Krankenstand mit Fehlzeitenmanagement senkenWarum Sie die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter im Blick haben sollten

Steigen die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an, kann das auf Probleme im Team oder im Unternehmen hinweisen. Wenn Beschäftigte häufig und lange fehlen, sind die Auswirkungen gravierend. Erfahren Sie, warum Sie Strategien zur Fehlzeitenreduktion brauchen und was Sie beachten sollten, wenn Sie den Krankenstand in Ihrer Belegschaft senken wollen.

Krankenstand und Fehlzeiten sind ein Warnsignal

Wenn Sie ein Unternehmen, eine Abteilung oder ein Team leiten und Sie bemerken einen Anstieg der Fehlzeiten, dann sollten Sie das als Warnsignal wahrnehmen, denn die Krankenstände der Belegschaft können als Indikator für die Arbeitszufriedenheit oder als Hinweis für Probleme dienen. Deshalb sollten Sie die Fehlzeiten stets auf dem Radar haben.

In kleineren Unternehmen lässt sich aufgrund der überschaubaren Anzahl an Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern meist relativ einfach feststellen, wenn es in der Belegschaft Probleme gibt oder die Mitarbeiterzufriedenheit abnimmt. Anders in größeren Firmen mit vielen Beschäftigten. In diesen Unternehmen ist es umso wichtiger, die Fehlzeiten im Auge zu behalten und bei einer Zunahme genau zu analysieren, in welchen Bereichen, also beispielsweise Abteilungen oder Filialen, es zu einem Anstieg der Abwesenheiten gekommen ist und was die Gründe dafür sind.

Folgen und Auswirkungen von Fehlzeiten

Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für eine (längere) Zeit ausfallen, ist es wichtig, sich die möglichen Folgen und Auswirkungen bewusst zu machen:

  • Der Arbeitgeber muss zusätzliches (Leih-) Personal einstellen mit allen daraus resultierenden Erfordernissen: Einarbeitungszeit, Mehrkosten, zusätzlicher Organisations- und Verwaltungsaufwand.
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen Überstunden machen, um den Ausfall zu kompensieren. Leistungsdruck und Unzufriedenheit nehmen zu, was einen negativen Einfluss auf das Betriebsklima hat.
  • Es kann zu Terminverzögerungen oder Lieferschwierigkeiten kommen, weil die Leistung nicht rechtzeitig erbracht werden kann. Dadurch werden die Kunden- oder Auftraggeberzufriedenheit sowie die Unternehmensreputation beeinträchtigt.

Für den Arbeitgeber bedeutet der Ausfall eines Beschäftigten stets auch eine Lohnfortzahlung ohne Gegenleistung.

Hinweis: Wie die Lohnfortzahlung geregelt ist

Erkrankt ein Arbeitnehmer, erfolgt in den ersten sechs Wochen – dieser Zeitraum gilt für Deutschland und Österreich – die Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber. Danach übernimmt die gesetzliche Krankenversicherung und zahlt einen Prozentsatz vom letzten Bruttogehalt. In der Schweiz richtet sich die Dauer für die Lohnfortzahlung nach dem jeweiligen Dienstjahr und der Region, in der gearbeitet wird. Bedingung ist, dass das Arbeitsverhältnis mindestens drei Monate besteht.

Anwesenheit ist wichtig – nicht Fehlzeiten

Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter krank werden, müssen die Führungskräfte deren Arbeiten und Aufgaben an die Kollegen übertragen oder komplett neu organisieren. Je länger jemand krank ist, umso schwieriger kann dies werden. Die Demotivation steigt. Die Fehlerquote erhöht sich. Und im schlimmsten Falle werden auch andere Teammitglieder krank.

An dieser Stelle wird es zunehmend wichtig, dieser Gesamtthematik mit wirkungsvollen Instrumenten und einem in sich schlüssigen Konzept entgegenzuwirken. Integraler Bestandteil eines umfassenden Gesundheitsmanagements ist nicht nur ein nachjustierendes, korrektiv wirkendes Fehlzeitenmanagement sondern ein proaktiv ausgerichtetes Anwesenheitsmanagement. Zwei Kernfragen sind aus der Perspektive von Unternehmen und Organisationen entscheidend:

  • Wie kann ich das Ausmaß meiner Fehlzeiten reduzieren?
  • Wie kann ich die Anwesenheit meiner Beschäftigten erhöhen?

Damit geht es um eine erweiterte Denk- und Vorgehensweise, die von einer reinen Nachsorgebetrachtung abweicht und die eine präventive, vorausschauende Blickrichtung einnimmt.

Ziele des Anwesenheitsmanagements

Die langfristigen Ziele des Anwesenheitsmanagements sind:

  • Förderung der Gesundheit mit dem Ziel, Fehlzeiten durch Krankheit zu reduzieren.
  • Motivation mit dem Ziel, motivationsbedingte Fehlzeiten zu reduzieren.
  • Mitarbeiterführung mit dem Ziel, die Arbeitnehmer zu unterstützen (bezogen sowohl auf ihre Wiedereingliederung in die Arbeit, als auch emotional und sozial).
  • Kontrolle und Anwesenheitsmanagement mit dem Ziel, weitere, nicht krankheitsbedingte Fehlzeiten zu reduzieren.

Erfolgversprechende Strategien fokussieren alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und finden Antworten auf die Frage, wie Anwesenheit einerseits erhöht und Abwesenheit andererseits vermieden werden kann.

Warum Sie Strategien zur Fehlzeitenreduktion brauchen

Fehlzeiten sind mehr denn je ein Thema! Denn möglicherweise haben wir es bereits bald mit den „Folgen“ eines bedenklichen Umgangs mit Gesundheit zu tun – und das vor dem Hintergrund eines steigenden Altersdurchschnitts der Belegschaften. Erste Maßnahmen, um den Krankenstand zu senken, sind:

  • Die betrieblichen Fehlzeiten müssen differenziert beobachtet werden (Fehlzeitenstrukturanalysen).
  • Führungskräfte müssen in die Lage versetzt werden, sensibel und angemessen mit dem Thema umzugehen (Führungskräftequalifizierung).
  • Die betriebliche Gesundheitsförderung muss selbstverständlicher Bestandteil des Fehlzeitenmanagements sein.

Fehlzeiten lassen sich in der Regel nicht mit einzelnen Maßnahmen wie zum Beispiel einer Informationsveranstaltung zum Thema oder einer Rückenschule reduzieren. Vielmehr muss das Thema als unternehmensweites Projekt mit einem Konzept angegangen werden, damit

  • ein kurz-, mittel- und langfristiger Erfolg erzielt werden kann und
  • alle Einzelmaßnahmen auf das Unternehmen und die dort herrschenden Motivationsprobleme oder krankheitsfördernden Arbeitsbedingungen abgestimmt werden können.

Hinweis: Fehlzeitenmanagement strategisch angehen

Strategisch gesehen können Sie das Thema „Fehlzeiten“ von zwei unterschiedlichen Seiten angehen:

Korrektiver Ansatz (pathogenetischer Ansatz)

Sie kümmern sich um die Beschäftigten, die abwesend (Urlaub!), krank und/ oder demotiviert sind.

Präventive Strategien (salutogenetischer Ansatz)

Sie konzentrieren sich auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die anwesend, gesund und/ oder motiviert sind. Diese Kolleginnen und Kollegen bilden das Gerüst Ihres Betriebes und sichern Ihnen den Erfolg im Jetzt und in der Zukunft.

Arten von Fehlzeiten

Wenn Sie eine wirksame und nachhaltige Vorgehensweise ableiten oder adäquate Maßnahmen entwickeln wollen, lautet die zentrale Frage: Welche Arten von Fehlzeiten existieren im Unternehmen und was sind ihre Ursachen? In Anlehnung an Peter Nieder [Fehlzeiten wirksam reduzieren, 1998] können folgende Arten von Fehlzeiten systematisch unterschieden werden:

1. Fehlzeiten aufgrund des Krankenstandes (Arbeitsunfähigkeit aufgrund Krankheit)

a) vom Arbeitsplatz unabhängige Faktoren wie:

  • Krankheit aufgrund von Außeneinflüssen, zum Beispiel Infektionskrankheiten
  • Krankheit aufgrund individueller Konstitution und Lebensbedingungen, zum Beispiel chronische Leiden und Gesundheitsverhalten

b) vom Arbeitsplatz abhängige Ursachen wie:

  • Krankheit aufgrund von Arbeitsunfällen
  • Krankheit aufgrund von Arbeitsbedingungen, die zu physischen Belastungen führen
  • durch bestimmte Bewegungsabläufe bedingte Berufskrankheiten
  • Krankheit aufgrund von Arbeitsbedingungen mit psychischen Belastungen und somatischem Krankheitsbild

2. Absentismus (Abwesenheit aufgrund der Einstellungen und Motivation)

  • Absentismus abhängig von der Arbeitssituation, zum Beispiel Arbeitsinhalt, Konflikte oder Führungsstil
  • Absentismus abhängig von der Lebenssituation, zum Beispiel Persönlichkeitsstruktur, familiäre und soziale Verhältnisse
Praxis

Fehlzeitenstruktur analysieren

Wenn Sie ein Konzept zur Senkung des Krankenstands entwickeln wollen, überlegen Sie im ersten Schritt:

  • Welche Arten von Fehlzeiten existieren im Unternehmen?
  • Welche Ursachen kommen als Erklärung für die Fehlzeiten in Frage?

Orientieren Sie sich bei Ihrer Fehlzeitenstrukturanalyse an der Unterscheidung von Fehlzeiten-Arten nach Peter Nieder, wie Sie in der folgenden Checkliste nochmals dargestellt ist.

Fehlzeiten nach Merkmalen auswerten

Beobachten Sie die betrieblichen Fehlzeiten für Ihre Analyse differenziert nach folgenden Strukturmerkmalen:

  • Altersgruppe
  • Dauer der Betriebszugehörigkeit
  • Geschlecht 
  • Tätigkeit
  • Organisationseinheit (Abteilung/Team)
  • Qualifikation
  • Laufbahngruppe
  • Gehaltsniveau

Nutzen Sie für Ihre Fehlzeitenstrukturanalyse das folgende Excel-Tool, um Ihre Ergebnisse übersichtlich als Diagramm darzustellen. Diese Analyse ist der erste Schritt in Ihrem Fehlzeitenmanagement. Sie sagt noch nichts über die Ursachen der Fehlzeiten in Ihrem Unternehmen aus. Sie bekommen aber erste Anhaltspunkte, wo Sie mit Maßnahmen zur Senkung der Krankenquote ansetzen können. Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels geht es im nächsten Schritt um die Ursachenanalyse für hohe Krankenstände und Fehlzeiten.