MesseplanungMesseauftritt nachbereiten

Die Ziele Ihrer Messebeteiligung können Sie nur erreichen, wenn Sie nach der Messe aktiv werden. Sie müssen potenzielle Kunden kontaktieren, Partnerschaften initiieren und vorantreiben oder Fachkräfte ansprechen. Außerdem ist jede Messe eine gute Gelegenheit, die Leistungen des Unternehmens zu prüfen und kritisch zu hinterfragen.

Kurzfristige Nachbereitung der Messe

Sicherlich werden Sie zuerst darangehen, Ihre Umsätze zu steigern, indem Ihr Vertrieb kurzfristig die Kontakte mit den Standbesuchern aufarbeitet. Doch auch andere Unternehmensbereiche werden von den Ergebnissen Ihrer Ausstellungsaktivität profitieren. Ein Messebesuch wirkt daher über Monate auf das weitere betriebliche Geschehen und die Entwicklung Ihres Unternehmens ein. Zum Beispiel in diesen Bereichen:

  • Kontaktaufnahme mit Interessenten und potenziellen Kunden, um Geschäfte anzubahnen
  • Beteiligungen und Kooperationen mit Lieferanten oder anderen Partnern
  • Erweiterung der Handelsvertretungen, der Vertriebspartner und der Distributionswege
  • Verbesserung des Leistungsangebots durch das Produktmanagement
  • Kontaktaufnahme zu neuen Lieferanten durch den Einkauf
  • Kontaktaufnahme zu wissenschaftlichen Einrichtungen durch die Entwicklungsabteilung
  • Kontaktaufnahme zu neue Fachkräften durch die Personalabteilung

In einer ersten Nachbesprechung werten Sie die Gesprächsprotokolle und Messerfahrungen aus und leiten daraus einen Maßnahmenplan ab. Bringen Sie die Dinge auf den Punkt. Stellen Sie in der Besprechung mit dem Standpersonal und allen Messebeteiligten fest, wie die Dinge gelaufen sind und beratschlagen Sie, welche Schlüsse Sie daraus ziehen wollen. Legen Sie gemeinsam die Ziele fest, auf die sich einzelne Abteilungen und Mitarbeiter in der Nach-Messe-Aktivität konzentrieren müssen. Halten Sie alles in einem Besprechungsprotokoll fest und legen Sie jetzt bereits grob den Termin für die zweite Nachbesprechung in etwa einem halben Jahr fest.

Danach können Fachbesprechungen folgen, wo die Ergebnisse und Zielsetzungen aus der ersten Ausstellerbesprechung im Einzelnen und fachbezogen diskutiert werden. Ein Protokoll dient als Gedächtnisstütze und Kontrollmedium.

Längerfristige Nachbereitung der Messe

Ob Ihre Beteiligung an der Messe ein Erfolg war, werden Sie erst nach etwa sechs Monaten beurteilen können. Das Ergebnis, das sich dann erkennen lässt, kann vielfältig sein. Schlimmstenfalls stellen Sie fest, dass die Messebeteiligung keinen Beitrag zur besseren Verwirklichung Ihrer Unternehmensziele gebracht hat. Wahrscheinlicher aber werden Ihre Nach-Messe-Aktivitäten zu einer Veränderung und zur Optimierung Ihrer Unternehmensaktivitäten führen.

Führen Sie nach etwa einem halben Jahr die zweite Nachbesprechung durch. An dieser Besprechung nimmt auch die Leitung der Fachabteilungen Ihres Unternehmens teil. Die Fachleiter legen einen Ergebnisbericht vor, in dem sie erläutert, welche Erkenntnisse sie aus der Messebeteiligung gewonnen hat, was sie im Einzelnen nach der Messe unternommen hat und welche Ergebnisse dies gebracht hat. Jetzt schließt sich der Kreis. Hat die Messeaktivität einen positiven Effekt auf das Unternehmen gezeigt? Falls Ungleichgewichte zwischen Erwartungen und deren Umsetzung und Realisierung sichtbar werden, kann die Diskussion zu einer weiteren Konkretisierung und verbesserten Zielsetzungen führen.

Und nach der Messe ist vor der Messe! In Ihrer zweiten Nachbesprechung sollte gemeinsam eine Entscheidung getroffen werden, ob eine weitere Messebeteiligung wünschenswert ist. Vielleicht ist sogar ein direkter Übergang von der Nachbesprechung zur Vorbesprechung des nächsten Messeauftritts sinnvoll. Hier können die Ergebnisse und Erfahrungen des vergangenen halben Jahres nach der Messeteilnahme genutzt werden. In dieser ersten Vorbesprechung wird dann wiederum der Zeit- und Aktionsplan erstellt; er soll auf den Erfahrungen der vorigen Messe aufbauen. Denn die nächste Ausstellung beginnt in ... Monaten!

Praxis

Ergebnisse und Messefeedback bearbeiten

Die Auswertung Ihrer Messeaktivität muss alle Informationen umfassen, die Sie während der Messe erfasst haben. Da sind zuerst die Gesprächsprotokolle auszuwerten. Vielleicht haben Sie ja auch einen Vortrag im Konferenzbereich gehalten und dort sogar einige Ihrer Feedbackbögen ausgefüllt bekommen.

Sollten Sie im Stress der Vorbereitung nicht daran gedacht haben: hier ist eine Vorlage für das Einholen von Kunden- oder Zuhörer-Feedback.

Problembearbeitung nach der Messe

Und natürlich haben alle Beteiligten einen Eindruck von der Messe mitgenommen. Hier ist es wichtig, auch kritische Aspekte anzusprechen. Probleme gehören nicht unter den Teppich gekehrt, sondern sollten als Gelegenheit zur Verbesserung erkannt werden. Kritische Punkte sind manchmal heikel, insbesondere wenn sie Personen betreffen. Nutzen Sie die folgende Vorlage für ein Messe-Review, das bei der Problembearbeitung auf die Sache und nicht auf Personen ausgerichtet ist.

Messenachbereitung führt zum Projektmanagement

Mit hoher Wahrscheinlichkeit entstehen aus der Messenachbereitung eine ganze Reihe von Aufgaben, die sofort oder bis zur nächsten Messe erledigt werden müssen. Machen Sie aus großen Aufgaben ein Projekt und nehmen Sie die kleinen Aufgaben in Ihre To-do-Liste auf. Das sind die Aufgaben, die wirklich in Angriff genommen werden müssen. Sie gehören in einen Arbeitsauftrag.

Nutzen Sie die folgende Vorlage, um einzelne Arbeitsaufträge aus den Messeergebnissen und Erkenntnissen abzuleiten und dann abzuarbeiten.

Die Messearbeit ist keine Ablenkung von den produktiven Tätigkeiten Ihres Unternehmens, sondern hilft, Zweck und Ziele Ihres Bereichs und Ihres Unternehmens zu realisieren: Umsatz und Gewinn zu erwirtschaften. Oft kommt es durch die Fülle der Ergebnisse und To-dos, die Sie von der Messe mitgebracht haben, zu einer (temporär) hohen Arbeitslast. Wenn diese zu mehr Kunden, neuen Produktideen und am Ende zu mehr Umsatz und Gewinn führt, dann haben sich die Messeplanung und die Messeteilnahme gelohnt.

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