Organigramm erstellenDarstellung, Funktionen und Beispiele von Organigrammen

Das Organigramm zeigt, den Aufbau, die Struktur und die Aufgabenverteilung eines Unternehmens. Das Organigramm verschafft wie eine Landkarte Übersicht und Orientierung und dient zudem der Kommunikation mit Mitarbeitern, Bewerbern und externen Stakeholdern.

Organigramme zeigen die Struktur einer Organisation

Mit Organigrammen bilden Organisationen wie Unternehmen, Behörden oder Vereine ihre Struktur ab. Mit Kästen, Kreisen, Pfeilen und Linien werden Zusammenhänge zwischen einzelnen Einheiten der Organisation, den Abteilungen und Mitarbeitern, dargestellt. Die Verbindungen im Organigramm stehen dabei meistens für:

  • Wer ist für wen und für was verantwortlich?
  • Wer ist wessen Vorgesetzter oder Untergebener?
  • Wie verlaufen die Kommunikationswege?

Ein Organigramm macht gewissermaßen wichtige Spielregeln der Organisation und die strategische Ausrichtung für alle sichtbar und zeigt sie im schnellen Überblick. Es ist Grundlage, wenn über Veränderungen der Strategie, der Abläufe, der Ausrichtung, der Verantwortungsbereiche und der Spielregeln diskutiert und entschieden wird. Oder wie der Organisationsexperte Henry Mintzberg sagt: „Im Grunde stellen Organigramme Fotoalben der Unternehmen dar.“

Organigramm

Das Organigramm bildet eine Organisation in Form eines Diagramms ab; daher der Begriff Organigramm. Es ist eine grafische Darstellung oder Schaubild des Aufbaus und der Struktur oder ein Plan der Organisation. Sie machen sichtbar, welche Einheiten, Abteilungen und Stellen es in der Organisation gibt und wie die Beziehungen zwischen den Einheiten sind. Mit dem Organigramm soll einfach und anschaulich dargestellt werden, wie Aufgaben verteilt sind, wie Informationen fließen, wer an wen Anordnungen geben kann und wer Leitungsbefugnisse hat.

Organigramme werden in Unternehmen, Behörden, Vereinen oder Verbänden eingesetzt, damit Mitarbeiter, Bewerber, Lieferanten, Kunden, Mitglieder und andere Interessierte einen verständlichen und nachvollziehbaren Überblick über die Organisation erhalten.

Funktionen eines Organigramms

Wenn Organigramme entwickelt werden, können damit unterschiedliche Zwecke verfolgt werden. Beispiele dafür sind:

  • Diskussion mit Mitarbeitern über Karriere- und Entwicklungswege im Unternehmen
  • Verantwortlichkeiten zwischen Abteilungen abgrenzen, um Doppelarbeit oder Konkurrenz zwischen den Abteilungen zu vermeiden
  • Erläuterung von Umorganisationen, Änderungen der Strategie und der Prozesse sowie bei Change-Management
  • Darstellung des Unternehmens gegenüber Kunden, Banken und anderen Stakeholdern

Das Organigramm ist ein wichtiges Medium, um das Reden über den Aufbau des Unternehmens, Verantwortlichkeiten, Zusammenhänge und Abläufe zu erleichtern. Wenn Sie das Organigramm als Kommunikationsinstrument nutzen, sollten Sie überlegen, welche Adressaten Sie haben. Die grafische Darstellung des Unternehmens soll vor allem dazu beitragen, dass das Management, die Mitarbeiter und externe Stakeholder begreifen, wie das Unternehmen funktioniert. Wichtige Fragen, die ein Organigramm beantworten soll, sind:

  • Welche Teile des Unternehmens stehen in Verbindung mit welchen anderen?
  • Wie sollen Menschen und Prozesse zusammenwirken?
  • Wessen Ideen und Informationen müssen wohin gelangen?
  • Wer trägt welche Verantwortung und ist haftbar, wenn es um rechtliche Vorgaben geht?
  • Wer darf auf welche technischen Systeme zugreifen (mit entsprechenden Benutzungsrechten und Zugangsdaten)?
  • Wer darf wem Aufgaben delegieren und Anweisungen erteilen?

Beispiel: Welche Funktionen ein Organigramm hat

Mit einem Organigramm Aufgaben und Abläufe erklären

Sie wollen einer neuen Mitarbeiterin die Funktionsweise Ihres Unternehmens erklären. Durch die bildhafte Darstellung kann die Mitarbeiterin die wichtigen Aufgaben, Zusammenhänge, Funktionen und Abläufe schneller erkennen und merken. Sie kann erkennen, wer ihre übergeordneten Vorgesetzten sind.

Mit einem Organigramm das Unternehmen umorganisieren

Sie wollen mit einer neuen Strategie im Wettbewerb besser bestehen. Deshalb müssen Sie neue Abteilungen aufbauen, bestehende Abteilungen auflösen und Prozesse verändern. Auf der Grundlage des Organigramms können Sie gemeinsam mit Ihren Beschäftigten die Grobstruktur Ihrer neuen Organisation entwickeln. Es wird für alle anschaulich, wer welche Aufgaben übernehmen soll und wie die Abläufe in Zukunft sein sollen.

Mit einem Organigramm die Verantwortungsbereiche zeigen

Sie wollen externen Partnern wie Kunden, Banken oder Kooperationspartnern die einzelnen Verantwortungsbereiche Ihres Unternehmens erläutern. Diese Stakeholder erhalten schnell und einfach ein Bild von Ihrem Unternehmen, den wichtigsten Bereichen und Mitarbeitern. Die Partner erkennen mit dem Organigramm, wen sie bei bestimmten Fragen ansprechen können und wer wofür die Verantwortung trägt.

Organigramme zeigen Macht und Ordnung

Manche Organigramme erwecken den Eindruck, als wollten die Top-Manager damit deutlich machen, wie groß ihre Verantwortung und ihre Macht sind. Sie wollen damit vor allem beeindrucken. Früher wurden deshalb Hierarchie und Macht im Organigramm abgebildet. Das Organigramm hat beispielsweise die Gestalt wie in Abbildung 1.

Abbildung 1: Beispiel für ein einfaches Organigramm

Das Organigramm-Beispiel in Abbildung 1 zeigt beispielsweise, dass das Marketing dieses Unternehmens dem Vertrieb untergeordnet ist. Das Unternehmen ist vermutlich geprägt von einer starken Vertriebs- und Verkaufsabteilung, die Produkte im Direktvertrieb und im direkten Kundenkontakt durch den Außendienst vertreiben. Die Aufgabe des Marketings ist, Marktdaten zu beschaffen, Werbe- und Informationsbroschüren zu erstellen sowie Kundenanalysen durchzuführen – um diese dann dem Vertrieb an die Hand zu geben. Entscheidend ist aber, was die Vertriebsleitung will und vorgibt.

Der Organisation ist mit der Abbildung von Machtstrukturen wenig geholfen. Für sie sind heutzutage andere Zwecke maßgeblich. Deshalb werden in „modernen Organigrammen” andere Botschaften vermittelt. Zum Beispiel: Kundenorientierung, Agilität, Innovation, Schnelligkeit oder Teamgeist. Das kann ein Organigramm aber komplex und anspruchsvoll machen.

Grundstrukturen von Organisation und ihre Organigramme

In der Praxis haben sich für die Organisation unterschiedliche, allgemeine Grundstrukturen entwickelt, die sich dann in entsprechenden Organigrammen wiederfinden. Oft werden unterschieden (siehe Abbildung 2 bis 5):

  • funktionales Organigramm
  • divisionales oder spartenbezogenes Organigramm
  • Matrix-Organigramm
  • projektbezogenes Organigramm
Abbildung 2: Funktionales Organigramm
Abbildung 3: Divisionales, sparten- oder produktbezogenes Organigramm
Abbildung 4: Matrix-Organigramm
Abbildung 5: Projektbezogenes Organigramm

Welche dieser Grundstrukturen für ein Unternehmen am besten passt, hängt von zahlreichen Faktoren ab. Beispiele sind: Größe des Unternehmens, Leistungsspektrum, Geschäftsmodelle, Strategien, Standorte, Aufgaben, Prozesse, eingesetzte Technologien oder Anforderungen an die Compliance. Deshalb gibt es unzählige Mischformen von Organigrammen. Manche Organigramme stellen beispielsweise Kundenbeziehungen und Prozesse in den Vordergrund; sie stellen damit eher die Ablauforganisation und weniger die Aufbauorganisation dar. Abbildung 6 und 7 zeigen zwei Beispiele dafür.

Abbildung 6: Organigramm in Mischform
Abbildung 7: Prozess- und Kundenorientierung im Organigramm

Im Grunde gleicht kein Unternehmensorganigramm dem anderen. Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels werden die Faktoren, die den Aufbau eines Unternehmens und damit die Gestalt des Organigramms beeinflussen, ausführlich erläutert.

Teilorganigramme stehen für einzelne Abteilungen

Organigramme müssen nicht nur für ein gesamtes Unternehmen stehen. Es lässt sich auch für eine einzelne Abteilung oder für Geschäftsfelder ein eigenständiges Organigramm entwickeln, das die Art des Zusammenarbeitens in der Abteilung beschreibt. Dieses Teilorganigramm sollte sich aber in jedem Fall in das Organigramm des Unternehmens einfügen.

Beispiele für die Gestalt von Organigrammen

Da jedes Unternehmen sein Organigramm selbst erstellen muss, gibt es keine fertigen Vorlagen. Die folgenden Beispiele für Organigramme in Abbildung 4 zeigen, wie andere Unternehmen und Organisationen ihre Struktur abbilden.

Abbildung 8: Organigramm Richard Wöhr GmbH
Quelle: https://www.woehrgmbh.de/de/unternehmen/organigramm/
Abbildung 9: Organigramm MS Motorservice International GmbH
Quelle: https://www.ms-motorservice.com/unternehmen/organigramm/
Abbildung 10: Goethe Universität Frankfurt
Quelle: https://www.uni-frankfurt.de/65791457/Organigramm_der_Goethe_Universität_Frankfurt
Abbildung 11: Organigramm Kassenzahnärztliche Vereinigung Bayerns
Quelle: https://www.kzvb.de/die-kzvb/kzvb-die-organisation/organigramm/
Praxis

Wofür brauchen Sie Ihr Organigramm?

Zeichnen Sie das Organigramm Ihres Unternehmens auf und überlegen Sie dazu:

  • Wie sieht das Organigramm Ihres Unternehmens offiziell aus?
  • Wozu verwenden Sie Ihr Organigramm innerhalb und außerhalb des Unternehmens?
  • Wozu wollen Sie Ihr Organigramm in Zukunft einsetzen?

Überlegen Sie, was Sie noch klären müssen und mit wem Sie noch sprechen müssen, um Ihr Organigramm korrekt darzustellen und um das Organigramm für Ihre Zwecke nutzen zu können.

Sammeln Sie Ideen, wie das Organigramm aussehen könnte. Beispielsweise, ob Namen oder Kurzbezeichnungen von Abteilungen genannt werden sollen.

Nutzen Sie die folgenden Vorlagen, um Ihr Organigramm zu entwickeln. Machen Sie die Zusammenhänge der einzelnen Abteilungen deutlich und klären Sie, wen Sie mit welchem Zweck ansprechen.

Lesen Sie im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels, welche Faktoren und Parameter maßgeblich sind, um die Struktur des Unternehmens und damit das Organigramm festzulegen. Dabei wird unter anderem deutlich, dass es bei Organigrammen nicht immer um Hierarchie und Über- und Unterordnung geht. Stattdessen rücken Kunden und Prozesse in den Mittelpunkt.