RechtPflichtangaben auf Geschäftsbriefen – je nach Rechtsform

Im Handelsgesetzbuch (HGB), Aktiengesetz (AktG), GmbH-Gesetz (GmbHG) und Genossenschaftsgesetz (GenG) ist geregelt, welche Angaben ein Geschäftsbrief bei jedem Schriftwechsel enthalten muss.

Diese Angaben sollen dem Empfänger Auskunft über den Absender geben. Er soll sich ein Bild über die wirtschaftlichen Verhältnisse des Absenders machen können (zum Beispiel Einsichtnahme im Handelsregister oder Mitteilung im Bundesanzeiger). 

Welche Informationen in Geschäftsbriefen enthalten sein müssen, hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab.

Einzelunternehmen (Einzelkaufmann)

• Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
• Bezeichnung („eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, insbesondere „e.K.“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“)
• Sitz des Unternehmens oder der Handelsniederlassung (Ort)
• Registergericht und Handelsregister-Nummer

Offene Handelsgesellschaft (OHG)

• Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
• Rechtsform
• Sitz der Gesellschaft (Ort)
• Registergericht und Handelsregister-Nummer

Diese Angaben genügen, wenn eine natürliche Person Gesellschafter ist. Handelt es sich bei den Gesellschaftern um Unternehmen, müssen diese genannt werden, und die gleichen Angaben machen wie eine GmbH oder eine AG. Ausnahme: Gesellschafter der OHG ist wiederum eine OHG oder eine KG, bei der ein persönlich haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist. Der Empfänger muss mit dem Geschäftsbrief also immer mindestens eine natürliche Person verbinden können.

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaft haftungsbeschränkt (UG)

• Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
• Rechtsform
• Sitz der Gesellschaft (Ort)
• Registergericht und Handelsregister-Nummer
• alle Geschäftsführer mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
• sofern ein Aufsichtsrat mit einem Vorsitzenden existiert, der Vorsitzende mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

Aktiengesellschaft (AG)

• Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
• Rechtsform
• Sitz der Gesellschaft (Ort)
• Registergericht und Handelsregister-Nummer
• alle Vorstandsmitglieder mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
• der Vorsitzende des Vorstands ist als solcher zu bezeichnen
• der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

Genossenschaft

• Name der Genossenschaft mit dem im Genossenschaftsregister eingetragenen Wortlaut
• Rechtsform
• Sitz der Genossenschaft (Ort)
• Registergericht und Genossenschaftsregister-Nummer
• alle Vorstandsmitglieder mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
• sofern der Aufsichtsrat einen Vorsitzenden hat, dieser mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

Kleingewerbetreibende ohne Eintragung im Handelsregister

Für Selbstständige und Einzelunternehmer ohne Eintragung ins Handelsregister sowie für Gesellschaften des bürgerlichen Rechts (GbR) gibt es derzeit keine Vorschrift zu erforderlichen Angaben in Geschäftsbriefen. Zu empfehlen sind aber folgende Angaben:

• Vor- und Zuname
• Ladungsfähige Anschrift: Land, Ort, Postleitzahl, Straße und Hausnummer

Hintergrund sind die Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV) und weitere gesetzliche Regelungen. Wird das Gewerbe unter einer eigenen Geschäftsbezeichnung geführt (zum Beispiel „Rasende Radler“), kann diese ergänzend aufgeführt werden.

Als Geschäftsbrief gilt in der Regel jede Kommunikationsform zwischen Geschäftspartnern, die ein Geschäft betreffen. Dazu zählen Brief, E-Mail, Fax und Postkarte. Der Geschäftsbrief richtet sich an einen oder mehrere bestimmte Empfänger. Beispiele für Geschäftsbriefe sind: Angebote, Rechnungen, Bestellscheine.

Nicht als Geschäftsbrief gilt in der Regel der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen sowie Nachrichten, die sich an einen unbestimmten Personenkreis richten, wie etwa Werbeschriften, Postwurfsendungen oder Zeitungsanzeigen.

Nachfolgende Angaben sind in Geschäftsbriefen zwar nicht vorgeschrieben, aber dennoch empfehlenswert:

• Anschrift: Land, Ort, Postleitzahl, Straße, Hausnummer
• Telefon- und Telefaxnummern
• E-Mail-Adresse
• Adresse der Firmen-Website

Es gibt keine Vorschriften, wo die Pflichtangaben auf einem Geschäftsbrief erscheinen müssen. Handelt es sich um einen Brief aus Papier, gibt die DIN 5008 Regeln vor. In dem meisten Fällen werden die Pflichtangaben in die Fußzeile des Briefpapiers gedruckt.

In einer E-Mail werden alle Informationen in der Regel in der Signatur am Ende der E-Mail angegeben. Jede E-Mail, die das Unternehmen verlässt, muss diese vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dies gilt nicht nur für die E-Mails, die ein Mitarbeiter schreibt, sondern auch für automatisch erzeugte E-Mails; zum Beispiel Antwort-E-Mails bei Abwesenheit.

Die Selbstständige Zweigstelle ist zwar keine eigenständige juristische Person – hat also keine eigenständige Rechtsform – ist aber wirtschaftlich selbstständig. Sie hat einen Leiter mit Handlungsvollmacht oder Prokura, schließt Verträge und wickelt Buchführung und Lohnbuchhaltung eigenständig ab. Eine solche Zweigniederlassung muss beim Registergericht eingetragen werden. Die Pflichtangaben in Geschäftsbriefen sind dann:

• Firmenname der Hauptstelle, ergänzt um den Namen der Zweigstelle; Beispiel: „Müller GmbH, Zweigniederlassung Karlsruhe“ oder „Servicebüro Karlsruhe der Müller GmbH“
• Registergericht und Handelsregister-Nummer der Zweigniederlassung

Diese Angaben müssen um diejenigen ergänzt werden, die für die Rechtsform der Hauptniederlassung gelten.

Bei nicht selbstständigen Zweigstellen werden Verträge, Buchhaltung und sonstigen Geschäfte ausschließlich über die Hauptniederlassung abgewickelt. Geschäftsbriefe, die von einer unselbstständigen Zweigniederlassung versendet werden, müssen alle Angaben der Hauptniederlassung enthalten. Die Bezeichnung der Zweigstelle kann beim Firmennamen optional ergänzt werden; Beispiel: „Müller GmbH, Filiale Oststadt“.

Verfügt ein ausländisches Unternehmen über eine Niederlassung in Deutschland, muss diese auf ihren Geschäftsbriefen folgende Angaben machen:

• Firmenname der Zweigniederlassung in Deutschland
• Registergericht, bei dem die Zweigniederlassung in Deutschland eingetragen ist
• Register-Nummer
• Vollständige Bezeichnung der ausländischen Firma und ihre Rechtsform
• Register der ausländischen Gesellschaft
• Nach deutschem Recht für die jeweilige Rechtsform vorgeschriebenen Angaben auf Geschäftsbriefen

Juristische Personen außerhalb der Europäischen Gemeinschaft (EG) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) müssen auf den Geschäftsbriefen Folgendes angeben:

• Firmenname
• Ort und Staat des satzungsmäßigen Sitzes der Gesellschaft
• Gesetzliche Vertreter (Familienname mit mindestens einem Vornamen)

Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Stammkapital (GmbH), das Grundkapital (AG) sowie der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden, wenn nicht alle Einlagen eingezahlt sind.

Wird ein Geschäftsbrief von einer Niederlassung im Ausland versendet, müssen das Registergericht und die Register-Nummer angegeben werden, unter der die Niederlassung im Ausland geführt wird. Außerdem können Vorschriften des jeweiligen Landes gelten, die weitere Angaben erforderlich machen.

Auch der Hinweis, dass sich die Gesellschaft in Liquidation befindet, muss angegeben werden. Notwendig ist dabei die Nennung der Liquidatoren mit Vor- und Zuname. Bei der Firmenbezeichnung muss folgender Zusatz auftauchen: „i.L.“ (in Liquidation).