zeit in Anspruch. Deshalb ist beim Online-Gespräch eine klare und detailliert abgestimmte Struktur des Gesprächsverlaufs zwischen den Interviewpartnern wichtig, da die nonverbale Kommunikation wegfällt. Klären Sie dazu vorab mit Ihren Kollegen:

  • Wer wird alles teilnehmen?
  • Wer stellt sich wie vor?
  • Wer übernimmt Fragen zum Lebenslauf?
  • Wer beleuchtet, welche Anforderungen an die Persönlichkeit gestellt werden?

Planen Sie Zeit für Fragen des Bewerbers ein. Entscheidungen werden immer auf beiden Seiten gefällt. Sprich, auch in dem gestrafften Rahmen einer einstündigen Videokonferenz sollten Unternehmen nicht vergessen, sich selbst zu präsentieren. Organigramme und Unternehmenspräsentationen können Sie über geteilte Bildschirme zeigen. Mit einfachen Videos können Sie einen ersten Eindruck vom Büro oder der Kantine und von den neuen Kollegen vermitteln. So wird ein erster Wohlfühlfaktor beim Bewerber erzeugt.

Persönlichkeit und Kompetenzen des Bewerbers erkennen und bewerten

Am Ende entscheidet meist die persönliche Ebene über eine zukünftige Zusammenarbeit zwischen Ihnen und dem Bewerber. Es muss Ihnen bewusst sein, dass dieser persönliche Zugang digital nicht so leicht zu erreichen ist. Deshalb ist es ratsam, Fragen zur Persönlichkeit des Kandidaten einen größeren Part im Gespräch einzuräumen.

Optional ist der Einsatz berufsbezogener Persönlichkeitstests, als Ergänzung zum Interview, zu erwägen. Vorausgesetzt natürlich, dass die Ergebnisse anschließend von Fachleuten ausgewertet werden. Sie können zudem Szenarien in das Gespräch integrieren, um die Herangehensweise des Bewerbers an komplexe Fragestellungen oder um die Präsentationsfähigkeiten zu beobachten. Natürlich sind dem Ganzen deutliche Grenzen gesetzt. Bleiben Restzweifel, kann es aufschlussreich sein, Referenzen von früheren Arbeitgebern einzuholen.

Tipp: Wie Bewerberinnen und Bewerber virtuelle Bewerbungsgespräche führen

Die genannten Aspekte und Regeln gelten sinngemäß auch für Bewerberinnen und Bewerber und ihren Auftritt beim Bewerbungsgespräch vor der Kamera. Die professionelle persönliche Erscheinung, funktionierende Technik und eine gute Vorbereitung auf die Gesprächsthemen sind ein Muss.

Nach dem virtuellen Bewerbungsgespräch in Kontakt bleiben

Ist das Gespräch beendet, ist es wichtig, den Kontakt aufrechtzuerhalten. Der fehlende persönliche Kontakt erfordert noch stärker die kontinuierliche Kommunikation und Transparenz über den gesamten Einstellungsprozess hinweg. Halten Sie die Kandidaten stets über die nächsten Schritte auf dem Laufenden. Seien Sie ansprechbar – über eine Mobilnummer oder Ihren Xing- oder LinkedIn-Kontakt. Mit einem kurzen Personaler-Steckbrief machen Sie sich als rekrutierende Person greifbarer für potenzielle Kandidaten.

Bewerbungsverfahren schneller und effizienter gestalten

Ohne das Planen langer und kostenintensiver Anreisen kann man Einstellungsprozesse deutlich schneller und effizienter gestalten. So ist es empfehlenswert, sich neue Ziele und KPI (Key Perfomance Indicator) hinsichtlich Antwortzeiten und Terminen zu setzen, um sich als modernes und zukunftsorientiertes Unternehmen zu präsentieren.

Fazit

Präsentieren Sie sich in der virtuellen Welt als moderner Arbeitgeber, der die (neuen) Rahmenbedingungen und Herausforderungen des virtuellen Bewerbungsverfahrens beherrscht. Das eigene Aushängeschild ist wichtig wie eh und je: Der „War for Talents“ ist nicht vorbei, er hat sich lediglich verändert. Zudem bietet das Online-Bewerbungsverfahren einige Vorteile für Ihr Unternehmen.

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