Führen ohne VorgesetztenfunktionRückmeldung an Teammitglieder und Kollegen geben

Wie können Sie Rückmeldungen an das Team zweckorientiert geben? Welche Formulierungen unterstreichen die Wertschätzung gegenüber Mitarbeitenden? Und was tun Sie als Führungskraft, wenn die Zusammenarbeit nicht funktioniert? 6 Regeln für eine wirkungsvolle Rückmeldung.

Wenn die Zusammenarbeit nicht klappt

Ein Teammitglied erscheint zu Besprechungen grundsätzlich zu spät oder bringt sich nur mit destruktiven Bemerkungen ein. Ein Kollege hält vereinbarte Termine nicht ein. Eine andere Kollegin liefert kurz vor dem Abgabetermin ein Ergebnis, mit dem Sie nichts anfangen können.

Als Führungskraft ohne disziplinarische Macht haben Sie zunächst keine Möglichkeit, schlechte Leistungen oder Fehlverhalten zu sanktionieren. Sie können keine Anweisungen erteilen und den betroffenen Teammitgliedern sagen, was sie tun sollen. Aber Sie können Rückmeldung geben.

Sie sollten immer deutlich vermitteln, wenn etwas fehlt oder was verbessert werden muss. Sie müssen klar sagen, was Ihnen an der Leistung oder am Verhalten einer Person missfällt und welche Erwartungen Sie haben. Um den Betroffenen nicht zu überrumpeln, ihn zu verärgern oder zu provozieren, müssen Sie sich an Regeln halten, damit die Rückmeldung ankommt und Wirkung zeigt.

Feedback geben – 6 Regeln für Führungskräfte

1. Rückmeldung sofort geben
Rückmeldungen müssen unmittelbar erfolgen, nachdem das Ereignis eingetreten ist. Dann ist auch die betreffende Person offen für eine Rückmeldung und es werden keine Emotionen aufgestaut.

2. Rückmeldung vertraulich geben
Das Gespräch sollte vertraulich unter vier Augen geführt werden. Die kritisierte Person sollte keinen Gesichtsverlust vor anderen erleiden. Ausnahme: Loben darf man auch vor anderen.

3. Kosten und Nutzen der Rückmeldung abwägen
Fragen Sie sich: Welche Vorteile und welche Nachteile bringt es mir, wenn ich meinen Mitarbeiter jetzt kritisiere? Häufige Rückmeldung oder Ermahnungen wegen Kleinigkeiten kann nach einer Weile keine Wirkung mehr haben oder den Mitarbeiter grundsätzlich demotivieren.

4. Eigene Einschätzung hinterfragen
Die eigene Einschätzung hinterfragen und prüfen, was Ihre persönlichen Beweggründe sind, wenn Sie einen Mitarbeiter kritisieren wollen. Sind es grundsätzliche Einstellungen oder wirklich nur bestimmte Sachverhalte? Bleiben Sie bei den Rückmeldungen ausgewogen und gerecht gegenüber allen.

5. Die Meinung des anderen erfragen
Wenn Sie eine Rückmeldung geben, lassen Sie den Mitarbeiter seine Leistung oder sein Verhalten selbst bewerten. Beispiele: „Was halten Sie von Ihrem Ergebnis?“ oder: „Wie sehen Sie Ihre Rolle in unseren Besprechungen?“ Eine solche Frage können Sie vor oder nach Ihrem Feedback stellen.

6. Kritik dosieren
Sprechen Sie nur die Themen an, die besonders wichtig sind. Sprechen Sie also nicht alles an, was sich angestaut hat, sondern nur die Punkte, die wichtig sind, um Leistungen zu verbessern und die Projektziele zu erreichen.

Feedback wertschätzend geben

Rückmeldungen sollten möglichst konkret und sachlich sein. Es geht immer darum, dass Sie einen Sachverhalt oder eine Verhaltensweise beurteilen, aber nicht die Person als solche. Die Wertschätzung gegenüber dem Menschen darf nicht verloren gehen. Deshalb sollten Sie im Gespräch mit dem Mitarbeiter

  • das konkrete Ergebnis seiner Arbeit oder sein Verhalten, um das es geht, beschreiben;
  • erklären, welche Auswirkungen das auf das Projekt hat, wie die anderen Mitarbeitenden im Team und Sie selbst davon betroffen sind und welche Konsequenzen sich daraus ergeben; 
  • Vorschläge machen, was geändert werden soll, welche Alternativen es gibt und welche Wünsche und Erwartungen Sie haben.

Rückmeldung zweckorientiert geben

Als Team- oder Projektleiter steht für Sie auch nicht die allgemeine Leistung oder das grundsätzliche Verhalten eines Mitarbeiters im Blickfeld des Feedback-Gesprächs. Ihnen geht es darum, dass die in Ihrem Projekt vereinbarten Ziele erreicht und die Regeln der Zusammenarbeit eingehalten werden.

Denn alle anderen Teammitglieder beobachten meist sehr genau, welche Leistungen und welches Verhalten toleriert, honoriert oder kritisiert wird. Und hier spielt eine besonders wichtige Rolle: Loben Sie spontan auch gute Leistungen, wenn diese es wert sind!

Praxis

Rückmeldung geben

Überprüfen Sie bei der Zusammenarbeit mit Ihren Kolleginnen und Kollegen im Team:

  • Welche Leistungen und welches Verhalten müssen Sie ansprechen, damit Sie Ihre Projektziele erreichen?
  • Halten Sie Leistungen und Verhaltensweisen fest, die die Arbeitsweise im Projekt behindern oder den Projekterfolg gefährden.
  • Sprechen Sie die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an und geben Sie Ihnen eine Rückmeldung.

Mit der folgenden Vorlage können Sie sich auf das Gespräch vorbereiten und sich Notizen zum Sachverhalt machen.

Wo Menschen zusammenarbeiten, kann es immer zu Konflikten kommen. Auch wenn Sie keine disziplinarische Macht haben, müssen Sie solche Konflikte bearbeiten und lösen. Wie Sie dabei vorgehen, lesen Sie im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.