Arbeitszeit erfassen, verwalten, auswertenArbeitszeiten für Projekte, Kundenaufträge und andere Aufgaben erfassen und auswerten

Was ein Projekt oder ein Kundenauftrag wirklich kostet, ergibt sich aufgrund der investierten Arbeitszeit der Mitarbeiter, die entsprechende Aufgaben erledigen. Die Arbeitszeiterfassung muss eine Zuordnung zur Projektarbeit oder zu einem Kundenauftrag ermöglichen. Dazu können Sie die Arbeitszeiten mit dem hier vorgestellten Excel-Tool auswerten.

Arbeitszeit für einzelne Tätigkeiten erfassen

Für das Projektcontrolling, die Vor- und Nachkalkulation von Aufträgen oder die Preisberechnung von Produkten und Dienstleistungen genügt es nicht, einfach nur die Arbeitszeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erfassen und auszuwerten. Die jeweiligen Zeiten müssen Projektaufgaben, Kundenaufträgen oder anderen Tätigkeiten zugeordnet werden. Das setzt voraus, dass die Beschäftigten genau erfassen, von wann bis wann sie an einer bestimmten Tätigkeit gearbeitet haben.

Die Art der Tätigkeit muss dabei genau festgelegt sein. Dazu werden für die Erfassung der Arbeitszeit Tätigkeitsklassen definiert und die Projekte und Kundenaufträge bezeichnet, für die Arbeitszeiten erfasst werden. Deshalb schreiben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf:

  • Tag (Datum)
  • Uhrzeit Beginn der Tätigkeit (HH:MM entspricht Stunde:Minute)
  • Uhrzeit Ende der Tätigkeit (HH:MM)
  • Bezeichnung der Tätigkeitsklasse oder Projektnummer oder Kundenauftragsnummer

Pausen, Schulungen, Krankheit und andere spezielle Arbeitszeiten werden wie eine Tätigkeitsklasse behandelt und entsprechende Zeiten von den Beschäftigten erfasst.

Oft sind die Beschäftigten an einem Tag mit unterschiedlichen Aufgaben und Tätigkeiten befasst. Dann müssen sie für den entsprechenden Tag mehrere Aufschriebe vornehmen und die Zeiten gesondert erfassen, wenn sie mit einer Tätigkeit beginnen und wenn sie damit enden. Es entstehen mehrere Datensätze pro Tag und pro Mitarbeiter für die Zeiterfassung. Abbildung 6 zeigt, wie die Zeiterfassung eines Mitarbeiters erfolgen kann; hier mithilfe der Excel-Vorlage aus dem Praxisteil (siehe unten).

Abbildung 6: Tätigkeitsbezogene Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiten für Projekte, Kundenaufträge und andere Tätigkeiten auswerten

Wenn alle Beschäftigten ihre Arbeitszeit tätigkeitsbezogen erfassen, können diese Zeiten auch für einzelne Tätigkeiten wie Projektarbeit oder Arbeit an einem einzelnen Kundenauftrag ausgewertet werden. Mit dem Excel-Tool aus dem Praxisteil (siehe unten) werden die Arbeitszeitdaten automatisch eingelesen und dann Berichte oder Reports erstellt. Die folgenden beiden Abbildungen 7 und 8 zeigen, welche Auswertungen dazu möglich sind.

Abbildung 7: Auswertung der Arbeitszeit für einzelne Tätigkeiten (Ausschnitt)
Abbildung 8: Auswertung der täglichen Arbeitszeit für einzelne Tätigkeiten mit Filtern für eine Auswahl

Diese Auswertungen der Arbeitszeiten sind insbesondere dann notwendig, wenn Kundenaufträge „nach Aufwand“ abgerechnet und in Rechnung gestellt werden. Der Kunde will meist wissen, wann wie viele Stunden für ihn gearbeitet wurde, damit er diesen Aufwand mit der erbrachten Leistung vergleichen kann.

Praxis

Sie können mit den folgenden Excel-Vorlagen die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tätigkeitsbezogen, zum Beispiel für einzelne Projekte oder Kundenaufträge, erfassen, zusammenführen und dann unter unterschiedlichen Gesichtspunkten auswerten. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Zeitraum für die Auswertung festlegen

Legen Sie zunächst fest, welchen Zeitraum Sie bei der Auswertung der Arbeitszeit betrachten wollen. Oft erfolgt die Auswertung pro Monat. Möglich ist aber auch: pro Kalenderwoche, pro Quartal, pro Jahr.

Sie sollten den Zeitraum festlegen, damit Sie wissen, welche Zeitaufschriebe Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Sie sammeln und dann auswerten. Alle Arbeitszeiten, die außerhalb dieses Zeitraums liegen, werden nicht ausgewertet.

2. Tätigkeiten festlegen

Legen Sie fest, welche Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen getrennt voneinander erfasst werden sollen. Das sind die Tätigkeiten, die Sie dann auswerten wollen. Möglich ist:

  • Projekte, jeweils mit ihren eindeutigen Projektnummern
  • Kundenaufträge, mit ihren jeweiligen Kundenauftragsnummern
  • interne Verwaltungstätigkeiten
  • Schulungen, Trainings
  • Teambesprechungen

Weitere, gesonderte Zeiten, die Sie auswerten sollten, sind Urlaub und Krankheit.

Sie legen fest, welche Tätigkeiten es gibt. Die Mitarbeitenden können dann bei ihrem Zeitaufschrieb nur aus diesen Tätigkeiten auswählen. Geben Sie Ihre Tätigkeiten vor in der Tabelle SONSTIGES in der Vorlage:

3. Zeitarten festlegen

Sie können bei der Auswertung der Arbeitszeiten auch berücksichtigen, dass es unterschiedliche Zeitarten geben kann. Diese können beispielsweise an die Person, ihre Rolle, ihren Aufgabenbereich etc. geknüpft sein. Damit verknüpfen können Sie später bei der Analyse unterschiedliche Kostensätze. Eine Projektmanagerin hat einen anderen Stundensatz als ein Auszubildender.

Legen Sie in der Tabelle SONSTIGES in der Vorlage fest, welche Zeitarten es geben kann. Alle Mitarbeiter müssen dann für sich selbst und den festgelegten Zeitraum (zum Beispiel Monat) diese Zeitart wählen.

4. Mitarbeitende bestimmen, die ihre Arbeitszeit erfassen sollen

Erstellen Sie eine Liste aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeit für Ihre Auswertung selbstständig erfassen und aufschreiben sollen. Halten Sie für alle Personen die folgenden Stammdaten fest:

  • Personalnummer
  • Name
  • Vorname
  • Abteilung
  • Zeitart

5. Vorlage zur Arbeitszeiterfassung vorbereiten und verteilen

Alle Mitarbeitenden, deren Arbeitszeit Sie auswerten wollen, erhalten dann diese Vorlage:

Sie können die Vorlage bereits individuell vorgeben, indem Sie die Stammdaten in die jeweilige Vorlage eintragen und die Auswahllisten in der Tabelle SONSTIGES hinterlegen (und diese dann ausblenden).

In diesem Fall können Sie die jeweiligen Dateien auch individuell benennen. Sinnvoll ist beispielsweise:

Personalnummer_JJJJMM.xlsx, Beispiel: 0001_202007.xlsx

Versenden Sie die entsprechenden Vorlagen (Dateien) per E-Mail an Ihre Mitarbeitenden. Sie können dabei auch erläutern, wie die Arbeitszeiten erfasst werden sollen.

6. Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten

Im Laufe des von Ihnen festgelegten Zeitraums (Schritt 1) erfassen dann alle Mitarbeitenden regelmäßig und korrekt ihre Arbeitszeiten. Sie füllen dazu Tabelle aus, die Sie in Abbildung 6 sehen.

  • In der Spalte DATUM tragen Sie den Tag im Format TT.MM.JJJJ ein, für den sie die Tätigkeit und Arbeitszeit erfassen. Wochentag und Kalenderwoche (KW) werden automatisch berechnet.
  • In der Spalte TÄTIGKEIT … wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Tätigkeit (Projekt, Auftrag) aus, für die sie gearbeitet haben.
  • In der Spalte BEMERKUNGEN können Sie Besonderheiten beschreiben.
  • In der Spalte BEGINN tragen sie die Uhrzeit ein, zu der sie mit dieser Tätigkeit begonnen haben im Format HH:MM.
  • In der Spalte ENDE tragen sie entsprechend die Uhrzeit ein, zu der sie die Tätigkeit beendet haben. Die Dauer wird automatisch berechnet.

Wichtig: Für jede unterscheidbare Tätigkeit gibt es einen eigenen Eintrag am jeweiligen Tag. Deshalb können für den gleichen Tag mehrere Zeilen ausgefüllt werden.

Sind alle Arbeitszeiten für den festgelegten Zeitraum (zum Beispiel Juli 2020), dann senden die Mitarbeitenden diese Datei an Sie für die Auswertung per E-Mail zurück.

7. Arbeitszeitdaten sammeln und ablegen

Für diesen Schritt sollten Sie überlegen, wie Sie die Dateien mit den Arbeitszeiten, die Sie von den Mitarbeitenden erhalten, richtig ablegen. Zu beachten ist dabei, dass die Excel-Vorlage für die Auswertung der Arbeitszeiten die Daten dafür aus einem festgelegten Verzeichnis importiert. Dieses Verzeichnis müssen Sie anlegen und eindeutig bezeichnen (hier Schreibweise für Microsoft-Windows Datei-Manager/ Explorer). Zum Beispiel:

…\Arbeitszeit\Import-Arbeitszeit-Projekte

In dieses Verzeichnis legen Sie alle Dateien, in denen die Arbeitszeiten erfasst sind für den Zeitraum, den Sie auswerten wollen – also zum Beispiel den Monat Juli 2020.

Legen Sie alle früheren Dateien für andere Zeiträume in gesonderten Verzeichnissen ab. Sie können diese trennen oder alle in einem gemeinsamen Archiv aufheben. Sie richten dafür die Verzeichnisse ein:

…\Arbeitszeit\Archiv-Arbeitszeit-Projekte oder

…\Arbeitszeit\202007-Arbeitszeit-Projekte

Prüfen Sie vor der Auswertung, ob Sie alle Dateien entsprechend korrekt abgelegt haben; insbesondere, welche Dateien im Verzeichnis …\Arbeitszeit\Import-Arbeitszeit-Projekte liegen.

Hinweis: Wenn Sie die Arbeitszeiten für mehrere Zeiträume (zum Beispiel Monate) auswerten wollen, dann speichern Sie alle entsprechenden Dateien im Verzeichnis …\Arbeitszeit\Import-Arbeitszeit-Projekte ab; also beispielsweise nicht nur die Dateien für den Monat Juli 2020, sondern alle Dateien für das Jahr 2020.

8. Vorlage für die Auswertung der Arbeitszeiten vorbereiten

Die Auswertung der Arbeitszeiten erfolgt mit dieser Excel-Vorlage:

Bevor Sie die Daten mit den Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden in diese Vorlage importieren (einlesen), müssen Sie eintragen, aus welchem Verzeichnis die Daten importiert werden sollen. Wenn Sie immer die Daten aus dem Verzeichnis …\Arbeitszeit\Import-Arbeitszeit-Projekte importieren, müssen Sie diese Einstellung nur einmal vornehmen.

Wie das funktioniert, erfahren Sie in diesem Dokument (Datenquelle für die Power-Query-Abfrage ändern).

Wenn Sie das Import-Verzeichnis richtig ausgewählt haben, wählen Sie in der Tabelle MENÜ der Excel-Vorlage die Funktion DATEN AKTUALISIEREN. Dann werden alle Dateien, die im eingestellten Import-Verzeichnis abgelegt sind, ausgelesen und die entsprechenden Arbeitszeit-Daten importiert. Das Ergebnis wird in der Tabelle DATEN abgelegt.

Mit der Funktion DATEN in der Tabelle MENÜ können Sie prüfen, was importiert wurde. Sie sollten dort aber keine Änderungen vornehmen.

Unter anderem erkennen Sie in der ersten Spalte SOURCE.NAME den Dateinamen aller eingelesenen Daten. Diese können zum Beispiel heißen: 0001_202007.xlsx (siehe oben)

9. Arbeitszeit-Daten auswerten

Alle Arbeitszeiten in DATEN können Sie dann auswerten. In der Excel-Vorlage sind dazu mehrere Auswertungen und Berichte oder Reports erstellt, die auf der Pivot-Funktion von Excel basieren. Das bedeutet, dass Sie diese Reports einfach anpassen oder ergänzen können.

Bereits vorbereitet sind Auswertungen zu:

  • Anzahl der Stunden für eine einzelne Tätigkeit (Auftrag) je Mitarbeitendem und je Abteilung
  • Anzahl der Stunden pro Tag für die unterschiedlichen Tätigkeiten (Aufträge)
  • Urlaubsstunden
  • Krankheitsstunden

In der Tabelle MENÜ können Sie mit den Funktionen AUFTRAGSSTUNDEN etc. direkt zur entsprechenden Auswertung und Tabelle wechseln.

Die Abbildungen 7 und 8 zeigen zwei Beispiele für entsprechende Berichte.

Hinweis: Excel-Vorlagen anpassen

Die Vorlagen für die Arbeitszeiterfassung durch einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Reports und Auswertungen können an Ihre Anforderungen leicht angepasst werden. Wenn Sie dafür Unterstützung benötigen, melden Sie sich bei business-wissen.de: service@business-wissen.de.

Weitere Varianten zur Erfassung der Arbeitszeit für Projekte oder Kundenaufträge

Im Projektmanagement ist die Zeiterfassung nicht nur für das Projektcontrolling wichtig, sondern auch für die Projektsteuerung. Dazu muss genauer erfasst werden, welche Aufgaben und Tätigkeiten eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter im Projekt ausführt und wie viel Zeit er oder sie dafür aufwendet. Der Zeitaufwand wird einzelnen Teilaufgaben, Arbeitsschritten oder Arbeitspaketen im Projekt zugeordnet und dann für die Projektsteuerung und das Projektcontrolling ausgewertet.

Nutzen Sie für eine detaillierte Zeitverfolgung im Projekt die folgenden Vorlagen.

Tipp: Zeiterfassung für die Projektsteuerung und das Projektcontrolling

Weiterführende Erläuterungen und Vorlagen zur Zeiterfassung im Rahmen des Projektcontrollings und der Projektsteuerung finden Sie in den Handbuch-Kapiteln zur Ressourcenplanung und zum Projektmanagement mit Excel.