Entscheidungsvorlage erstellenEntscheidungssituation klären und formulieren

Was ist Thema der Entscheidungsvorlage?

Zunächst wird in der Entscheidungsvorlage kurz dargestellt, worum es bei der Entscheidung gehen soll. Die Fragestellung, der Bereich, der davon betroffen ist, und das Thema werden benannt. Dies ergibt sich meistens aus der Auftragsklärung.

Beispiele für Entscheidungsfragen sind:

• Soll der Eintritt in einen neuen Markt erfolgen?
  Bereich: Geschäftsleitung. Thema: Markterschließung, neue Kunden, neue Märkte.
• Soll eine neue EDV-Technologie eingesetzt werden?
  Bereich: IT-Abteilung und Anwender in den Fachabteilungen. Thema: Beschaffung von EDV-Hardware und Software.
• Soll eine Personalentwicklungsmaßnahme durchgeführt werden?
  Bereich: Fachabteilung oder die Personalabteilung. Thema: Schulung, Weiterbildung, Personalentwicklung und geeignete Maßnahmen.
• Soll ein Projekt für einen besseren Kundenservice gestartet werden?
  Bereich: Marketing und Vertrieb. Thema: Maßnahmen zur Kundenpflege und Kundenbindung.

Damit sich die Entscheider ein besseres Bild machen können, müssen für die jeweilige Fragestellung und für das Thema der aktuelle Zustand und die Ist-Situation dargestellt werden. Alle für die Entscheidung relevanten Merkmale werden zusammengetragen und beschrieben.

• Was? Elemente, Funktionen, Eigenschaften, Mengen, Häufigkeiten
• Wie? Funktionsweise, Abläufe
• Warum? Anlass, Probleme, Hintergründe, Rahmenbedingungen, Herkunft

Welche Informationen in der Entscheidungsvorlage zu diesen Fragen dargestellt werden, lässt sich nicht allgemein sagen. Es hängt von der Komplexität des Sachverhalts und des Themas ab.

Als Regel gilt: So wenig wie möglich, so viel wie nötig. Welche Details an dieser Stelle in der Entscheidungsvorlage beschrieben werden, wird am Ende vor dem Hintergrund der Analyse der Konsequenzen und Folgen entschieden.

Wichtig ist, dass die Entscheider die Gründe, die Argumente und die Belege für eine Handlungsoption einordnen und nachvollziehen können – auf der Grundlage dessen, was an dieser Stelle zur Fragestellung, zum Bereich und zum Thema im Detail beschrieben wird.

Beispiel: Entscheidung zur Einführung neuer EDV (Hardware und Software)

Wenn es dabei um eine neue Version der Office-Programme geht, die alle im Unternehmen kennen, dann genügen wenige Informationen zu diesem Sachverhalt. Welche Anbieter kommen infrage, wie kann die Umstellung erfolgen, wie werden die Anwender geschult?

Wenn es um eine komplexe betriebswirtschaftliche Anwendung geht, mit vielen Schnittstellen, wichtigen Prozessen und viel Geld, das investiert werden soll, dann braucht es ausführlichere Informationen über die Problematik und die einzelnen Aspekte, die betrachtet werden müssen.

Warum muss etwas entschieden werden?

Aus der Beschreibung der Ist-Situation muss sich ein Grund ergeben, aus dem sich ableiten lässt, dass etwas geändert oder entschieden werden muss oder sollte – der Entscheidungsgrund oder Entscheidungsanlass. Gründe für eine Entscheidung können beispielsweise sein:

• Probleme, Defizite, Schwierigkeiten, Mängel, die behoben werden müssen, damit Kunden oder Mitarbeitende zufrieden sind oder damit Prozesse reibungslos ablaufen können.
• Chancen oder Risiken, die sich für die Zukunft aufgrund vorangegangener Analysen oder Studien erkennen lassen und auf die das Unternehmen reagieren sollte.
• Verbesserungspotenziale, die entdeckt wurden, oder Verbesserungsvorschläge, die Mitarbeitende machen und die nun umgesetzt werden könnten.
• Andere Rahmenbedingungen durch organisatorische Veränderungen oder den Kauf eines Unternehmens, wodurch Abläufe verändert und Aufgaben neu verteilt werden müssten.
• Gesetze oder Regelungen, die sich verändert haben und die nun im Unternehmen umgesetzt und angewendet werden müssen, wobei es mehrere Möglichkeiten gibt, diese Vorgaben einzuhalten.

Sind die Gründe offensichtlich und zwingend, spricht man auch vom Anlass oder Auslöser für eine Entscheidung. Mit der Beschreibung dieser Gründe und Anlässe machen Sie in Ihrer Entscheidungsvorlage deutlich, welche Relevanz es hat, dass etwas entschieden wird und was entschieden wird.

Sie zeigen die Dringlichkeit und die Tragweite der Entscheidung. Das sind Aspekte, die für den Entscheider wichtig sind, um sich für eine Handlungsoption oder für das Nichtstun (auch eine Entscheidung) zu entscheiden.

Beispiel: Gründe für neue EDV (Hardware und Software)

Ein Grund für eine neue Version der Office-Programme kann sein, dass der Anbieter für die im Unternehmen genutzte Version keine Sicherheits-Updates mehr anbietet.

Bei einer komplexen betriebswirtschaftlichen Anwendung können neue Unternehmensprozesse, veränderte Organisationsstrukturen oder Mengenwachstum Gründe dafür sein, dass ein altes System abgelöst werden muss.

Was genau soll entschieden werden?

Schließlich ergeben sich aus der Beschreibung und Bewertung der Ist-Situation und des Entscheidungsthemas sowie aus den Entscheidungsgründen oder Anlässen die Entscheidungssituation und die genaue Entscheidungsfrage. Diese müssen Sie möglichst klar und eindeutig in Ihrer Entscheidungsvorlage benennen. Damit fassen Sie zusammen, worum es bei der Entscheidung gehen soll: Was genau soll von wem entschieden werden?

Beispiele für diese Formulierungen sind:

Es liegt eine Anfrage aus Indien vor, ob die Produkte des Unternehmens dort verkauft werden können. Es soll entschieden werden, ob die Produkte für den indischen Markt angepasst und eine Vertriebsorganisation in Indien aufgebaut wird.

Die bisherige EDV-Lösung führt dazu, dass Prozesse im Unternehmen langsam und schwerfällig sind, sodass die Mitarbeitenden oft frustriert sind und ihre Aufgaben nicht erledigen können. Es soll über den Kauf neuer Hardware und neuer Software entschieden werden, und das Budget dafür soll freigegeben werden.

Die Personalabteilung erstellt ein Trainings- und Entwicklungsprogramm für die Fachabteilung, um die Kompetenzen der Mitarbeitenden für die neuen Anforderungen zu erweitern. Es soll über die Budgetfreigabe entschieden werden.

Das Unternehmen verliert im Vergleich zum Wettbewerb Marktanteile. Die Kundenbeschwerden nehmen zu. Es sollen Maßnahmen entwickelt werden, um die Kundenzufriedenheit und die Kundenbindung zu steigern. Es soll dann entschieden werden, welche der vorgeschlagenen Maßnahmen realisiert werden.

Diese Beispiele zeigen, dass mit einer Entscheidung oft eine Budgetfreigabe verknüpft ist. Die Entscheidungssituation kann also kurz so formuliert werden:

Gibt es das Budget in Höhe von X Euro für die Maßnahme Y? Ja oder Nein.

Die Entscheidungsvorlage ist dann das schriftliche Konzept, das mit der Entscheidung in ein Projekt überführt wird, in dem Aktivitäten durchgeführt werden, die Zeit und Geld kosten.

Klären Sie für den ersten Teil Ihrer Entscheidungsvorlage folgende Punkte:

• Thema, Bereich und Ist-Situation
• Grund oder Anlass
• Entscheidungsfrage

Nutzen Sie dafür (und für alle weiteren Schritte) die folgende Vorlage.

Wenn die Entscheidungssituation klar ist, können Sie die unterschiedlichen Handlungsoptionen, Lösungsmöglichkeiten und Alternativen entwickeln, zusammenstellen und beschreiben.