ProjektmanagementProjektdefinition

Wie definieren Sie den Projektauftrag und die Projektziele klar? Was müssen Sie in der Phase der Projektdefinition beachten? Und wie bereitet man sich auf das Projekt adäquat vor? Erfahren Sie, wo Fehlerquellen lauern. Außerdem: Tipps für die praktische Umsetzung und Vorlagen für das Projekt-Canvas sowie das Projekt-Kick-off.

Projektziele definieren

Ein entscheidender Erfolgsfaktor im Projektmanagement ist, Ziele festzulegen. Deshalb stehen Sie am Beginn des Projekts. Sie werden mit der Projektdefinition festgelegt, vereinbart und definiert. Aus den übergeordneten Projektzielen werden in einem weiteren Schritt Teilziele abgeleitet.

Eine klare, verständliche und präzise Zielformulierung gibt die Richtung vor, in die geplant werden muss. In der Regel geschieht dies über den schriftlichen Projektauftrag als Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

Die Projektziele sind gleichzeitig die Kriterien für die Erfolgskontrolle, ohne die eine nachvollziehbare Beurteilung der Projektergebnisse nicht möglich ist. Die Projektziele machen auf diese Weise während der Durchführung des Projekts sichtbar, ob das Projekt noch auf dem richtigen Weg ist.

Projektziele

Das entscheidende Projektziel ergibt sich aus dem Projektauftrag, der Aufgabe und dem Ergebnis, das mit dem Projekt erreicht werden soll; das Ergebnisziel. Es leitet sich aus den Anforderungen oder aus dem Lastenheft des Auftraggebers ab. Am Projektergebnis lässt sich erkennen, ob und wie das Projektziel erreicht ist.

Gleichzeitig spielen nebengeordnete Projektziele in Bezug auf Einhaltung des Projektbudgets (Kostenziel) und des Zeitplans (Terminziel) eine große Rolle; die Vorgehensziele.

Wie Projektziele formuliert werden

Ein Ziel beschreibt eine konkrete Vorstellung von einem in der Zukunft liegenden, wünschenswerten Zustand. Projektziele sollten demnach aus übergeordneten Zielen abgeleitet und mit diesen verknüpft sein. Damit wird sichtbar, warum es das Projekt überhaupt braucht, welcher Zweck damit verfolgt wird und welchen Sinn das Projekt ergibt. Das macht das Projekt für das Unternehmen relevant.

Die Projektziele müssen spezifisch, messbar, anspruchsvoll und terminiert sein. Das drückt die sogenannte SMART-Formel für die Zielformulierung aus.

Projektziele vorgeben und besprechen

Projektziele sollten allen Beteiligten bekannt sein. Alle Mitglieder im Projektteam sollten die Ziele nachvollziehen und akzeptieren können. Das setzt voraus, dass die Ziele vom Auftraggeber zwar vorgegeben, deren Bedeutung und Ausgestaltung aber im Projektteam besprochen wird.

Zielvereinbarung bedeutet:

  • gemeinsames Festlegen
  • anzustrebender Ergebnisse
  • für einen bestimmten Zeitraum
  • in knapper, schriftlicher Form.

Erfolgsfaktoren für Projektziele

Wichtige Merkpunkte und Leitlinien für die Vereinbarung und Formulierung von Projektzielen sind:

  • Projekte erfolgreich abzuwickeln, setzt voraus, sich über Ziele einig zu sein. Setzen Sie sich frühzeitig mit den Zielen Ihres Projekts auseinander. Was soll in ein bis zwei Jahren anders sein als heute?
  • Sorgen Sie für eine vollständige Transparenz der Projekthintergründe. Klären Sie, welche Erwartungen der Auftraggeber hat. Gibt es Anzeichen für verdeckte Erwartungen vonseiten des Auftraggebers oder der vom Projekt Betroffenen?
  • Verwenden Sie Ihre Energie zunächst auf das Finden, Festlegen und Formulieren von Zielen.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele anspruchsvoll, aber auch erreichbar sind.
  • Überlegen Sie, wer oder was Ihnen bei der Zielerreichung behilflich sein und was oder wer die Zielerreichung behindern könnte.
  • Ziele sind überprüfbar, wenn sie bezüglich Inhalt, Quantität und Zeit keine Interpretationen zulassen und wenn es für die Bewertung der Zielerreichung Kriterien oder Kennzahlen gibt.
  • Unterscheiden Sie zwischen Zielen einerseits und Aufgaben oder Maßnahmen andererseits.

Wie Projektauftrag und Projektbeschreibung zusammenhängen

Der Projektauftrag ist eng mit den Projektzielen verknüpft. Einerseits leiten sich die Ziele aus dem Auftrag ab; andererseits ergibt sich aus der klaren Zielformulierung der genaue Projektauftrag und damit die Projektbeschreibung.

Ein detaillierter Projektauftrag und eine detaillierte Projektbeschreibung umfassen im Wesentlichen:

  • die Gesamtzielsetzung des Projekts sowie entsprechende Teilziele
  • die Verantwortung für das Projekt (Projektleitung) inklusive der zugeordneten Aufgaben und Kompetenzen
  • die Ressourcen in Bezug auf Personal, Arbeitszeit, Budget, die zur Verfügung stehen
  • den Termin- und Zeitplan mit Meilensteinen
  • die Autorisierung des Projekts in Form des schriftlichen Kontrakts zwischen Auftraggeber und Projektleitung

Projektauftrag als Projekt-Canvas darstellen

Mit der Canvas-Methode sollen komplexe Sachverhalte auf einer Seite und auf den Punkt genau dargestellt werden. Sie ist eine besondere Technik zur Visualisierung. Auch Projekte und der Projektauftrag lassen sich als Projekt-Canvas abbilden. Allerdings gibt es dafür keinen Standard, sondern viele unterschiedliche Beispiele.

Alle zeichnet aus, dass sie fünf bis zwölf Projektmerkmale in einer Übersicht wie in Abbildung 1 zusammenführen. Das sind:

  • Projektgegenstand
  • Stakeholder
  • Projektziele
  • Projektnutzen
  • Ressourcen
  • Projektteam
  • Kosten
  • Zeitplan
  • Risiken
  • Methoden
  • Kommunikation
Abbildung 1: Projekt-Canvas (Beispiel)

Projektstart: Wie Sie die Projektgruppe formieren

Wenn die Projektziele formuliert, der Projektauftrag erteilt und das Projekt in seinen wesentlichen Punkten beschrieben ist, kann es starten. Es beginnt die Zusammenarbeit im Projektteam. Diese ersten Schritte lassen sich ebenfalls der Phase der Projektdefinition zuordnen. Den nun müssen die Projektbeteiligten erst einmal zusammenfinden.

Selbst wenn Sie bei der Zusammensetzung des Teams die nötige Sorgfalt haben walten lassen – die Gruppe ist, so lehren die Erfahrungen aus der Gruppendynamik, nicht vom ersten Moment an arbeitsfähig. Sie benötigt Zeit, um sich zu formieren, um Erwartungen und Beziehungen, Rollen und Regeln zu klären.

Wird die Zeit für diesen Formierungsprozess nicht gegeben, so holen sich die Gruppenmitglieder diese Zeit im späteren Projektverlauf, oftmals allerdings in nicht erkennbarer Form. Zahlreiche unverständlich erscheinende Konflikte und Meinungsverschiedenheiten über scheinbar sachliche Probleme sind die Folge.

Das Kick-off-Meeting als Einstieg in das Projekt

Zum Einstieg und zum Start eines Projekts hat es sich bewährt, ein Kick-off-Meeting oder einen Projektstart-Workshop durchzuführen. Ziele des Kick-off-Meetings sind:

  • den noch unklaren Projektumfang und die diesbezüglichen Rahmenbedingungen klären
  • Projektziele besprechen und Verbindlichkeit herstellen
  • Projektpläne entwickeln
  • eine angemessene Projektorganisation und Projektstruktur aufbauen
  • Erwartungen in Bezug auf den Informationsfluss sowie die Zusammenarbeit im Team klären und entsprechende Absprachen treffen
  • eine einheitliche Sprache und Kultur (Wir-Gefühl) bei allen Beteiligten entwickeln
  • den Informationsfluss nach außen festlegen; zum Beispiel: Wie und in welcher Frequenz wird der Auftraggeber informiert?

Folgende Personen sollten am Kick-off-Meeting des Projekts teilnehmen:

  • Projektleitung oder Projektmanager
  • alle Mitglieder im Projektteam
  • Nutzer oder Kunden der Projektergebnisse
  • bei Bedarf externe Berater oder Experten für spezielle Fragestellungen

Gelegentlich wird das Kick-off-Meeting für das Projekt von einem Projektstart-Workshop unterschieden. Im Unterschied zum Projektstart-Workshop wird beim Kick-off-Meeting weniger Zeit dafür verwendet, um ein gemeinsames Wir-Gefühl zu entwickeln und um gemeinsam mögliche Potenziale und Konflikte frühzeitig zu erkennen.

Im Kick-off-Meeting geht es vor allem um projektbezogene Informationen sowie um die im Projektteam zu verteilenden Aufgaben. Es empfiehlt sich bei Projekten, deren Ziele und Ausgangslage schon vor dem Start klar sind.

Praxis

Legen Sie die Projektziele fest

Überlegen Sie für Ihre Projektziele:

  • Was ist das Anliegen des Projektauftraggebers?
  • Welche Anforderungen hat er formuliert?
  • Welche Projektziele lassen sich daraus ableiten?
  • Woran lassen sich klar formulierte Projektziele erkennen?

Halten Sie Ihre Projektziele nach der SMART-Formel fest. Orientieren Sie sich dazu an der folgenden Vorlage.

Um sicherzustellen, dass diese Projektziele gut formuliert sind, denken Sie an ein konkretes Projekt zurück, das Sie initiiert haben oder an dem Sie beteiligt waren. Fragen Sie sich dazu:

  • Welche Zielkonflikte sind aufgetreten?
  • Gab es eine Zielhierarchie oder Prioritäten hinsichtlich der Ziele?
  • Haben alle Mitglieder im Projektteam verstanden, welche Projektziele wichtig sind?
  • Gab es Missverständnisse mit dem Auftraggeber?
  • Gab es am Ende Unstimmigkeit darüber, ob die Projektziele erreicht waren oder nicht?

Klären Sie, worin mögliche Probleme und Konflikte begründet waren und wie Sie dies zukünftig verbessern können. Legen Sie dann die Projektziele für das nun anstehende Projekt fest.

Projektauftrag beschreiben

Leiten Sie aus den Gesprächen mit dem Projektauftraggeber und aus den Projektzielen den Projektauftrag ab. Formulieren Sie den Projektauftrag möglichst klar und unmissverständlich. Mit dem folgenden Formular für einen Projektauftrag halten Sie die wichtigen Aspekte Ihres Projekts fest.

Fassen Sie Ihren Projektauftrag und alle wichtigen Informationen auf einer Seite in einer Projekt-Canvas zusammen. Nutzen Sie dafür die folgende Vorlage.

Projekt-Kick-off-Meeting planen und durchführen

Planen Sie den Projektstart in Form eines Kick-off-Meetings oder eines Projektstart-Workshops. Überlegen Sie sich dazu insbesondere Antworten auf folgende Fragen:

  • Wie kommen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Projekts auf denselben Informationsstand?
  • Wer hat welche Aufgaben, Rollen, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen?
  • Welche Vereinbarungen hinsichtlich der Zusammenarbeit im Projektteam sollen getroffen werden?

Nutzen Sie für die Planung und Durchführung des Projekt-Kick-off-Meetings folgende Vorlage.

Mit der Projektdefinition sind die wichtigen Eckpfeiler für Ihr Projekt gesetzt. Im nächsten Schritt geht es darum, das Projekt und seinen Verlauf so weit wie nötig zu planen. Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels erfahren Sie, was dabei zu beachten ist.