Arbeitszeit erfassen, verwalten, auswertenArbeitszeiten für Projekte, Kundenaufträge und andere Aufgaben erfassen und auswerten

Was ein Projekt oder ein Kundenauftrag wirklich kostet, ergibt sich aufgrund der investierten Arbeitszeit der Mitarbeiter, die entsprechende Aufgaben erledigen. Die Arbeitszeiterfassung muss eine Zuordnung zur Projektarbeit oder zu einem Kundenauftrag ermöglichen. Dazu können Sie die Arbeitszeiten mit dem hier vorgestellten Excel-Tool auswerten.

Arbeitszeit für einzelne Tätigkeiten erfassen

Für das Projektcontrolling, die Vor- und Nachkalkulation von Aufträgen oder die Preisberechnung von Produkten und Dienstleistungen genügt es nicht, einfach nur die Arbeitszeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erfassen und auszuwerten. Die jeweiligen Zeiten müssen Projektaufgaben, Kundenaufträgen oder anderen Tätigkeiten zugeordnet werden. Das setzt voraus, dass die Beschäftigten genau erfassen, von wann bis wann sie an einer bestimmten Tätigkeit gearbeitet haben.

Die Art der Tätigkeit muss dabei genau festgelegt sein. Dazu werden für die Erfassung der Arbeitszeit Tätigkeitsklassen definiert und die Projekte und Kundenaufträge bezeichnet, für die Arbeitszeiten erfasst werden. Deshalb schreiben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf:

  • Tag (Datum)
  • Uhrzeit Beginn der Tätigkeit (Stunde:Minute)
  • Uhrzeit Ende der Tätigkeit (Stunde:Minute)
  • Bezeichnung der Tätigkeitsklasse oder Projektnummer oder Kundenauftragsnummer

Pausen, Schulungen, Krankheit und andere spezielle Arbeitszeiten werden wie eine Tätigkeitsklasse behandelt und entsprechende Zeiten von den Beschäftigten erfasst.

Oft sind die Beschäftigten an einem Tag mit unterschiedlichen Aufgaben und Tätigkeiten befasst. Dann müssen sie für den entsprechenden Tag mehrere Aufschriebe vornehmen und die Zeiten gesondert erfassen, wenn sie mit einer Tätigkeit beginnen und wenn sie damit enden. Es entstehen mehrere Datensätze pro Tag und pro Mitarbeiter für die Zeiterfassung. Abbildung 5 zeigt, wie die Zeiterfassung eines Mitarbeiters erfolgen kann; hier mithilfe der Excel-Vorlage aus dem Praxisteil (siehe unten).

Abbildung 5: Tätigkeitsbezogene Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiten für Projekte, Kundenaufträge und andere Tätigkeiten auswerten

Wenn alle Beschäftigten ihre Arbeitszeit tätigkeitsbezogen erfassen, können diese Zeiten auch für einzelne Tätigkeiten wie Projektarbeit oder Arbeit an einem einzelnen Kundenauftrag ausgewertet werden. Mit dem Excel-Tool aus dem Praxisteil (siehe unten) werden die Arbeitszeitdaten automatisch eingelesen und dann Berichte oder Reports erstellt. Die folgenden beiden Abbildungen 6 und 7 zeigen, welche Auswertungen dazu möglich sind.

Abbildung 6: Auswertung der Arbeitszeit für einzelne Tätigkeiten (Ausschnitt)
Abbildung 7: Auswertung der täglichen Arbeitszeit für einzelne Tätigkeiten mit Filtern für eine Auswahl

Diese Auswertungen der Arbeitszeiten sind insbesondere dann notwendig, wenn Kundenaufträge „nach Aufwand“ abgerechnet und in Rechnung gestellt werden. Der Kunde will meist wissen, wann wie viele Stunden für ihn gearbeitet wurde, damit er diesen Aufwand mit der erbrachten Leistung vergleichen kann.

Praxis

Sie können mit den folgenden Excel-Vorlagen die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tätigkeitsbezogen, zum Beispiel für einzelne Projekte oder Kundenaufträge, erfassen, zusammenführen und dann unter unterschiedlichen Gesichtspunkten auswerten.

Beschäftigte erfassen monatlich ihre Arbeitszeiten und geben die Erfassungsdatei ab

Grundlage ist, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeitszeit pro Monat selbstständig erfassen. Geben Sie die folgende Vorlage an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit der Anweisung weiter, an jedem Tag die Arbeitszeiten (Beginn und Ende) einzutragen.

Wichtig dabei ist, dass alle unterschiedlichen Tätigkeiten an einem Arbeitstag getrennt erfasst werden. Für jede Tätigkeit muss festgehalten werden, welcher Auftrag, welches Projekt oder welche andere Tätigkeit durchgeführt wurde. Urlaub und Krankheit wird in der Vorlage ebenfalls erfasst. Hier wird die Arbeitszeit eines für den Beschäftigten normalen Arbeitstags eingetragen (Ist-Stunden gleich Soll-Stunden für diesen Tag).

In der Vorlage werden die Tätigkeiten, die bei der Zeiterfassung ausgewählt werden können, in einer Tabelle hinterlegt. Diese können Sie beliebig ändern und erweitern; die Beschäftigten sollten aber nur aus den Tätigkeiten wählen können, die Sie hinterlegt haben. Dies ist durch Auswahllisten in der Vorlage eingerichtet.

Durch das Feld Zeitart kann in der Vorlage auch hinterlegt werden, welcher Berufsgruppe die Person zugehört. Das können beispielsweise Projektingenieure, Auszubildende oder Vertriebsmitarbeiter sein. Damit sind später Auswertungen nach Berufsgruppe oder nach unterschiedlichen Personalstundensätzen möglich.

Sammeln Sie alle ausgefüllten Vorlagen mit den jeweiligen Arbeitszeiten und speichern Sie diese in einem Verzeichnis ab. Da jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin in jedem Monat eine entsprechende Excel-Datei liefert, speichern Sie diese am besten unter folgenden Namen ab für das entsprechende Jahr (JJJJ) und den Monat (MM):

Personalnummer_JJJJMM.xlsx, Beispiel: 0001_202006.xlsx

Sie können dafür ein Dateiverzeichnis anlegen, zum Beispiel mit dem Namen:

Arbeitszeit-2020 (das wird später für den Import aller Dateien benötigt).

Hinweis: Beachten Sie, dass Sie eine andere Bezeichnung für das Dateiverzeichnis wählen sollten, wenn Sie gleichzeitig mit dem Excel-Tool aus dem vorigen Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels arbeiten.

Daten aus Erfassungsdateien einlesen

Wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeitszeiterfassung (für den Vormonat) abgegeben haben, liegen diese gesammelt im dafür eingerichteten Verzeichnis vor. Mit dem folgenden Excel-Tool können diese Daten dann automatisch eingelesen und im Anschluss ausgewertet werden.

Für das Einlesen wählen Sie im Tabellenblatt MENÜ die Funktion DATEN AKTUALISIEREN. Alle Daten aus den Erfassungsdateien werden dann im Tabellenblatt DATEN zusammengeführt. Diese sollten Sie dort nicht verändern.

Hinweis: Damit die Daten korrekt und aus dem richtigen Importpfad eingelesen werden, müssen Sie die Tabelle mit den Daten mit diesem Pfad verbinden. Dies ist nur einmalig erforderlich. Die Erläuterungen dazu finden Sie in der folgenden Vorlage.

Daten zur Arbeitszeit auswerten und Berichte (Reports) erstellen

Wenn alle Dateien mit den Arbeitszeiten importiert sind und in der Tabelle DATEN vorliegen, können diese ausgewertet werden. Im Excel-Tool sind dazu mehrere Auswertungen und Berichte oder Reports erstellt, die auf der Pivot-Funktion von Excel basieren. Das bedeutet, dass Sie diese Reports einfach anpassen oder ergänzen können.

Die Abbildungen 6 und 7 zeigen zwei Beispiele für entsprechende Berichte.

Hinweis: Excel-Vorlagen anpassen

Die Vorlagen für die Arbeitszeiterfassung durch einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Reports und Auswertungen können an Ihre Anforderungen leicht angepasst werden. Wenn Sie dafür Unterstützung benötigen, melden Sie sich bei business-wissen.de: service@business-wissen.de.

Weitere Varianten zur Erfassung der Arbeitszeit für Projekte oder Kundenaufträge

Im Projektmanagement ist die Zeiterfassung nicht nur für das Projektcontrolling wichtig, sondern auch für die Projektsteuerung. Dazu muss genauer erfasst werden, welche Aufgaben und Tätigkeiten eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter im Projekt ausführt und wie viel Zeit er oder sie dafür aufwendet. Der Zeitaufwand wird einzelnen Teilaufgaben, Arbeitsschritten oder Arbeitspaketen im Projekt zugeordnet und dann für die Projektsteuerung und das Projektcontrolling ausgewertet.

Nutzen Sie für eine detaillierte Zeitverfolgung im Projekt die folgenden Vorlagen.

Tipp: Zeiterfassung für die Projektsteuerung und das Projektcontrolling

Weiterführende Erläuterungen und Vorlagen zur Zeiterfassung im Rahmen des Projektcontrollings und der Projektsteuerung finden Sie in den Handbuch-Kapiteln zur Ressourcenplanung und zum Projektmanagement mit Excel.

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