KommunikationWie Unternehmen Sprachbarrieren überwinden

Sind einige Mitarbeitende aufgrund ihrer Herkunft sprachlich weniger versiert als andere, treten häufiger Missverständnisse auf. Die Folgen einer gestörten Kommunikation sind weitreichend:

• Die Teamdynamik leidet, die Stimmung verschlechtert sich, und die Motivation nimmt ab.
• Teams arbeiten weniger produktiv, weil häufiger und längere Meetings eingeplant werden müssen.
• Der Abschluss von Projekten verzögert sich, da Unstimmigkeiten, Probleme oder Fehler erst spät bemerkt und dringend notwendige interne Rücksprachen vermieden werden. Das kann Kunden verärgern.
• Wissen, Erfahrungswerte und wichtige Informationen werden unzureichend geteilt, denn Mitarbeitende befürchten, dass ihre Botschaft aufgrund sprachlicher Hürden nicht angemessen verstanden wird.
• Die Teamarbeit nimmt ab. Statt Probleme im Team zu besprechen, nach gemeinsamen Lösungen zu suchen und mit anderen Fachpersonen Rücksprache zu halten, agieren Mitarbeitende auf eigene Faust. Dies kann dazu führen, dass wichtige Aspekte übersehen und einseitig bewertet werden. Einzelne Personen fühlen sich ausgeschlossen.

Wie lassen sich solche Folgen und negativen Wirkungen mangelnder Sprachkompetenzen vermeiden?

Eine Unternehmenssprache ist die festgelegte oder bevorzugte Sprache, die ein Unternehmen für die mündliche und schriftliche Kommunikation verwendet, zum Beispiel beim Schreiben interner Dokumente und in Meetings. Die einheitliche Unternehmenssprache (meist Englisch) hilft dabei, die Zusammenarbeit zu verbessern.

In multinationalen Unternehmen ist die Wahl der Sprache oft eine strategische Entscheidung, um die Vielfalt der Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Nicht alle Mitarbeitenden müssen diese Sprache perfekt beherrschen, sollten jedoch grundlegende Kenntnisse haben, die sie problemlos anwenden können.

Häufig führt schon das häufige Sprechen und der regelmäßige Gebrauch der Unternehmenssprache dazu, dass Hemmungen bei Einzelnen abgebaut werden und sich die Sprachkompetenzen verbessern.

Beispiel: Einheitliche Unternehmenssprache einführen

Ein Produktionsunternehmen mit Standorten in Deutschland, Italien und Polen führt Englisch als Unternehmenssprache ein. Dies bedeutet, dass offizielle Dokumente in Englisch formuliert werden und bei Besprechungen, Vorstellungsgesprächen und Seminaren bevorzugt Englisch gesprochen wird. Das Unternehmen legt fest:

• Alle offiziellen E-Mails und Dokumente werden in Englisch verfasst.
• Während Besprechungen sprechen die Teilnehmenden Englisch, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder gleichermaßen aktiv mitwirken und Gesagtes verstehen können. Auch das Protokoll wird in Englisch verfasst.
• Interne Schulungen und Weiterbildungen werden in Englisch abgehalten, um den Wissensaustausch innerhalb des Unternehmens zu erleichtern.

Mitarbeitende dürfen beim informellen Austausch weiterhin in ihrer Muttersprache oder einer anderen bevorzugten Sprache kommunizieren.

Ob Bewerberinnen und Bewerber die Unternehmenssprache auf einem hohen Niveau sprechen und verstehen, muss ein wichtiger Faktor bei der Personalauswahl sein. Klären Sie bereits in der Stellenausschreibung, welche Sprachkenntnisse für die Position erforderlich sind. Zeigen Sie auf, welch wichtigen Stellenwert die Unternehmenssprache in Ihrem Unternehmen hat.

Formulieren Sie zum Beispiel einen Abschnitt „Besondere Anforderungen: Sprachkenntnisse“

Die Position erfordert exzellente Sprachkenntnisse in Englisch als Unternehmenssprache. Erfolgreiche Bewerberinnen und Bewerber sollten in der Lage sein, komplexe technische Konzepte klar und präzise zu kommunizieren sowie in rein englischsprachigen Teams zu arbeiten. Einen Nachweis Ihrer sprachlichen Qualifikation wünschen wir uns.

Implementieren Sie Sprachtestes in den Auswahlprozess, indem Sie etwa Interviews in der Unternehmenssprache führen und praktische Übungen ausführen lassen, welche die sprachliche Interaktion mit zukünftigen Kolleginnen und Kollegen beinhalten. So finden Sie auch heraus, ob Bewerber branchenspezifisches oder fachspezifisches Vokabular kennen und anwenden können.

Ermöglichen Sie Mitarbeitenden, Sprachkurse zu belegen, um ihre Kenntnisse in Schlüsselsprachen zu verbessern. Etablieren Sie Sprachpartnerschaften innerhalb des Unternehmens, bei denen Mitarbeitende mit verschiedenen Muttersprachen sich austauschen und voneinander lernen können. Je besser die Sprachkompetenz des Einzelnen ist, desto seltener kommt es zu Missverständnissen durch sprachliche Barrieren.

Weitere Möglichkeiten zur Verbesserung der Sprachkenntnisse sind:

• Mentoring: Erfahrene Mitarbeitende unterstützen neue Kollegen durch den informellen Austausch, auch im Hinblick auf sprachliches Wissen.
• Interaktive Lernplattformen: Online-Lernplattformen können Videos, Audiomaterialien und interaktive Übungen enthalten.
• Training on the Job: Die Unternehmenssprache wird in den täglichen Arbeitsablauf integriert. Ermutigen Sie Mitarbeitende, während Besprechungen oder bei Teamaktivitäten die neue Sprache zu verwenden, um ihre Kommunikationsfähigkeiten zu stärken.

Um Mitarbeitende nachhaltig zur Verbesserung ihrer Sprachkenntnisse zu motivieren, setzen Sie Anreize. Dies kann in Form von mündlicher Anerkennung, mittels monetärer Belohnungssysteme oder durch berufliche Entwicklungsangebote erfolgen. Zum Beispiel wird die Eignung zur Projektleitung mit vorhandenen Sprachkompetenzen verknüpft.

Speziell während der Einführung einer Unternehmenssprache und nach Neueinstellungen sollten Sie Ihre Beschäftigten bei der internen Kommunikation unterstützen.

Lassen Sie zum Beispiel die wichtigsten internen Dokumente übersetzen und ergänzen Sie Texte mit Bildern und Grafiken. Das erleichtert die Verständlichkeit für Menschen, die der Unternehmenssprache (noch) nicht mächtig sind und unterstützt beim Sprachenlernen.

Eine weitere Möglichkeit: Die wichtigsten Diskussionspunkte und Beschlüsse innerhalb eines Meetings werden in der Unternehmenssprache dokumentiert. Das erstellte Protokoll kann danach automatisiert in andere Sprachen übersetzt werden. Stellen Sie dafür geeignete Tools oder Plug-ins für vorhandene Software bereit.

Auf diese Weise gehen Sie sicher, dass Teilnehmende alle wichtigen Inhalte verstehen und auf dem gleichen Wissens- und Informationsstand sind, trotz anfänglicher sprachlicher Defizite.