Multiprojekt-Controlling mit ExcelDatengrundlage für das Multiprojekt-Controlling

Grundlage für die Überwachung und Steuerung mehrere Projekte ist, dass jedes Projekt ein eigenes Projektcontrolling durchführt und Daten und Informationen zum Projektverlauf liefert. Dazu zählen die Projektaufgaben, Termine, Kosten und Ergebnisse.

Projektaufgaben und Projektstruktur

Mit einem Projekt werden im Unternehmen besondere Aufgaben bearbeitet. Meist sind das neuartige, einmalige, vielfältige oder besonders schwierige Aufgaben. Was den Kern eines Projekts ausmacht, ist die Liste dieser Aufgaben, die aus dem Projektauftrag und aus den Projektzielen abgeleitet werden.

Mit der Projektplanung werden diese Aufgaben in eine logische Struktur und Reihenfolge gebracht. Außerdem können einige Aufgaben zu einem Aufgabebündel zusammengefasst werden; dem Arbeitspaket. Jedes Projekt, das im Unternehmen durchgeführt wird, wird beschrieben durch seine Projektstruktur: Das ist der Projektplan oder Arbeitsplan eines Projekts. Hier sind alle Aufgaben erfasst und bei Bedarf auf drei Ebenen gegliedert nach:

  1. Projektphase (P)
  2. Arbeitspaket (AP)
  3. Teilarbeitspaket (TAP)

Einige Projektaufgaben sind besonders wichtig, weil sie ein Zwischenergebnis markieren oder den weiteren Verlauf im Projekt bestimmen. Sie werden dann als Meilensteine (M) bezeichnet.

Hinweis: Was sind Arbeitspakete in einem Projekt?

Im Folgenden wird der Begriff Arbeitspaket für alle Einträge im Projektstrukturplan verwendet. Diese können aber eine unterschiedliche Bedeutung haben und im Projektstrukturplan entsprechend gekennzeichnet sein:

  • Meilenstein (M): Arbeitspaket von besonderer Bedeutung für das Projekt; meist müssen diese zu einem vorgegebenen Termin (Meilensteintermin) unbedingt fertig sein
  • Phase (P): Eine Reihe von Arbeitspaketen, die zusammengehören und bei einem umfangreichen Projekt dieses noch einmal in Abschnitte unterteilt; eine Projektphase kann auch ein Teilprojekt sein
  • Arbeitspaket (AP): Bündel von Aufgaben in einem Projekt, die aus technischen, organisatorischen oder wirtschaftlichen Gründen gemeinsam oder zusammenhängend bearbeitet werden sollten
  • Teilarbeitspaket (TAP): Umfangreiche Arbeitspakete mit vielen einzelnen Aufgaben können in mehrere Teile zerlegt werden, die dann einzeln besser geplant, gesteuert und überwacht werden können

Abbildung 1 zeigt, wie ein Projektstrukturplan entwickelt und dargestellt werden kann.

Abbildung 1: Projektstrukturplan (Beispiel und Auszug)

Hinweis: Excel-Vorlage für die Projektdatenerfassung

Die Abbildung ist ein Ausschnitt aus der Excel-Vorlage, die Sie unten im Praxisteil dieses Handbuch-Kapitels finden. Mit der Excel-Vorlage erfassen Sie die Daten in Ihrem Projekt, die Sie dann im Rahmen des Multiprojekt-Controllings in einer weiteren Excel-Vorlage zusammenführen und auswerten. Auch die folgenden Abbildungen sind aus den Excel-Vorlagen. Die folgenden Erläuterungen beschreiben die Funktionen der Excel-Vorlagen.

Projekttermine

Für jede Aufgabe, die im Projektstrukturplan aus Abbildung 1 als Projektphasen (P), Arbeitspakete (AP), Teilarbeitspaket (TAP) oder Meilenstein (M) aufgeführt ist, müssen Termine angegeben werden. Sie benennen für das jeweilige Arbeitspaket den Tag für

  • den geplanten Beginn = Beginn-Soll
  • das geplante Ende = Ende-Soll

Im Projektverlauf meldet die Projektleitung oder das Projektcontrolling, wann tatsächlich mit dem jeweiligen Arbeitspaket begonnen wurde. Das sind Beginn-Ist und Ende-Ist als Ist-Termine. In der Excel-Vorlage werden die Plan-Termine und Ist-Termine in einer Liste erfasst (siehe Abbildung 2).

Abbildung 2: Terminplanung im Projekt (Beispiel und Auszug)

Arbeitspakete, die noch nicht begonnen wurden (zum Beispiel Aufgaben-Nr. 2 1 3), haben keinen Eintrag bei Beginn-Ist und keinen Eintrag bei Ende-Ist. Wenn mit dem Arbeitspaket begonnen wurde, aber noch nicht alle dafür notwendigen Aufgaben abgeschlossen sind, bleibt das Feld für Ende-Ist leer (zum Beispiel Aufgaben-Nr. 2 1 2).

Projektkosten

Im Projektverlauf fallen Kosten an. Meist sind das Kosten, die entstehen, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Projektaufgaben übernehmen und bearbeiten. Das sind die Personalkosten, die dem Projekt zugeschlagen werden. Dazu wird ein Kostensatz pro Stunde berechnet. Jede Stunde, die für eine Projektaufgabe aufgewendet wird, wird mit diesem Personalstundensatz multipliziert und dann als Kosten für das Projekt verbucht.

Weitere Kosten, die für das Projekt anfallen, können sein:

  • Nutzungskosten von Räumen, Maschinen, Anlagen, Fahrzeugen etc.
  • Materialkosten
  • Kosten für externe Dienstleistungen (zum Beispiel Rechtsberatung oder Forschungspartner)
  • Reisekosten

In der Excel-Vorlage werden sämtliche Kosten für das einzelne Projekt in einer Tabelle erfasst (siehe Abbildung 3). Sie werden einer Projektphase, einem Arbeitspaket oder einem Teilarbeitspaket zugeordnet – je nachdem, wie genau Sie die Kosten später einzelnen Projektaufgaben zuordnen wollen.

Abbildung 3: Plan-Kosten und Ist-Kosten für das Projekt (Beispiel und Auszug)

Für das Projektcontrolling ist es wichtig, Plan-Kosten und Ist-Kosten zu unterscheiden. Die Plan-Kosten entsprechen dem Budget, das für das Projekt vorgesehen ist und das im Unternehmen dafür eingeplant wird. Es kann auch der Betrag sein, der einem Kundenprojekt und dem Auftragswert entspricht. Die Ist-Kosten ergeben sich aus den genannten Kostenarten und den tatsächlichen Aufwendungen oder Ausgaben für das Projekt.

Dazu werden in der Excel-Vorlage angegeben:

  • Datum, zu dem die Kosten wirksam werden (Tag der Wertstellung)
  • Angabe, ob es sich um Plan-Kosten oder Ist-Kosten handelt
  • Kostenart
  • Kostenhöhe (in Euro)

Projektergebnisse

Ein Projekt wird durchgeführt, um bestimmte Ziele oder Ergebnisse zu erreichen. Das können sein:

  • Die von einem Kunden bestellte Dienstleistung wird erbracht.
  • Das von einem Kunden bestellte Produkt wird geliefert und installiert.
  • Eine neue Technologie wird im Unternehmen eingeführt, in Betrieb genommen und genutzt.
  • Der Umzug in ein neues Gebäude ist abgeschlossen; alle sind am neuen Arbeitsplatz angekommen und arbeiten wieder produktiv.
  • Der im Rahmen eines Change-Management-Projekts neu konzipierte Prozess funktioniert stabil, alle Aufgaben werden wie gewünscht erfüllt und die betroffenen Beschäftigten wurden geschult und verhalten sich entsprechend.

Projektziele und Projektergebnisse sind das, wofür ein Projekt überhaupt gestartet wird. Sie sind entsprechend immer individuell und einzigartig und werden vor dem Projektstart und mit Projektinitiierung festgelegt. Oft werden außerdem Zwischenziele oder Teilergebnisse definiert, damit schon im Projektverlauf sichtbar wird, ob die endgültigen Ziele und Ergebnisse erreicht werden; nicht, dass es am Ende ein böses Erwachen gibt.

Für die Überwachung und Steuerung eines Projekts muss geklärt werden, woran sich erkennen lässt, ob ein Projektziel erreicht ist und ein Projektergebnis vorliegt. Dafür gibt es Kennzahlen. Für sie wird ein Plan- oder Sollwert festgelegt, der anzeigt, dass das gewünschte Ziel oder Ergebnis erreicht ist. Der Planwert wird dann mit dem Istwert der Kennzahl verglichen. Die Differenz zeigt, inwiefern das Ziel oder Ergebnis erreicht ist.

Beispiele für Projekte und mögliche Kennzahlen zur Messung der Projektergebnisse sind:

Entwicklung eines neuen Produkts

Die Entwicklungsabteilung eines Unternehmens plant ein innovatives Nachfolgeprodukt und will dieses bis Ende des Jahres am Markt einführen. Um den Projektverlauf und die Ergebnisse zu messen, werden folgende Kennzahlen ermittelt:

  • Anzahl fertig konstruierter Baugruppen des Produkts pro Monat (Detailzeichnung liegt vor)
  • Anzahl durchgeführter Funktionstests bis zum Meilensteintermin
  • Anteil positiver Bewertungen bei den Markttests mit ausgewählten Testkunden
  • Anteil Kosten für Lieferteile an den Gesamtkosten für das Produkt (Target Costing und Lieferanten-Audits)

Einführung autonomer Teams

Im Rahmen einer Agilitätsoffensive im Unternehmen sollen Teams selbstverantwortlich und eigenständig arbeiten. Dazu wird die Organisationsebene der Teamleitung abgeschafft, die Abteilungsleitung übernimmt für mehrere Teams nur noch Aufgaben der Personalverantwortung. Kennzahlen, die den Fortschritt dieses Change-Management-Projekts sichtbar machen, sind:

  • Anzahl der selbstverantwortlichen Teams im Unternehmen; Teamleitung aufgelöst
  • Anzahl der neu erstellten Stellenbeschreibungen
  • Anzahl der neu definierten Prozesse; Aufgaben, Kompetenzen, Befugnisse, Verantwortung
  • Anzahl der durchgeführten Schulungen der Teammitglieder
  • Anzahl der Kündigungen durch ehemalige Teamleiter

Für jede dieser Kennzahlen wird ein Sollwert festgelegt, der pro Quartal erreicht werden soll. Am Ende eines Quartals zeigt ein Istwert, was im Rahmen des Projekts durchgeführt und erreicht wurde.

Abbildung 4 zeigt für das zweite Beispiel (autonome Teams), was in den drei ersten Quartalen des Jahres 2021 erreicht wurde. Die Rückmeldungen dazu erfolgen durch die Projektleitung und mit der jeweiligen Kennzahl. Sie wird regelmäßig, mindestens einmal pro Quartal, gemessen. Für jede Kennzahl wurde ein Sollwert definiert. Wenn dieser erreicht wird, wird die Kennzahl grün markiert. Durch einen weiteren Toleranzwert wird ein gelber Bereich definiert. Wenn der Toleranzwert nicht erreicht wird, wird die Kennzahl rot markiert.

So lässt sich mit einem Ampelsystem schnell erkennen, welche Ziele erreicht werden und wo gegebenenfalls eingegriffen und gesteuert werden muss.

Abbildung 4: Ergebnisse und Kennzahlen eines Change-Management-Projekts (Beispiel)

Der Wert in der Spalte GRÜN gibt für die Kennzahl die Grenze zwischen dem grünen und gelben Bereich an. Der Wert in der Spalte ROT ist die Grenze zwischen dem gelben Toleranzbereich und dem roten Bereich. Ob ein niedriger oder ein hoher Wert besser ist, hängt von der Art der Kennzahl und ihrer Definition ab. Das wird in der Spalte A entsprechend eingetragen (positiv = hoher Wert ist besser; negativ = niedriger Wert ist besser).

Stammdaten hinterlegen

Zur Steuerung der Excel-Vorlage werden im Tabellenblatt ÜBERSICHT allgemeine Angaben zum Projekt eingetragen:

  • Projektnummer
  • Projektname
  • Projektleiter

Außerdem gelangen Sie über die Schaltflächen zu den jeweiligen Tabellen für die Dateneingabe.

Im Tabellenblatt AUSWAHLLISTEN definieren Sie wichtige Feldnamen und Bezeichnungen sowie die Kennzahlen für die Messung der Projektergebnisse. Damit ist gewährleistet, dass die Einträge einheitlich und konsistent sind. Sie definieren in AUSWAHLLISTEN die Stammdaten für:

  • die Bezeichnung der Kostenarten
  • die Bezeichnungen für die Ebenen zur Beschreibung der Projektstruktur (Phasen, Arbeitspakete, Teilarbeitspakete, Meilensteine)
  • die Namen der verantwortlichen Personen für einzelne Projektaufgaben
  • Einheiten für die Kennzahlen

Außerdem definieren Sie die Kennzahlen für die Messung der Zielerreichung und Ergebnisse mit:

  • Bezeichnung der Kennzahl
  • Art der Kennzahl: positiv = hohe Werte sind besser, negativ = niedrige Werte sind besser
  • Sollwert (grün)
  • untere Grenze des Toleranzbereichs (rot)
  • Einheit, in der die Kennzahl gemessen wird
  • für die Messung der Kennzahl verantwortliche Person
Praxis

Wie Sie Daten für das Multiprojekt-Controlling erfassen

Wenn Sie im Project Management Office und beim Multiprojektmanagement mehrere Projekte überwachen und steuern wollen, brauchen Sie die dafür notwendigen Daten und Informationen.

Sorgen Sie dafür, dass die beschriebenen Informationen zur Projektstruktur, zu Terminen, Kosten und Projektergebnissen in jedem Projekt gepflegt und an Sie für die Steuerung und das Controlling im Multiprojektmanagement zurückgemeldet werden.

Geben Sie dazu die folgende Excel-Vorlage an die jeweilige Projektleitung und an das jeweilige Projektcontrolling mit dem Hinweis, diese Vorlage monatlich an Sie zurückzugeben – mit den entsprechenden Informationen und Einträgen.

Sammeln Sie alle ausgefüllten Vorlagen mit den jeweiligen Projektinformationen und speichern Sie diese in einem Verzeichnis ab. Da jede Projektleitung in jedem Monat eine entsprechende Excel-Datei liefert, speichern Sie diese am besten für das entsprechende Projekt ab mit Projektnummer, Jahr (JJJJ) und Monat (MM). Der Dateiname kann dementsprechend lauten:

Projektnummer_JJJJMM.xlsm, Beispiel: 0001_202109.xlsm

Sie können dafür ein Dateiverzeichnis anlegen, zum Beispiel mit dem Namen:

Projekte/Projektcontrolling/Import (das Verzeichnis wird anschließend für den Import aller Dateien benötigt).

Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels erfahren Sie, wie diese Daten über mehrere Projekte hinweg für eine Excel-Auswertung zusammengeführt und die Ergebnisse visualisiert werden.