Urlaubsplanung im BetriebWann ein Anspruch auf Sonderurlaub besteht

Rechtliche Grundlagen zum Sonderurlaub

Der Anspruch auf jährlichen Erholungsurlaub ist im Bundesurlaubsgesetz geregelt. Dort sind aber keine Regelungen zum Sonderurlaub zu finden.

Ein gesetzlicher Anspruch auf Sonderurlaub ergibt sich aus der Regelung in § 616 BGB zur vorübergehenden Arbeitsverhinderung.

Demnach können Arbeitnehmer eine Freistellung unter Fortzahlung der Vergütung beanspruchen, wenn sie für eine „verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit“ ohne Verschulden und aus einem nicht in ihrer Person liegenden Grund an der Arbeitsleistung gehindert sind.

In welchen konkreten Fällen ein Anspruch auf Sonderurlaub besteht, sagt das Gesetz allerdings nicht.

Oft jedoch ist im Arbeits- oder Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung festgelegt, für welche Ereignisse und für welchen Zeitraum den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern Sonderurlaub gewährt wird. 

Ein Anspruch auf Gewährung von Sonderurlaub kann auch kraft betrieblicher Übung entstehen. Dies ist dann der Fall, wenn ein Unternehmen über Jahre hinweg für bestimmte Anlässe Sonderurlaub gewährt.

Gestaltungsspielraum beim Sonderurlaub vertraglich konkretisieren

Bei der Frage, wann die Beschäftigten Sonderurlaub bekommen und für wie lange, haben die Arbeitgeber einen relativ großen Gestaltungsspielraum. Im Arbeits- oder Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung kann explizit geregelt werden, in welchen Situationen ein Anspruch auf Sonderurlaub besteht.

Eine vertragliche Vereinbarung zum Sonderurlaub zu treffen, ist allein deshalb ratsam, da sich zwar aus § 616 BGB ein Anspruch auf bezahlte Freistellung ergibt, dort jedoch keine konkreten Fälle der Befreiung von der Arbeit genannt werden. 

Typische Fälle des bezahlten Sonderurlaubs

Es gibt bestimmte Anlässe oder Ereignisse, bei denen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in der Regel einen Anspruch auf einen Tag (oder mehrere Tage) Sonderurlaub haben. Dazu gehören insbesondere:

• Hochzeit oder Eintragung einer Lebenspartnerschaft
• Geburt des eigenen Kindes
• Hochzeit eines Kindes
• Wiederheirat eines Elternteils
• Goldene Hochzeit der Eltern
• Tod eines nahen Angehörigen
• Umzug aus beruflichen Gründen
• Arztbesuche, die nicht außerhalb der Arbeitszeit möglich sind
• Erkrankung eines Kindes bis zum vollendeten 12. Lebensjahr (§ 616 BGB in Verbindung mit § 45 SGB V)
• Erkrankung eines nahen Angehörigen, der im eigenen Haushalt lebt und betreut werden muss
• Vorladung einer Behörde oder Vorladung vor Gericht

Hinweis: Als Orientierungspunkt für die Gewährung von Sonderurlaub kann die Regelung in § 29 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) dienen. Dort sind für den Bereich des TVöD die konkreten Anlässe und die jeweilige Dauer des Sonderurlaubs explizit genannt.

Sonderurlaub bei Umzug?

Ob bei einem Umzug ein Anspruch auf Sonderurlaub gemäß § 616 BGB besteht, ist davon abhängig, ob es sich um einen Umzug aus betrieblichen Gründen oder um einen rein privat veranlassten Umzug handelt:

• Beim Umzug aus betrieblichen oder beruflichen Gründen besteht in aller Regel Anspruch auf einen Tag Sonderurlaub.
• Dagegen müssen Arbeitgeber bei rein privaten Umzügen ihrer Beschäftigten keinen zusätzlichen Urlaub gewähren – können dies jedoch auf freiwilliger Basis tun.

Sonderurlaub wegen eines Arztbesuchs?

Grundsätzlich sind Arbeitnehmer dazu verpflichtet, Arzttermine außerhalb ihrer regulären Arbeitszeit wahrzunehmen, sofern dies möglich und zumutbar ist. In Fällen, in denen dies nicht möglich oder nicht zumutbar ist, kann ein Anspruch auf bezahlte Freistellung gemäß § 616 BGB bestehen.

Wann und wie muss Sonderurlaub beantragt werden?

Arbeitnehmer, die Sonderurlaub geltend machen, müssen den Sonderurlaub vor dem jeweiligen Ereignis oder Anlass, möglichst frühzeitig, einreichen. Eine besondere Form ist dafür nicht vorgeschrieben.

Es empfiehlt sich jedoch, den Antrag schriftlich zu stellen.

Der Sonderurlaub ist anlassbezogen zu gewähren. Das bedeutet, dass zu einem späteren Termin – nach dem entsprechenden Ereignis – kein Anspruch mehr auf eine Freistellung besteht.

Dürfen Arbeitgeber Sonderurlaub ablehnen oder vertraglich ausschließen?

Wenn die Beschäftigten einen vertraglichen oder gesetzlichen Anspruch auf Sonderurlaub haben, muss der Arbeitgeber diesem Anspruch nachkommen. Er kann den Sonderurlaub dann nicht einfach ablehnen. 

Grundsätzlich ist es möglich, den Anspruch auf eine bezahlte Freistellung aus § 616 BGB vertraglich abzuändern oder sogar auszuschließen. Dabei sollten Arbeitgeber jedoch folgende Punkte bedenken:

• Ein vollständiger Ausschluss von § 616 BGB im Rahmen eines vorformulierten Musterarbeitsvertrags kann aufgrund einer unangemessenen Benachteiligung des Arbeitnehmers unwirksam sein.
• Auch mit Blick auf den Aspekt Mitarbeitermotivation sollten es sich Arbeitgeber gut überlegen, bevor sie den gesetzlichen Anspruch auf Sonderurlaub vertraglich ausschließen. Denn die Folge wäre, dass die Beschäftigten für bestimmte familiäre Ereignisse, anstatt Sonderurlaub zu nehmen, reguläre Urlaubstage opfern müssten.

Bezahlte oder unbezahlte Freistellung?

Wichtig ist außerdem die Unterscheidung zwischen dem bezahlten Sonderurlaub und einer Freistellung ohne Fortzahlung der Vergütung.

Während es sich bei der vorübergehenden Arbeitsverhinderung gemäß § 616 BGB um eine bezahlte Freistellung und um einen bezahlten Sonderurlaub handelt, wird Arbeitnehmern manchmal auch eine Freistellung ohne Vergütung gewährt.

Beispiele dafür sind:

• eine berufliche Auszeit (Sabbatical) oder
• die Teilnahme an einer Weiterbildung.

Ein gesetzlicher Anspruch auf eine unbezahlte Freistellung ergibt sich aus dem Pflegezeitgesetz. Demnach können sich Beschäftigte für einen bestimmten Zeitraum unbezahlt freistellen lassen, um einen Angehörigen zu pflegen (sogenannte Pflegezeit).