Lieferanten und Angebote bewerten mit ExcelBeispiel für das Bewerten von Lieferanten und ihren Angeboten

Wenn Sie sich für einen Lieferanten entscheiden wollen, vergleichen Sie deren Angebote und ermitteln, was die Lieferanten leisten und welchen Preis sie verlangen. Am Beispiel der Beschaffung von Kaffee-Automaten lesen Sie in diesem Handbuch-Kapitel, wie Sie Schritt für Schritt und mithilfe eines Excel-Tools Lieferanten und ihre Angebote bewerten.

Wie Sie den besten Lieferanten finden

Sie planen die Anschaffung einer Software, einer Maschine, einer Anlage. Sie planen ein Projekt wie den Bau einer Fabrikhalle, den Umzug in ein neues Bürogebäude. Oder Sie benötigen eine spezielle Dienstleistung wie ein Entwicklungsprogramm für Führungskräfte, eine Wirtschaftsprüfung oder Beratung zum Einstieg in einen neuen Markt. In allen diesen Fällen sind Sie auf die Unterstützung eines externen Lieferanten oder Dienstleisters angewiesen. Aber welcher ist der richtige?

Diese Frage können Sie beantworten, wenn Sie die Leistungen der einzelnen Lieferanten miteinander vergleichen und dann anhand eines Indikators den besten Lieferanten erkennen können. Dieser Indikator wird oft mithilfe eines Punktbewertungsverfahrens berechnet. Grundlage dafür sind die Angebote, die Lieferanten zu Ihrer Ausschreibung oder Anfrage abgeben.

In diesem Handbuch-Kapitel finden Sie eine Excel-Vorlage, um Lieferanten und ihre Angebote zu bewerten. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie mit dieser Vorlage Schritt für Schritt eine Lieferantenbewertung durchführen und darüber den besten Lieferanten finden.

Mit einem Beispiel soll die Vorgehensweise zur Auswahl des richtigen Lieferanten anschaulich werden. Deshalb sind die einzelnen Schritte zur Punktbewertung für folgenden Fall dargestellt: Sie wollen das gesamte Unternehmen, alle Teams und Abteilungen mit einem Kaffee-Automaten ausstatten. Sie haben berechnet, dass Sie etwa 30 Geräte benötigen. Insofern geht es um eine Investitionssumme, für die sich eine genaue Lieferantenauswahl lohnt.

Grundlage sind Ihre Anforderungen an Lieferanten, Produkte und Leistungen

Um den richtigen Lieferanten zu finden, müssen Sie wissen, was Ihnen beim Produkt oder bei der Dienstleistung, die Sie benötigen, überhaupt wichtig ist. Dazu müssen Sie klären:

  • Welches Ergebnis soll erzielt werden?
  • Wie sieht der Prozess aus, in dem das Produkt eingesetzt wird?
  • Wie sind dort die Rahmenbedingungen und Umfeldfaktoren?
  • Welche Wünsche, Erwartungen, Interessen, Ziele haben die späteren Nutzer des Produkts?

Aus den Antworten auf diese Fragen leiten sich die Anforderungen ab, die Sie an das Produkt, die Dienstleistung und den Lieferanten stellen. Das muss der Lieferant, den Sie am Ende auswählen, leisten. Diese Anforderungen sind mit den jeweiligen Leistungsmerkmalen oder Funktionen eines Produkts, bei Dienstleistungen mit dem Know-how, den Erfahrungen und Methoden des Lieferanten und seiner Mitarbeiter verknüpft.

Diese Anforderungen werden in einer Liste zusammengestellt und soweit erläutert, dass den Lieferanten klar wird, worauf es Ihnen ankommt. Diese Liste mit Erläuterungen wird auch als Lastenheft bezeichnet. Je nach Produkt und Leistung können die Anforderungen sehr genau und spezifisch formuliert sein.

Lastenheft und Pflichtenheft

Im Lastenheft sind alle Anforderungen des Auftraggebers sowie die Rahmenbedingungen für die Lieferungen und Leistungen eines Lieferanten als potenzieller Auftragnehmer beschrieben. Das Lastenheft gehört dem Auftraggeber und wird im Rahmen der Lieferantenauswahl den Lieferanten überlassen. Die Lieferanten müssen ihrerseits erläutern, wie sie die Anforderungen aus dem Lastenheft erfüllen wollen. Das beschreiben die Lieferanten im sogenannten Pflichtenheft. Das Pflichtenheft gehört dem Auftragnehmer.

Anforderungen an einen Kaffee-Automaten können zum Beispiel sein:

  • gut schmeckender Kaffee
  • Möglichkeit zum Milchaufschäumen
  • einfache Handhabung
  • schnelle Kaffeezubereitung
  • Möglichkeit der Abrechnung über Personal-Karte
  • Langlebigkeit
  • einfache Reinigung

Neben diesen leistungsbezogenen Anforderungen sind auch der Einkaufspreis sowie die Kosten für Betrieb und Entsorgung relevant. Daraus leiten sich die Wirtschaftlichkeit und das Preis-Leistungsverhältnis ab, die für die Lieferantenbewertung und Auswahl am Ende entscheidend sind.

Aus den Anforderungen leiten Sie Bewertungskriterien für die Lieferantenauswahl ab

Alle Anforderung an das Produkt und die Leistung müssen in ein oder mehrere Bewertungskriterien übertragen werden. Die Bewertungskriterien sollten Sie so formulieren, dass Sie erkennen, messen, beobachten oder zuverlässig schätzen können, ob und wie gut der Lieferant das Bewertungskriterium und damit Ihre Anforderung erfüllt. Je nach Anforderung und Bewertungskriterium können Sie dazu unterschiedliche Mess-Skalen nutzen. Zum Beispiel:

  • feststellen: Anforderung erfüllt/ nicht erfüllt
  • eine Anzahl messen oder schätzen: Stück, Zeitdauer, Euro, Kilogramm, Kilowatt, Prozentwert etc.
  • eine subjektive Bewertung abgeben: Schulnote eins bis sechs

Ein Bewertungskriterium muss zudem deutlich machen, wie gut ein Lieferant die Anforderung im Vergleich zu seinen Konkurrenten abdeckt. Es muss also Aussagen zulassen wie zum Beispiel:

  • Lieferant A ist im Vergleich zu Lieferant B „doppelt so gut“
  • Lieferant A „erfüllt zu 80 Prozent das, was wir wollen“ – etwa im Vergleich zu einem perfekten Lieferanten

Für das Beispiel des Kaffee-Automaten können Sie Ihre Anforderungen folgendermaßen in Bewertungskriterien überführen und messen:

  • gut schmeckender Kaffee: ausgewählte Nutzer vergeben bei einem Probelauf eine Schulnote
  • Möglichkeit zum Milchaufschäumen: vorhanden/ nicht vorhanden
  • einfache Handbhabung: Anzahl der Bedieneinheiten, Verständlichkeit der Bedienfunktionen, ermittelt durch Anzahl der Fehlbedienungen bei einem Test
  • schnelle Kaffeezubereitung: Zeitdauer vom Herantreten an den Kaffee-Automaten bis zum Abgang mit fertigem Kaffee
  • Möglichkeit der Abrechnung über Personal-Karte: vorhanden/ nicht vorhanden
  • Langlebigkeit: Angabe des Herstellers über Gewährleistung
  • einfache Reinigung: Bewertung durch einen Experten anhand von Reinigungsfunktionen und Aufwand

Um für die Auswahlentscheidung am Ende einen Indikator nutzen zu können, müssen Sie diese unterschiedlichen Skalen für die Leistungsmessung noch auf einer einheitlichen Skala abbilden. Sie können dazu beispielsweise eine Punkteskala von 0 bis 10 nutzen: 0 Punkte = Leistung ist gar nicht vorhanden; 10 Punkte = Leistung ist optimal erfüllt. Im Handbuch-Kapitel zur Nutzwertanalyse ist ausführlich erläutert, wie Sie Bewertungskriterien und Punktskalen entwickeln und worauf Sie dabei achten sollten.

Sortieren Sie die Bewertungskriterien

Wenn das Produkt, das Sie beschaffen wollen, sehr komplex ist, kann am Ende eine lange Liste mit Bewertungskriterien entstehen. Wie viele Bewertungskriterien Sie in Ihrem Auswahlprozess betrachten, hängt davon ab, was Sie beschaffen und welche Anforderungen Ihnen wichtig sind. Manchmal genügen wenige (5 bis 10), manchmal brauchen Sie viele (über 100).

Um den Überblick zu behalten, sollten Sie diese dann in Kategorien einteilen. Unterscheiden Sie zunächst drei Kategorien von Bewertungskriterien:

Must-have-Kriterien

Diese Anforderungen und Kriterien muss ein Lieferant in jedem Fall erfüllen. Wer das nicht tut, ist aus dem Rennen.

Leistungskriterien

Bei diesen Anforderungen und Kriterien kommt es darauf an, wie gut ein Lieferant die Anforderung und das Kriterium erfüllt. Dem entsprechend erhält er eine Punktzahl, Note, Prozentwert.

Kosten

Kosten für Kauf, Miete, Betrieb etc.

Als Must-have-Kriterien sollten Sie wirklich nur die Anforderungen sehen, die unbedingt wichtig sind und Leistungen, die in jedem Fall vorhanden sein müssen. Es sollte nicht zu viele Must-have-Kriterien geben. Im Beispiel des Kaffee-Automaten sind Must-have-Kriterien: Abrechnung über Personal-Karte und einfache Reinigung.

Sie können ergänzend beliebig viele Leistungskriterien festlegen. Hier orientieren Sie sich daran, dass Sie damit alle wichtigen Anforderungen abdecken und dass die Messung der Kriterien mit vertretbarem Zeitaufwand möglich sein soll. Damit Sie bei der Fülle von Leistungskriterien den Überblick behalten, können Sie diese in Gruppen einteilen und Bewertungskategorien oder Bereiche bilden. Für das Beispiel Kaffee-Automat sind die Leistungskriterien: guter Geschmack, Milch aufschäumen, einfache Handhabung, schnelle Kaffeezubereitung und Langlebigkeit.

Abbildung 1 zeigt, wie die Anforderungen und Bewertungskriterien für den Kaffee-Automaten mithilfe der Excel-Vorlage zur Lieferantenbewertung in entsprechende Kategorien eingeteilt und dargestellt sind.

Abbildung 1: Bewertungskriterien für die Auswahl eines Lieferanten für Kaffee-Automaten (Beispiel und Auszug)

Die Kosten sind eine spezielle Bewertungskategorie. Sie werden oft getrennt von den Leistungskriterien erfasst und betrachtet. Hier können unterschieden werden:

  • Anschaffungskosten (Einkaufspreis)
  • Betriebskosten: Material, Energie, Zeitaufwand für die Handhabung, Instandhaltung, Reparatur, Schulung
  • Entsorgungskosten

Um wirklich alle entscheidungsrelevanten Kosten zu erfassen, sollten Sie die gesamte Nutzungszeit des Produkts betrachten. Wie Sie dabei vorgehen, lesen Sie im Handbuch-Kapitel Total Cost of Ownership. Für das Beispiel Kaffee-Automat sollen als Kostenkriterien betrachtet werden: Einzelpreis pro Gerät, Betriebskosten für Energie sowie Wartungskosten pro Jahr.

Gewichten Sie die Bewertungskriterien

Wahrscheinlich sind nicht alle Anforderungen und Leistungskriterien für Ihre Entscheidung gleich wichtig. Es gibt sehr wichtige Kriterien, weniger wichtige und Nice-to-have-, aber unwichtige Kriterien. Damit dieser Unterschied der Wichtigkeit bei der Gesamtbewertung berücksichtigt wird, vergeben Sie den Bewertungskriterien unterschiedliche Gewichte. Was besonders wichtig ist, erhält ein hohes Gewicht, was wenig wichtig ist, ein geringes.

Tipp: Gewichtungen für Bewertungen berechnen

Mit der Methode „Paarweiser Vergleich“ können Sie die Gewichtung für einzelne Anforderungen und Bewertungskriterien berechnen. Wie diese Methode funktioniert, lesen Sie im Handbuch-Kapitel zur Nutzwertanalyse.

Wenn Sie sehr viele Bewertungskriterien betrachten und gewichten wollen, kann das sehr aufwendig und schwierig sein. Für diesen Fall kann es hilfreich sein, wenn Sie nicht jedes einzelne Bewertungskriterium gewichten, sondern die Kategorien oder Bereiche. Sie vergeben dann den Kriterien einer Kategorie insgesamt ein gemeinsames Gewicht im Vergleich zu den Bewertungskriterien der anderen Kategorien.

Was Sie als Gewicht vergeben, bleibt Ihnen überlassen. Wichtig ist nur, dass ein Bewertungskriterium, das doppelt so wichtig ist wie ein anderes Kriterium, auch ein doppelt so hohes Gewicht erhält. Sie können das Gewicht eines Bewertungskriteriums über einen Faktor festlegen oder indem Sie 100 Punkte (Prozent) auf alle Bewertungskriterien entsprechend ihrer Wichtigkeit verteilen.

In Abbildung 2 sind die einzelnen Bewertungskriterien und die Kategorien für den Kaffee-Automaten gewichtet.

Abbildung 2: Gewichtung der Bewertungskriterien für die Lieferantenauswahl