Einarbeitung neuer MitarbeiterWarum Sie einen Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter brauchen

Schlechtes Onboarding macht einen schlechten Eindruck und verursacht Kosten

In den ersten Arbeitstagen entstehen bei neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wichtige Eindrücke vom Unternehmen, von der Abteilung, vom künftigen Arbeitsplatz, den Führungskräften und von den Kolleginnen und Kollegen. Oft unterschätzen Unternehmen die Bedeutung der Mitarbeitereinführung und vernachlässigen deshalb eine gründliche Einarbeitung.

Allzu oft sitzt die neue Kollegin oder der neue Kollege erst einmal herum. Der Neue weiß nicht so recht, was er nun eigentlich tun soll. Seine Chefin hat gerade an diesem Tag keine Zeit und die anderen Mitarbeiter drücken sich vor diesem „lästigen Job“. Nur widerwillig erklären sie das Notwendige.

Beim neuen Mitarbeiter erzeugt es ein mulmiges Gefühl, wenn niemand für die Mitarbeitereinführung verantwortlich ist. Weiß er doch nicht, ob sich seine Kollegen nur unsicher fühlen (weil sie einfach keinen klaren Einarbeitungsplan haben) oder ob sie ihm gegenüber Vorbehalte haben.

Die Folgen: Betroffene brauchen lange, um mit den neuen Abläufen und Prozessen zurechtzukommen, machen aufgrund der schlechten Mitarbeitereinführung häufiger Fehler oder verlassen schnell wieder das Unternehmen.

Wenn der Prozess der Bewerberauswahl von Neuem losgeht, die Stimmung im Team sinkt, weil ständig Neue kommen und gehen, verursacht das Kosten, die durch eine gute Einarbeitung gar nicht erst entstehen. Wer die Mitarbeitereinführung (das Onboarding) nicht ernst nimmt, nimmt langfristig sogar ein schlechteres Image als Arbeitgeber in Kauf.

Ziel und Zweck des Einarbeitungsplans für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Die richtige Vorbereitung und die Planung des Einstiegs einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters lohnen sich. Die Ziele, die mit der Einarbeitung verfolgt werden und die ein guter Onboarding-Plan berücksichtigt, sind:

• Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen sich schnell wohlfühlen und schnell integriert werden.
• Sie brauchen alle wichtigen Informationen und müssen alles Wichtige kennenlernen.
• Die Arbeitsgeräte und Werkzeuge, die sie brauchen, müssen funktionieren.
• Die Neuen arbeiten sich schnell ein und sind bald produktiv.
• Das Unternehmen und die Führungskräfte können bis zum Ende der Probezeit die Leistung der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besser einschätzen.

Die Einführung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihre Aufgaben und in die Gepflogenheiten des Unternehmens führen zu einer schnellen Integration ins Team oder in die Abteilung und die neuen Kolleginnen und Kollegen können schnell selbstständig ihre neuen Aufgaben erfüllen.

Manche Unternehmen haben für die Einführung und den Einarbeitungsprozess eine Broschüre, eine Dokumentation oder ein ausführliches Handbuch „Für neue Kolleginnen und Kollegen“ entwickelt, das sie mit dem Einstieg übergeben.

Doch das allein reicht nicht aus. Es muss sich auch jemand um die neue Person kümmern – eine wichtige Aufgabe jeder Führungskraft, das zu organisieren.

Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Team integrieren

In solchen Momenten springt manchmal ein Kollege oder eine Kollegin ein. Sie nehmen die Neuen an die Hand und erklären:

• wie das hier so läuft,
• wer wichtig ist,
• wo man was findet,
• wie der Kopierer funktioniert.

Und nach ein paar Stunden nehmen sie ihre neuen Kollegen sogar mit in die Kantine. Das ist alles sehr wichtig, um sich schnell einzufinden und einen Bezug zur „neuen beruflichen Heimat“ herzustellen.

Doch eine effektive Einarbeitung ist das noch nicht. Erst ein klarer und systematischer Plan zur Einarbeitung führt die neue Kollegin und den neuen Kollegen zielgerichtet an ihre Aufgaben heran, macht sie schnell zu einem wertvollen und akzeptierten Teammitglied und baut ihre Unsicherheit und Hemmungen schnell ab.

Auch die neuen Mitarbeitenden müssen aktiv werden

Für ein erfolgreiches Onboarding sind aber nicht nur die Vorgesetzten und das Team verantwortlich. Auch die neuen Kolleginnen und Kollegen tragen dafür Verantwortung, dass sie sich gut und schnell in ihre Aufgaben, ins Team und ins Unternehmen einfinden. Sie haben eine aktive Rolle.

Dazu gehören folgende Aspekte:

• Sie müssen sich positiv auf die Aufgaben, das Team und die neue Umgebung einlassen, sie sollten nicht mit Vorbehalten und Bedenken starten.
• Sie sollten neugierig auf die neuen Aufgaben und auf neue Beziehungen sein.
• Sie müssen von sich aus aktiv werden, wenn sie Fragen haben, Informationen brauchen oder Sinn und Zweck ihrer Aufgaben verstehen wollen.

Dazu müssen die Neuen Feedback von ihren Kolleginnen und Kollegen und den Vorgesetzten einfordern. Sie müssen erkennen und erfahren, welches Maß an Eigeninitiative im Team erwünscht ist. Vorgesetzte müssen dazu ermuntern, dieses Feedback abzufragen.

Gerade in den ersten Tagen und Wochen am neuen Arbeitsplatz ist das ein Ausprobieren und sich nähern. Die neuen Mitarbeitenden müssen lernen, wann sie übers Ziel hinausschießen und was an Offenheit und Engagement von den Kolleginnen und Kollegen im Team erwartet und toleriert wird. Da sind ein feines Gespür und Ausbalancieren gefragt.

Neue Mitarbeitende nicht überfordern

Auch wenn die Einarbeitung zügig und professionell vonstattengehen soll, bedenken Sie, dass vieles, was für Sie selbstverständlich ist, für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wirklich neu ist – und deshalb immer erst verstanden und verarbeitet werden muss. Das braucht auch Zeit. Beachten Sie insbesondere:

• Nicht zu viel auf einmal
  Überfluten Sie die Neuen nicht mit Informationen. Starten Sie den Einarbeitungsprozess mit den wichtigsten Grundlagen und erklären Sie dabei vor allem ihre Relevanz, also Sinn, Zweck, Ziele, die damit verbunden sind. Darauf aufbauend können Sie das Aufgabenspektrum der Neuen allmählich erweitern.
• Realistisch bleiben
  Vermitteln Sie realistische Erwartungen und Verantwortlichkeiten – und stellen Sie sicher, dass diese mit der Stellenbeschreibung übereinstimmen. Setzen Sie machbare Ziele. Kommunizieren Sie dabei, worum es Ihrem Team und Ihrem Unternehmen jeweils geht, und wie der oder die Neue dazu beiträgt, diese Ziele zu verwirklichen.
• Insiderjargon vermeiden
  Reduzieren Sie unternehmensinternen Fachjargon und Abkürzungen auf ein Minimum. Ansonsten kann bei den Neuen schnell das Gefühl entstehen, Außenseiter zu sein. Achten Sie darauf, welche Sprache Sie verwenden, und erklären Sie lieber zu viel als zu wenig. Es könnte auch sinnvoll sein, ein Handbuch mit Begriffsdefinitionen und Abkürzungen für Ihre Organisation zu erstellen.