ControllingSoll-Ist-Vergleich erstellen (mit Excel)

Soll-Ist-Vergleiche eignen sich für die Darstellung von Projektfortschritten und ermöglichen Führungskräften, frühzeitig auf Abweichungen zu reagieren. Den Soll-Ist-Vergleich kann man mithilfe von Excel-Tabellen mit oder ohne Diagramm sowie mithilfe von automatisierten Lösungen erstellen.

Der Soll-Ist-Vergleich ist besonders bei knappen oder kostenintensiven Ressourcen wichtig: Was darf verbraucht werden? Was wurde bereits verbraucht? Im Projektmanagement zeigt der Soll-Ist-Vergleich, inwiefern die Projektziele erreicht werden. Das betrifft insbesondere:

• die erbrachte Leistung
• die Zeitdauer
• die Einhaltung des Budgets

Zuerst wird definiert, welche Projekte betrachtet werden oder welche Kennzahlen analysiert werden. Es kann sich beispielsweise um die Projektkosten innerhalb eines Zeitraums oder die Anzahl der fertiggestellten Projektergebnisse bis zu Zeitpunkt x handeln.

Danach definiert man die Sollwerte, die eingehalten oder nach einem gewissen Zeitraum erreicht werden müssen. Die Sollwerte ergeben sich aus den Zielvorgaben oder Planwerten. Sie legen fest, wie viel von der Ressource verbraucht werden darf, wie hoch die Projektkosten maximal sein dürfen oder wie viele Projektergebnisse fertiggestellt sein müssen.

Ziele werden nach der SMART-Regel festgelegt. Konkret heißt das, die Ziele und die Sollvorgaben im Projekt:

• werden detailliert und spezifisch beschrieben,
• sind messbar,
• sind erreichbar,
• gehen mit den langfristigen Unternehmenszielen konform und
• sind innerhalb eines festgelegten Zeitraums zu erreichen.

Um Ziele und Sollvorgaben messbar zu machen, braucht es Kennzahlen, die sichtbar machen, ob und wie gut die Ziele und Sollvorgaben erreicht werden.

Wenn die Ziele und Sollvorgaben festgelegt und die Kennzahlen definiert sind, mit denen die Zielerreichung gemessen werden, dann lässt sich damit der Sollwert festlegen. Das ist der Wert der Kennzahl, bei dem klar ist: Das vorgegebene Ziel ist erreicht!

Mit diesem Sollwert lassen sich die gemessenen Werte der Kennzahl, die Istwerte vergleichen. Dieser Vergleich zeigt, wie weit man (noch) vom Ziel entfernt ist.

Mit den Soll-Ist-Vergleichen werden beispielsweise Kostenziele betrachtet. Dazu kalkulieren Sie die notwendigen Kosten für ein Projekt. Diese leiten sich aus einem Stundensatz und den Arbeitsstunden ab, die notwendig sind, um das gewünschte Projektergebnis zu erreichen. Die Summe dieser Kosten entspricht den Sollwerten für die Projektkosten.

Wenn das Projekt beendet ist, wird ermittelt, wie hoch die Kosten tatsächlich sind. Dazu wird gemessen, welche Arbeitsstunden insgesamt nun angefallen sind. Diese werden mit dem Stundensatz multipliziert. Daraus ergeben sich die Istwerte für die Kosten.

Dann wird berechnet: Sollwert – Istwert = Abweichung

Diese Berechnung ist der Soll-Ist-Vergleich. Ist die Abweichung

1. gleich 0: die Istkosten entsprechen den Sollkosten; es wurde so gearbeitet, wie geplant oder gewünscht
2. größer 0: die Istkosten sind geringer als die Sollkosten; der Aufwand war geringer als gedacht, es sind weniger Kosten angefallen
3. kleiner 0: die Istkosten sind größer als die Sollkosten; der Aufwand war größer als die Vorgabe, es sind Mehrkosten angefallen

Dieses Ergebnis wird dann bewertet im Sinne der Zielvorgabe. Damit das Projekt wirtschaftlich ist, dürfen die Istkosten nicht größer sein als die Sollkosten. Im Fall 3 wurde das Ziel also verfehlt.

Diese Berechnung der Abweichung lässt sich für alle anderen Soll- und Istwerte in der gleichen Form durchführen. Immer wird die Differenz berechnet und dargestellt. Je nach Ziel und Sollvorgabe wird das Ergebnis der Berechnung entsprechend bewertet.

Kosten oder Kundenbeschwerden sollen möglichst gering sein: Die Istwerte sollen kleiner als die Sollwerte sein.

Die Auslastung oder die Zahl neuer Kundenaufträge soll möglichst groß sein: Die Istwerte sollen über den Sollwerten liegen.

Manchmal sollen die Sollwerte genau erreicht werden. Beispiel: Ziel ist, dass keine Arbeitsunfälle passieren. Der Sollwert ist Null. Jeder Istwert, der davon abweicht, ist schlecht.

Nach dem Soll-Ist-Vergleich und der Bewertung stellt sich die Frage: Müssen wir etwas tun? Der Soll-Ist-Vergleich ist demnach ein Instrument für die Steuerung von Aktivitäten, Prozessen oder Projekten.

Meist wird der Soll-Ist-Vergleich mit Excel-Tabellen durchgeführt. Je nachdem, welche Ziele und Kennzahlen betrachtet werden, ergibt sich ein anderer Aufbau für die Excel-Tabellen. Ergänzend dazu wird das Ergebnis des Soll-Ist-Vergleichs in geeigneten Diagrammen visualisiert, sodass Abweichungen schnell sichtbar werden.

Für einen Soll-Ist-Vergleich mit Excel sind mehrere Fälle zu unterscheiden.

Statischer Soll-Ist-Vergleich mit Excel

Für den statischen oder einmaligen Soll-Ist-Vergleich erfassen Sie in einer Excel-Tabelle in einer Zelle den Sollwert, in einer anderen den Istwert. Dann berechnen Sie die Abweichung. Also zum Beispiel:

A1: Name der Kennzahl

A2: Sollwert

A3: Istwert

A4: Abweichung

B2: Zahl (und Einheit) für Sollwert

B3: Zahl (und Einheit) für Istwert

B4: =B2-B3 (entspricht der Abweichung)

Das Ergebnis können Sie wie in der folgenden Abbildung visualisieren.

Dynamischer Soll-Ist-Vergleich mit Excel

Oft werden Sollwerte und Istwerte über einen längeren Zeitraum miteinander verglichen, um eine Entwicklung der Kennzahl und der Soll-Ist-Abweichungen zu zeigen. Dazu erfassen Sie entsprechend viele Sollwerte und Istwerte in Ihrer Excel-Tabelle und visualisieren das Ergebnis wie in folgender Abbildung.

Hinweis: Das Diagramm ist eine Kombination eines gestapelten Säulendiagramms und eines Liniendiagramms. In Excel finden Sie diese Diagrammvariante im Menü Einfügen, dem Dialogfeld Diagramme, Register Alle Diagramme, Auswahl Kombi. Als Diagrammtyp wählen Sie für den Sollwert Linie und für den Istwert Gestapelte Säulen.

Kumulierter Soll-Ist-Vergleich

Wenn Sie für einen längeren Zeitraum Sollwerte und Istwerte vergleichen und für die Abweichung einen Trend sichtbar machen wollen, können die Werte auch kumuliert und dann in der Form der folgenden Abbildung visualisiert werden. Die rote Linie zeigt die kumulierten Sollwerte, die blaue Linie die Istwerte. Liegt die blaue Linie über der roten, sind die Projektkosten höher als sie sein sollten.

Unterschiedliche Farbwahlen oder Schriftgestaltungen zur Unterscheidung der Werte helfen bei der Fehlervermeidung und machen die Ergebnisse anschaulicher.

Die Abbildungen sind mit der folgenden Excel-Vorlage erstellt.

Einige große Unternehmen bevorzugen die automatisierte Erstellung des Soll-Ist-Vergleichs. Mit entsprechender Software spart man Zeit. Die Berechnung mittels einer Software gilt als weniger fehleranfällig und übersichtlich.

Aufgrund der automatischen Synchronisierung kann man die Projektfortschritte jederzeit und überall live messen. Die regelmäßige manuelle Ergänzung von Soll-Ist-Vergleichen entfällt. Daher können Unternehmen auch während der Projektdurchführung proaktiv agieren – und nicht erst am Projektende.

Nachteilig sind die Kosten und der Aufwand für die Einarbeitung oder spezielle Schulungen. Wer dieselbe Software über einen langen Zeitraum nutzt, muss mit einem gewissen Mehraufwand beim Wechsel zu einer neuen Software-Lösung rechnen.