Texte schreibenWie Sie ein Referenzschreiben ausstellen

Hierzu gibt es keine rechtlichen Vorgaben. Theoretisch kann jede und jeder eine schriftliche Referenz ausstellen, wenn sie die Person, für die sie eine Referenz schreiben, kennen.

Mit dem Referenzschreiben sollte deutlich werden, aus welchen Gründen und vor dem Hintergrund welcher Beziehung die Leistung und das Verhalten der bewerteten Person tatsächlich beurteilt werden kann. Die Referenz sollte nach bestem Wissen und Gewissen erstellt werden. Denn wer eine Referenz ausstellt, bürgt gewissermaßen für die Inhalte mit seinem Namen.

Wenn die Erstellerin oder der Ersteller hierarchisch über der Person steht, für die das Schreiben ausgestellt wird, hat das Dokument in der Regel einen höheren Wert.

Üblicherweise stellen deshalb (ehemalige) Vorgesetzte, Ausbildende, Dozentinnen und Dozenten und Lehrende das Schreiben aus. Wenn Freiberufler eine schriftliche Referenz benötigen, sollte diese am besten von Kundinnen und Kunden verfasst werden.

Als Referenzgeber oder Referenzgeberin bezeichnet man denjenigen, der das Dokument ausstellt und dessen Name am Anfang und am Ende des Dokuments angegeben wird. Der Ersteller sollte mit der Tätigkeit, den Qualifikationen und der Persönlichkeit der Person vertraut sein, welche die Referenz erhält.

Sie als Arbeitgeber sind rechtlich nicht dazu verpflichtet, ein Referenzschreiben zu erstellen. Arbeitnehmer haben lediglich das Recht auf ein Arbeitszeugnis, nicht aber auf eine ausdrückliche Empfehlung oder auf schriftliche Referenzen.

Das Empfehlungsschreiben und das Referenzschreiben sind sich grundsätzlich ähnlich, weshalb die Begriffe häufig synonym verwendet werden.

Doch es gibt einen großen Unterschied: Das Referenzschreiben richtet sich nicht explizit an einen bestimmten Empfänger, sondern kann mehrfach für verschiedene Empfänger verwendet werden. Das Empfehlungsschreiben richtet sich explizit an einen Empfänger.

Der Text sollte auf eine DIN-A4-Seite passen. Enthalten ist in der Regel:

Einleitung:

• kurze Vorstellung der Verfasserin oder des Verfassers
• knappe Beschreibung der Beziehung zwischen Bewerberin oder Bewerber und Verfasser

erste Hälfte des Hauptteils:

• Qualifikationen
• beruflicher Werdegang
• Tätigkeitsfeld
• Erfolge und gewonnene Erfahrungen
• gegebenenfalls Führungsqualitäten

zweite Hälfte des Hauptteils:

• persönliche Einschätzung zur Person und deren Fähigkeiten
• Teamfähigkeit
• allgemeine Softskills
• Lernbereitschaft, Arbeitseinsatz und Motivation

Schluss:

• Grußformel
• Unterschrift
• Kontaktangaben für eventuelle Rückfragen und Erlaubnis zur Kontaktaufnahme durch Empfänger des Referenzschreibens

Halten Sie sich an die folgenden Tipps, um ein gutes, vollständiges und angemessenes Referenzschreiben auszustellen:

Beispiele nennen

Um bei der Leserin oder dem Leser nicht den Eindruck zu wecken, es handele sich bei den Ausführungen um Floskeln, nennen Sie anschauliche Beispiele aus dem Arbeitsalltag mit der betroffenen Person. Halten Sie sich dabei kurz, aber formulieren Sie so konkret wie möglich.

Beispiel:

… ich hatte das Vergnügen, Herrn Meier als Projektmanager in meinem Team bei der Musterfirma GmbH zu haben. Besonders beeindruckend war sein Einsatz im Projekt „Innovative Lösungen 2020“.

Unter seiner Leitung wurde dieses kritische Vorhaben nicht nur zwei Monate vor dem geplanten Endtermin abgeschlossen, sondern auch signifikant unter Budget. Er führte einen iterativen Prototypen-Testprozess ein, der sowohl die Entwicklungszeit verkürzte als auch die Produktqualität steigerte. …

Vergleiche ziehen

Vergleichen Sie die Leistung und Eignung der betreffenden Person mit denen anderer. Nennen Sie dabei natürlich keine Namen oder Details, anhand derer man die Identität feststellen könnte.

Beispiel:

… während meiner Zeit als Leiterin der Entwicklungsabteilung bei der Musterfirma GmbH hatte ich die Gelegenheit, viele talentierte Mitarbeitende zu betreuen. Unter diesen hat sich Herr Meier durch seine außergewöhnlichen Fähigkeiten und Leistungen besonders hervorgetan.

Im Vergleich zu anderen Projektmanagern in unserer Abteilung zeichnet sich Herr Meier nicht nur durch seine analytische Kompetenz aus, sondern auch durch eine überdurchschnittliche Problemlösungsfähigkeit. Herrn Meiers Fähigkeit, proaktiv Lösungen zu entwickeln und effektiv umzusetzen, hebt ihn deutlich von seinen Kolleginnen und Kollegen ab.

Persönliche Eigenschaften nennen

Konzentrieren Sie sich bei der Erstellung nicht nur auf die fachlichen Fähigkeiten und Qualifikationen, sondern beschreiben Sie auch Soft Skills, wie Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Eigenmotivation.

Beispiel:

Neben seinen herausragenden fachlichen Qualifikationen zeichnet sich Herr Meier durch eine Reihe von persönlichen Eigenschaften aus, die ihn besonders wertvoll für jedes Team machen. Er ist bekannt für seine außergewöhnliche Teamfähigkeit und Führungsqualitäten.

Während des Projekts „Global Expansion“, das er für unsere Firma leitete, bewies Herr Meier hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und Empathie, indem er erfolgreich ein Team von 20 Mitarbeitenden aus verschiedenen Kulturen koordinierte.

Seine Fähigkeit, Konflikte konstruktiv zu lösen und die Teammoral auch unter Druck hochzuhalten, hat maßgeblich zum Erfolg unserer Projekte beigetragen. Diese sozialen Kompetenzen, kombiniert mit ihrer Zuverlässigkeit und dem Engagement für Qualität, machen Herrn Meier zu einem unverzichtbaren Mitglied jeder Organisation.