Ressourcen und Dienste planenArbeitszeit erfassen

Die Kapazitäts- und Ressourcenplanung sowie die Belegungsplanung und Dienstplanung müssen oft auf die anwesenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausgerichtet sein. Dazu müssen deren Anwesenheitszeiten erfasst werden. Mit den Vorlagen in diesem Abschnitt können diese einfach dokumentiert und für die Planung genutzt werden.

Bedeutung der Arbeitszeiterfassung

Wenn Sie den Einsatz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter planen wollen, müssen Sie beachten, dass deren Verfügbarkeit beschränkt ist. Sie haben eine maximale Arbeitszeit pro Tag, pro Woche oder pro Monat, wie sie im Arbeitsvertrag geregelt ist. Mehr Kapazität können Sie von dieser „Ressource Mensch“ nicht verplanen. Neben der Regelarbeitszeit können dabei gegebenenfalls Überstunden oder Mehrarbeit mit geplant werden.

Arbeitszeit

Die Arbeitszeit ist die Zeit, in der ein Mitarbeiter des Unternehmens bereit ist, die ihm übertragenen Aufgaben und Tätigkeiten zu übernehmen, die er dem Unternehmen laut Arbeitsvertrag schuldet. Die Arbeitszeit ist durch Beginn und Ende definiert. Bei der Festlegung von Arbeitszeiten und bei ihrer Ermittlung sind eine Vielzahl von Regelungen zu beachten, die in Gesetzen, Tarifverträgen oder Arbeitsverträgen formuliert sind. In Deutschland, Österreich, der Schweiz und anderen Ländern gibt es dazu spezielle Arbeitszeitgesetze.

Unter anderem ist festgelegt, wie lange die maximale Arbeitszeit pro Tag dauern darf, in welchem Umfang Überstunden oder Mehrarbeit geleistet werden kann oder muss, welche Ruhezeiten eingehalten werden müssen und welche Pausenregelungen es gibt, welche Regelungen am Wochenende gelten und ob Gleitzeit möglich ist.

Mit der Einführung des Mindestlohns in Deutschland sind Arbeitgeber aus definierten Branchen verpflichtet, die Arbeitszeiten jedes einzelnen Mitarbeiters zu dokumentieren.

Die Arbeitszeit, die eine Person im Unternehmen leistet, kann automatisch erfasst werden oder durch Selbstaufschrieb dokumentiert werden. Die automatische Erfassung erfolgt über ein Zeiterfassungssystem und eine persönliche Identifikation – meistens eine Karte oder ähnliches.

Beim Selbstaufschrieb halten die Mitarbeiter in einer Liste fest, wann sie mit der Arbeit begonnen haben, wann und wie lange sie eine Pause gemacht haben und wann sie ihre Arbeit beendet haben.

Arbeitszeiterfassung als Planungsgrundlage

Die automatisch oder mit Selbstaufschrieb erfassten Arbeitszeiten werden für das Controlling und die Kostenrechnung sowie für die Personaleinsatzplanung ausgewertet. Je nachdem, was im Unternehmen vereinbart ist, erfolgt dies personenbezogen oder anonym. Bei der anonymen Auswertung kann der Vorgesetzte nicht erkennen, welche Arbeitszeiten welcher Person zuzuordnen sind. Er kann die Zeiten nur für die Kostenplanung und Auslastungsplanung seines Teams nutzen.

Folgende Informationen können aus der Arbeitszeiterfassung durch die Mitarbeiterin und den Mitarbeiter selbst, durch Vorgesetzte und durch das Unternehmen ermittelt und für die Kapazitäts-, Ressourcen-, Zeit-, Kosten- und Budgetplanung genutzt werden:

  • Summe der geleisteten Arbeitsstunden für einzelne Personen oder für das Team für: Kostenplanung und Budgetplanung, Auslastung der Person und des Teams, Bedarf an zusätzlichen Mitarbeitern
  • Überstunden für einzelne Personen für: Möglichkeiten, Überstunden wieder abzubauen, Auszahlung von Überstunden und Mehrarbeit, entsprechende Verplanung und Dienstzuweisung durch Vorgesetzte
  • Urlaubsplanung für: Absprachen zur Urlaubsplanung und zur Planung der freien Tage im Team und gegebenenfalls Abstimmung mit den Vorgesetzten
  • Ausfalltage für: Erkennen von Engpässen durch Krankheit oder andere Ausfallzeiten, in denen die Person nicht zur Verfügung steht. Vorgesetzte können erkennen, ob ein Mehrbedarf an Personal besteht – zum Beispiel aufgrund einer hohen Krankenquote.
Praxis

Für die einfache Arbeitszeiterfassung können Sie die folgenden Excel-Vorlagen nutzen. In den entsprechenden Listen erfassen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihren jeweiligen Arbeitsbeginn, den Zeitpunkt des Pausenbeginns und des Pausenendes sowie das Ende der Arbeitszeit. Außerdem können Feiertage, Urlaubstage und Krankheitstage erfasst werden.

Mit der Tabelle wird die tägliche Arbeitszeit in Stunden ermittelt und der Sollarbeitszeit für diesen Tag gegenübergestellt. So ergeben sich gegebenenfalls Überstunden oder Minderstunden und die Mehrarbeit. Um die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten, zum Beispiel die Pausenregelung nach sechs Stunden Arbeit, werden entsprechende Abweichungen automatisch sichtbar (Farbwechsel).

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