Einarbeitung neuer MitarbeiterWarum Sie einen Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter brauchen

Mit einem Einarbeitungsplan wissen alle im Team, was zu tun ist, wenn eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter anfängt. Damit erzeugen Sie einen positiven Eindruck bei allen Betroffenen. Sie stellen die Weichen, wie gut die Mitarbeiterin und der Mitarbeiter eingearbeitet werden und wie schnell sie produktiv sind.

Schlechte Einarbeitung macht einen schlechten Eindruck und verursacht Kosten

In den ersten Arbeitstagen entstehen bei neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wichtige Eindrücke vom Unternehmen, von der Abteilung, vom künftigen Arbeitsplatz, den Führungskräften und von den Kolleginnen und Kollegen. Oft unterschätzen Unternehmen die Bedeutung der Mitarbeitereinführung und vernachlässigen deshalb eine gründliche Einarbeitung.

Allzu oft sitzt die neue Kollegin oder der neue Kollege erst einmal herum. Der Neue weiß nicht so recht, was er nun eigentlich tun soll. Seine Chefin hat gerade an diesem Tag keine Zeit und die anderen Mitarbeiter drücken sich vor diesem „lästigen Job“. Nur widerwillig erklären sie das Notwendige. Beim neuen Mitarbeiter erzeugt es ein mulmiges Gefühl, wenn niemand für die Mitarbeitereinführung verantwortlich ist. Weiß er doch nicht, ob sich seine Kollegen nur unsicher fühlen (weil sie einfach keinen klaren Einarbeitungsplan haben) oder ob sie ihm gegenüber Vorbehalte haben.

Die Folgen: Betroffene brauchen lange, um mit den neuen Abläufen und Prozessen zurechtzukommen, machen aufgrund der schlechten Mitarbeitereinführung häufiger Fehler oder verlassen schnell wieder das Unternehmen. Wenn der Prozess der Bewerberauswahl von Neuem losgeht, die Stimmung im Team sinkt, weil ständig Neue kommen und gehen, verursacht das Kosten, die durch eine gute Einarbeitung gar nicht erst entstehen. Wer die Mitarbeitereinführung nicht ernst nimmt, nimmt langfristig sogar ein schlechteres Image als Arbeitgeber in Kauf.

Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Team integrieren

In solchen Momenten springt manchmal ein Kollege oder eine Kollegin ein. Sie nehmen die Neuen an die Hand und erklären:

  • wie das hier so läuft,
  • wer wichtig ist,
  • wo man was findet,
  • wie der Kopierer funktioniert.

Und nach ein paar Stunden nehmen sie ihre neuen Kollegen sogar mit in die Kantine. Das ist alles sehr wichtig, um sich nach und nach einzufinden und einen Bezug zur „neuen beruflichen Heimat“ herzustellen. Doch eine effektive Einarbeitung ist das noch nicht. Erst ein klarer und systematischer Plan zur Einarbeitung führt die neue Kollegin und den neuen Kollegen zielgerichtet an ihre Aufgaben heran, macht sie schnell zu einem wertvollen und akzeptierten Teammitglied und baut ihre Unsicherheit und Hemmungen schnell ab.

Ziel und Zweck des Einarbeitungsplans für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Die richtige Vorbereitung und Planung des Einstiegs einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters lohnt sich. Die Ziele, die mit der Einarbeitung verfolgt werden und die ein guter Einarbeitungsplan berücksichtigt, sind:

  • Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen sich schnell wohlfühlen und schnell integriert werden.
  • Sie brauchen alle wichtigen Informationen und müssen alles Wichtige kennenlernen.
  • Die Arbeitsgeräte und Werkzeuge, die sie brauchen, müssen funktionieren.
  • Die Neuen arbeiten sich schnell ein und sind bald produktiv.
  • Das Unternehmen und die Führungskräfte können bis zum Ende der Probezeit die Leistung der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besser einschätzen.

Die Einführung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihre Aufgaben und in die Gepflogenheiten des Unternehmens führen zu einer schnellen Integration ins Team oder in die Abteilung und die neuen Kolleginnen und Kollegen können schnell selbstständig ihre neuen Aufgaben erfüllen.

Manche Unternehmen haben für die Einführung und den Einarbeitungsprozess eine Broschüre, eine Dokumentation oder ein ausführliches Handbuch „Für neue Kolleginnen und Kollegen“ entwickelt, das sie mit dem Einstieg übergeben. Doch das allein reicht nicht aus. Es muss sich auch jemand um die neue Person kümmern – eine wichtige Aufgabe jeder Führungskraft, das zu organisieren.

Praxis

Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen vorbereiten

Wenn Sie für Ihre Abteilung oder Ihr Unternehmen einen Plan für den Einstieg neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erarbeiten, sollten Sie mit Ihrem Team zusammen Informationen und Antworten auf folgende Fragen sammeln:

  • Was sollten eine neue Mitarbeiterin und ein neuer Mitarbeiter über uns wissen?
  • Was sind die formalen Regeln, die sie kennen müssen?
  • Welche informellen Regeln sollten sie ebenfalls kennen?

Besprechen Sie diese Fragen mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und stellen Sie das Ergebnis zusammen. Das hilft Ihnen, wichtige Aspekte Ihrer Unternehmenskultur und Teamarbeit – neben vielen formalen Dingen – nicht zu vergessen, damit sich alte und neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aneinander gewöhnen können.

Themen für die Einarbeitung zusammenstellen

Klären Sie dann:

  • Was wird in Ihrem Unternehmen bislang vorbereitet, wenn eine neue Mitarbeiterin, ein neuer Mitarbeiter einsteigt?
  • Wer kümmert sich um diese Person?
  • Wo gibt es beim bisherigen Ablauf Defizite?
  • Was funktioniert in den ersten Tagen oft nicht?
  • Was müssen eine neue Kollegin und ein neuer Kollege in der ersten Arbeitswoche erfahren und wissen?

Die folgende Checkliste gibt einen Überblick über alle wichtigen Schritte zur Vorbereitung des Einstiegs neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und für das Kümmern während der ersten Arbeitstage. Sie können daraus Ihr individuelles Handbuch zur Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen entwickeln.

Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels erfahren Sie, wie Sie diese Anforderungen und Ziele an die Einarbeitung neuer Mitarbeiter umsetzen und wie die Einarbeitung ablaufen kann.