Organigramm erstellenDarstellung, Funktionen und Beispiele von Organigrammen

Mit einem Organigramm können sich Management, Mitarbeiter, Geschäftspartner sowie die Kunden orientieren. Es zeigt, welche Aufgaben inhaltlich miteinander verbunden sind und wie sie im Unternehmen gebündelt werden. Das Organigramm ist die Landkarte eines Unternehmens.

Organigramme zeigen die Struktur einer Organisation

Mit Organigrammen bilden Organisationen wie Unternehmen, Behörden oder Vereine ihre Struktur ab. Mit Kästen, Kreisen, Pfeilen und Linien werden Zusammenhänge zwischen einzelnen Einheiten der Organisation, den Abteilungen und Mitarbeitern, dargestellt. Die Verbindungen im Organigramm stehen dabei meistens für:

  • Wer ist für wen und für was verantwortlich?
  • Wer ist wessen Vorgesetzter oder Untergebener?
  • Wie verlaufen die Kommunikationswege?

Ein Organigramm zeigt gewissermaßen wichtige Spielregeln der Organisation und die strategische Ausrichtung für alle sichtbar und im schnellen Überblick. Es ist Grundlage, wenn über Veränderungen der Strategie, der Abläufe, der Ausrichtung, der Verantwortungsbereiche und der Spielregeln diskutiert und entschieden wird.

Das Management und die Mitarbeiter nutzen das Organigramm für die Kommunikation nach außen und innen. Die Bedeutung des Organigramms und seine Wirkung auf Kunden, Geschäftspartner oder Mitarbeiter darf deshalb nicht unterschätzt werden. Es ist die Landkarte des Unternehmens. Oder wie der Organisationsexperte Henry Mintzberg sagt: „Im Grunde stellen Organigramme Fotoalben der Unternehmen dar.“

Organigramm

Das Organigramm ist eine grafische Darstellung des Aufbaus und der Struktur einer Organisation. Es ist ein Plan oder Schaubild, die sichtbar machen, welche Einheiten, Abteilungen und Stellen es in der Organisation gibt und wie die Beziehungen zwischen den Einheiten sind. Mit dem Organigramm soll einfach und anschaulich dargestellt werden, wie Aufgaben verteilt sind, wie Informationen fließen, wer an wen Anordnungen geben kann und Leitungsbefugnisse hat.

Organigramme werden in Unternehmen, Behörden, Vereinen oder Verbänden eingesetzt, damit Mitarbeiter, Bewerber, Lieferanten, Kunden, Mitglieder und andere Interessierte einen verständlichen und nachvollziehbaren Überblick erhalten.

Funktionen eines Organigramms

Wenn Organigramme entwickelt werden, können damit unterschiedliche Zwecke verfolgt werden. Beispiele dafür sind:

  • Diskussion mit Mitarbeitern über Karriere- und Entwicklungswege im Unternehmen
  • Abgrenzung von Verantwortlichkeiten zwischen Abteilungen
  • Erläuterung von Umorganisationen
  • Darstellung des Unternehmens gegenüber Kunden oder Banken

Beispiel: Welche Funktionen ein Organigramm hat

Mit einem Organigramm das Unternehmen erklären
Sie wollen einem neuen Mitarbeiter die Funktionsweise Ihres Unternehmens erklären. Durch die bildhafte Darstellung kann der Mitarbeiter Zusammenhänge und Funktionen schneller erkennen und merken.

Mit einem Organigramm das Unternehmen umorganisieren
Sie wollen eine Umorganisation durchführen. Auf der Grundlage des Organigramms können Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern die Grobstruktur Ihrer neuen Organisation entwickeln. Es wird für alle anschaulich, wer welche Aufgaben übernehmen soll und wie die Abläufe in Zukunft sein sollen.

Mit einem Organigramm das Unternehmen näherbringen
Sie wollen externen Partnern wie Kunden, Banken oder Kooperationspartnern die Funktionsweise Ihres Unternehmens erläutern. Diese Personen erhalten schnell und einfach ein Bild von Ihrem Unternehmen, den wichtigsten Funktionen und Mitarbeitern. Die Partner erkennen mit dem Organigramm, wen sie bei bestimmten Fragen ansprechen können.

Organigramme sind Kommunikationsinstrumente

Manche Organigramme erwecken den Eindruck, als wollten die Top-Manager damit deutlich machen, wie groß ihre Verantwortung und ihre Macht sind. Sie wollen damit vor allem beeindrucken. Früher wurden deshalb Hierarchie und Macht im Organigramm abgebildet. Das Organigramm hat beispielsweise die Gestalt wie in Abbildung 1. Der Organisation ist mit der Abbildung von Machtstrukturen wenig geholfen; für sie sind heutzutage andere Zwecke maßgeblich.

Deshalb werden in „modernen Organigrammen” andere Botschaften vermittelt. Das kann ein Organigramm aber komplex und anspruchsvoll machen. Trotzdem soll die grafische Darstellung des Unternehmens heute vor allem dazu beitragen, dass das Management und die Mitarbeiter begreifen, wie ihr Unternehmen funktioniert. Wichtige Fragen, die ein Organigramm beantworten soll, sind:

  • Welche Teile des Unternehmens stehen in Verbindung mit welchen anderen?
  • Wie sollen Menschen und Prozesse zusammenwirken?
  • Wessen Ideen und Informationen müssen wohin gelangen?

Das Organigramm ist ein wichtiges Medium, um das Reden über den Aufbau des Unternehmens, Verantwortlichkeiten, Zusammenhänge und Abläufe zu erleichtern. Wenn Sie das Organigramm als Kommunikationsinstrument nutzen, sollten Sie überlegen, welche Adressaten Sie haben.

Abbildung 1: Beispiel für ein einfaches Organigramm

Das Organigramm-Beispiel in Abbildung 1 zeigt beispielsweise, dass das Marketing dieses Unternehmens dem Vertrieb untergeordnet ist. Das Unternehmen ist vermutlich geprägt von einer starken Vertriebs- und Verkaufsabteilung, die Produkte im Direktvertrieb und im direkten Kundenkontakt durch den Außendienst vertreiben. Die Aufgabe des Marketings ist, Marktdaten zu beschaffen, Werbe- und Informationsbroschüren zu erstellen sowie Kundenanalysen durchzuführen – um diese dann dem Vertrieb an die Hand zu geben.

Teilorganigramme stehen für einzelne Abteilungen

Organigramme müssen nicht nur für ein gesamtes Unternehmen stehen. Es lässt sich auch für eine einzelne Abteilung oder für Geschäftsfelder ein eigenständiges Organigramm entwickeln, das die Art des Zusammenarbeitens in der Abteilung beschreibt. Dieses Teilorganigramm sollte sich aber in jedem Fall in das Organigramm des Unternehmens einfügen.

Beispiele für die Gestalt von Organigrammen

Das Beispiel der RWE Rhein-Ruhr AG zeigt, welche zentralen Funktionen und Aufgaben das Unternehmen für sich sieht und wer dafür jeweils die Verantwortung trägt (siehe Abbildung 2). Es macht deutlich, welche Aufgaben inhaltlich miteinander verbunden sind und wie sie deshalb in einem Vorstandsbereich gebündelt werden. Außerdem wird sichtbar, wie die Kundenstruktur des Unternehmens beschaffen ist.

© RWE AG
Abbildung 2: Darstellung der Organisationsstruktur als Organigramm der RWE AG, Geschäftsbericht 2012

Die folgenden Darstellungen (Abbildung 3 und 4) zeigen, wie das Key Account Management in einem Unternehmen integriert und organisiert sein kann. Die beiden Beispiele zeigen, dass Organigramme aufzeigen, welche Strategie und Schwerpunkte ein Unternehmen hat.

Abbildung 3: Key Account Management im funktionsorientierten Organigramm
Abbildung 4: Key Account Management im objektorientierten Organigramm

So lassen sich aus einem Organigramm eine Vielzahl von Informationen über das Unternehmen, seine Ziele und Funktionen ableiten. Das ist wahrscheinlich ein Grund, dass viele Unternehmen ihre Organigramme nicht veröffentlichen, sondern allenfalls grobe Überblicke über ihre Gliederung geben.

Praxis

Klären: Wofür brauchen Sie Ihr Organigramm?

Zeichnen Sie das Organigramm Ihres Unternehmens auf und überlegen Sie dazu:

  • Wie sieht das Organigramm Ihres Unternehmens offiziell aus?
  • Wozu verwenden Sie Ihr Organigramm innerhalb und außerhalb des Unternehmens?
  • Wozu wollen Sie Ihr Organigramm in Zukunft einsetzen?
  • Überlegen Sie, was Sie noch klären müssen und mit wem Sie noch sprechen müssen, um Ihr Organigramm korrekt darzustellen.
  • Sammeln Sie Ideen, wie das Organigramm aussehen könnte. Beispielsweise, ob Namen oder Kurzbezeichnungen von Abteilungen genannt werden sollen.

Nutzen Sie die folgenden Vorlagen, um Ihr Organigramm zu entwickeln. Machen Sie die Zusammenhänge der einzelnen Abteilungen deutlich und klären Sie, wen Sie mit welchem Zweck ansprechen.

Lesen Sie im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels, welche Faktoren und Parameter maßgeblich sind, um die Struktur des Unternehmens und damit das Organigramm festzulegen. Dabei wird unter anderem deutlich, dass es bei Organigrammen nicht immer um Hierarchie und Über- und Unterordnung geht. Stattdessen rücken Kunden und Prozesse in den Mittelpunkt.