Einarbeitung neuer MitarbeiterInhalte eines Einarbeitungsplans und Handbuch für die Einarbeitung

Ein Einarbeitungsplan enthält alle Informationen für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und für alle Kolleginnen und Kollegen. Er benennt, was vorbereitet, geplant, vermittelt, gezeigt, geschult und geregelt werden muss. Die wichtigen Inhalte sind im Folgenden benannt.

Einarbeitungsplan als Checkliste für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Ihr Einarbeitungsplan fasst den Ablauf der Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einem Dokument zusammen. Das ist das Handbuch für die Einarbeitung. Dieses Handbuch hilft Ihnen immer dann, wenn eine Stelle neu besetzt wird und eine Bewerberin oder ein Bewerber dafür einen Arbeitsvertrag erhält. Damit ist meistens geklärt, wann der erste Arbeitstag ist und die oder der Neue „vor der Tür steht“.

Folgende Inhalte sollte jeder Einarbeitungsplan haben:

Informationen für den Mitarbeiter vor dem ersten Arbeitstag

  • Begrüßungsschreiben
  • Arbeitsvertrag
  • sonstige vertragliche Vereinbarungen
  • Info-Blatt, welche Daten zum ersten Arbeitstag oder vorab benötigt werden
  • Agenda für den ersten Arbeitstag, Meetings in der ersten Woche
  • Informationen zum Unternehmen, zu Produkten, Märkten, Kunden und Wettbewerb
  • Informationen zur Wohnungssuche
  • Lageplan, Anfahrtsbeschreibung, ÖPNV-Verbindungen
  • Parkplatz-Ticket
  • Hinweis: Melden Sie sich am ersten Arbeitstag bitte hier …

Informationen für Mitarbeiter, die den Arbeitsplatz vorbereiten

  • Raum, Arbeitsplatz
  • Möblierung
  • Arbeitsgeräte: PC, Laptop, Mobiltelefon, Telefon
  • Arbeitsmittel: Papier, Stifte
  • besondere Vorrichtungen (zum Beispiel bei einer Behinderung)
  • Zugänge EDV: Benutzername, Passwort
  • Berechtigungen Dateiablage
  • E-Mail-Adresse und Postfach
  • Zugangskarten, Mitarbeiterausweis
  • Schlüssel
  • Vorlagen (Office-Programme, Signaturen)
  • Visitenkarten
  • Tür- und Namensschilder
  • Telefonnummer und Telefonverzeichnis
  • alle Dokumente, die der Mitarbeiter erhält: Handbücher, Verfahrensanweisungen, Regelungen, Unterweisungen, aushangpflichtige Gesetze

Vorabinformationen an Kolleginnen und Kollegen

  • Geschäftsleitung
  • Vorgesetzte
  • Teammitglieder
  • Mitarbeiter (falls neuer Mitarbeiter selbst Vorgesetzter ist)
  • andere Abteilungen und Teams
  • Empfang, Zentrale
  • Betriebsrat
  • Hausmeister, Kantine

Ablaufplan erster Arbeitstag

  • Abholen und Begrüßung
  • Vorstellen Arbeitsplatz und Ausstattung
  • Vorstellen der Kolleginnen und Kollegen
  • Rundgang im Unternehmen
  • Vorstellung Ansprechpartner, Mentor oder Pate
  • Einweisungen in Arbeitsplatz und Arbeitsgeräte
  • die wichtigsten Regeln im Team
  • Arbeitszeiten, Einsatzpläne, Urlaubspläne und sonstige Regelungen
  • gemeinsamer Kantinenbesuch

Ablauf erste Arbeitswoche(n)

  • Informationen zur ersten Arbeitswoche
  • Team-Meetings, Jour fixe
  • Unterweisungen zu formalen Regelungen: AGG, Datenschutz, Datensicherheit, Geheimhaltung, Arbeitsschutz, Hygieneregeln, Brandschutz
  • alle Informationen und Dokumentationen zu Aufgaben und Prozessen: Handbücher, Checklisten, Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen, Dokumentationspflichten
  • Ablagesystematik
  • geplante und laufende Projekte
  • Hotline bei organisatorischen und technischen Problemen
  • sonstige Regeln: Kleiderordnung, Umgang mit Kunden etc.
  • Übergabe Dienstwagen
  • Gespräch mit der Vorgesetzten: Ziele, Erwartungen, Unterstützung

Aufgaben in der Probezeit

  • Einarbeitung in das Aufgabengebiet
  • Bearbeitung der einzelnen Fachthemen
  • Mitarbeit in Projekten, Gremien
  • Einfinden ins Team
  • Einführung bei Kunden, Lieferanten und anderen Partnern
  • Weiterbildung, Schulungen, Trainings
  • Feedback zu Leistung und Verhalten durch Vorgesetzte
  • Feedback vom neuen Mitarbeiter ans Team und an die Vorgesetzte
  • Bewertung des neuen Mitarbeiters vor Abschluss der Probezeit
  • Beschluss über Weiterbeschäftigung nach der Probezeit
Praxis

Alle genannten Punkte und Inhalte eines Einarbeitungsplans sind in der folgenden Vorlage und Checkliste zusammengefasst. Erstellen Sie damit den Einarbeitungsplan, der personenunabhängig in Ihrem Unternehmen genutzt werden soll.

Leiten Sie daraus ein Formblatt ab, mit dem Sie die Einarbeitung des einzelnen neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin planen. Mit der folgenden Vorlage ist ein solches Formblatt (Formular) bereits vorbereitet.

Die genannten Punkte und Aspekte sind zunächst allgemein gültig für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie passen diese bei Bedarf an die jeweilige Person und an Ihr Unternehmen und Team an. Und Sie ergänzen alle fachspezifischen und aufgabenspezifischen Aspekte.