KaizenBeispiele für die Anwendung von Kaizen

Der Schreibtisch und die Ablage sollen so aufgeräumt werden, dass nur die wirklich benötigten Dinge aufgehoben werden. Diese Dinge liegen an einem definierten Platz und in einer festgelegten Ordnung beziehungsweise Sortierung. Die Mitarbeiter müssen dann nicht lange danach suchen, Abläufe werden beschleunigt, und es passieren weniger Fehler.

Beispiele für Kaizen am Arbeitsplatz:

• Auf dem Schreibtisch gibt es eindeutig beschriftete Fächer oder Mappen für einzelne Vorgänge oder Projekte.
• Stifte, Locher, Hefter und andere Arbeitsgeräte, die täglich gebraucht werden, sind in Griffweite.
• Was nicht täglich gebraucht wird, hat einen festen Ablageplatz und befindet sich dort, wenn es nicht benutzt wird.
• Mappen, Ordner und Schränke sind eindeutig beschriftet.
• Farben werden als Ordnungs- und Orientierungshilfe eingesetzt.
• Für komplexe Aufgaben gibt es Checklisten und Prozessbeschreibungen.
• Wichtige Telefonnummern sind immer verfügbar.
• Alle Dokumente und Dateien werden schnell gefunden, weil sie eindeutig und verständlich benannt sind.
• Bei der Dateiverwaltung wird mit Favoriten gearbeitet.
• Dinge, die nicht gebraucht werden, werden regelmäßig aussortiert und entsorgt.
• Für Routinebearbeitungen an Dokumenten gibt es Shortcuts (mehrere Schritte mit einem Tastenbefehl).

In der Fertigung und Montage geht es darum, dass die Mitarbeiter keine langen Wege gehen, alle Werkzeuge und Werkstücke im direkten Zugriff sind und alle Bewegungsabläufe leicht fallen. Zudem sollen keine Fehler bei der Bearbeitung passieren. Dazu müssen alle Maschinen, Werkzeuge, Messgeräte, Zuführungen von Werkstücken und Material, Abführungen von bearbeiteten Stücken sowie die dabei notwendigen Informationen perfekt aufeinander abgestimmt werden.

Um Fehler zu vermeiden, werden Werkstücke und Werkzeuge so konstruiert, dass nichts falsch bearbeitet oder montiert werden kann. Dieses Prinzip wird als Poka Yoke bezeichnet. Danach werden die einzelnen Teile farblich eindeutig markiert; oder ihre Form verhindert, dass sie falsch zusammengefügt werden. Abbildung 4 veranschaulicht das Prinzip von Poka Yoke. Wenn der Stecker nur auf eine Art eingesteckt werden soll, dann muss er durch Form oder Farbe eindeutig konstruiert sein.

Weitere Beispiele für Kaizen in Fertigung und Montage:

• Werkzeuge oder Messgeräte liegen nicht herum, sondern befinden sich in Griffweite.
• Jedes Werkzeug oder Messgerät hat seinen eigenen, definierten Platz.
• Der Arbeitsplatz ist sauber.
• Alle wichtigen Informationen sind sichtbar und verständlich (wenn notwendig, auch in unterschiedlichen Sprachen).
• Fertigungsunterlagen oder Fertigungsinformationen wie etwa Statistiken sind geschützt oder in elektronischer Form schnell abrufbar.
• Handbücher sind speziell für den Arbeitsplatz aufbereitet (zum Beispiel als Prozessbeschreibung oder Checkliste) und für alle Nutzer schnell zu finden und zu nutzen.
• Die Zuführung von Werkstücken und Materialien ist automatisiert oder erfolgt mit minimalen Bewegungsabläufen.
• Maschinen und Werkzeuge werden regelmäßig geprüft, gereinigt und gewartet.

Diese Prinzipien und Regeln lassen sich auch leicht auf das Handwerk übertragen, zum Beispiel auf die Ausstattung von Fahrzeugen, auf Werkzeugkoffer oder die Arbeitsorganisation beim Kunden vor Ort.

Der Arbeitsplatz eines Mitarbeiters wird daraufhin überprüft, wo er sich bücken muss, schwere Lasten heben muss oder wo Ermüdung eintreten kann. Außerdem werden Gefahren beseitigt. Es werden einfache Vorrichtungen gebaut, mit denen sich Belastungen und Gefahren vermeiden lassen. So werden die Arbeitsbedingungen für den Mitarbeiter verbessert. Die positiven Folgen sind: Gesundheitsprobleme sinken, und Abläufe können beschleunigt werden. Beispiele für kontinuierliche Verbesserungen sind:

• Der Arbeitsplatz ist sauber, aufgeräumt, gut beleuchtet und belüftet.
• Wer viel am Bildschirm arbeitet, hat einen zweiten Bildschirm und damit mehr Arbeitsfläche und eine bessere Übersicht.
• Schwere Lasten werden mit speziellen Vorrichtungen gehoben.
• Wenn sich ein Mitarbeiter bücken, strecken oder verrenken muss, werden die Dinge, nach denen er greift, anders angeordnet.
• Gefahren durch lose Teile, Elektrizität, Hitze, unbefestigte Einrichtungen oder fehlende Absperrungen werden beseitigt.
• Gemeinschaftseinrichtungen wie beispielsweise Besprechungsräume, Küchen oder Sanitäranlagen sind sauber und aufgeräumt.

In Unternehmen sind manche Abläufe im Laufe der Zeit sehr komplex geworden, ohne dass dies für den Zweck notwendig wäre. In Formularen müssen viele Angaben gemacht werden, die niemand braucht. Aufgaben oder Tätigkeiten werden mehrfach überprüft, ohne dass dadurch die Qualität verbessert wird. Manager werden über Vorgänge informiert, die für sie irrelevant sind. Beispiele dafür sind Reiseanträge oder Beschaffungsanträge.

Die Regelungen, die sich die Unternehmen dabei gegeben haben, sind weitreichender als das, was gesetzlich vorgeschrieben oder zweckmäßig ist. Hier gibt es oft Einsparpotenziale, die im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserung erkannt und erschlossen werden können. Verschwendung von Arbeitszeit durch Doppelarbeit oder unnötige Arbeit wird beseitigt.

Beispiele zeigen Verbesserungspotenziale im Formularwesen auf:

• einfache und verständliche Sprache verwenden
• keine unbekannten oder mehrdeutigen Begriffe verwenden
• Musterformular beilegen („so sieht es ausgefüllt aus“)
• verständliche und kurze Erläuterungen zum Ausfüllen anbieten
• keine Daten abfragen, die nicht gebraucht werden
• Lesbarkeit und ausreichende Schriftgröße beachten
• Felder zum Ausfüllen ausreichend groß gestalten
• klar erläutern, welches Formular für welchen Zweck gedacht ist („wenn dieser Sachverhalt, dann dieses Formular“)
• alle Formulare bezüglich Layout und Aufbau gleichartig gestalten
• alle Formulare aktuell und zentral ablegen und verwalten
• Telefonnummer angeben, wo man im Zweifel nachfragen kann