DatenablageGut organisiert mit einheitlicher Ordnerstruktur

Elektronische Laufwerke und die Dateiablage sind oft chaotisch strukturiert. Um Dokumente schnell zu finden, braucht es aber eine einheitliche Ordnerstruktur.

Das Wissen im Team ist ein strategischer Erfolgsfaktor für Unternehmen. Deshalb brauchen Teams auch klare Vorgaben zur Systematik einer Ablage von Dokumenten. Ratsam ist es, die Entwicklung einer einheitlichen Datenstruktur gemeinsam mit dem Team aufzusetzen. Das verlangt von Führungskräften die Konsequenz, das Ziel zu definieren und die schrittweise Optimierung der Ablagestruktur zu begleiten.

Gemeinsam im Team einheitliche Standards für eine Ablage entwickeln

Nur wenn das Team an der Entwicklung einer Ablagesystematik beteiligt wird, entsteht ein nachhaltiges und verbindliches System. Gerade Mitarbeiter mit wenig Engagement erhalten so nicht nur klare Vorgaben, sondern können sich selbst einbringen und Spielräume nutzen. Dann entstehen gemeinsam verabschiedete Standards für eine transparente Ablage, die von allen eingehalten werden.

Wenn ein Team gemeinsam die Daten- und Dokumentenverwaltung strukturiert und festlegt, sollte dies für alle Daten auf unterschiedlichen Plattformen wie Cloud, Intranet, E-Mail-Accounts, Server oder Dokumenten-Managementsystemen gelten. Außerdem muss das Team beachten, welche digitalisierten Daten mit Steuer- und Haftungsrelevanz (zusätzlich) in Papierform aufbewahrt werden sollten. Folgende Fragen müssen dazu im Team gemeinsam besprochen und eindeutig geklärt werden:

  • Welche Ordnerstruktur soll gelten für alle Dokumente auf Datei-Servern, in Dokumenten-Managementsystemen, für die E-Mail-Ablage, für Cloud und für Intranet?
  • Wann reicht eine elektronische Ablage für Betriebsprüfungen, Audits und anderen rechtlichen Anforderungen aus?
  • Welche Dokumente müssen noch in Papierform aufbewahrt werden?
  • Welche Dokumente müssen digitalisiert werden?
  • Wie sollten digitale Dokumente gesichert werden?

Vorteile einer einheitlichen Ablageform

Im Tagesgeschäft lässt sich gemeinsam mit den Mitarbeitern die Standardisierung der Ablage schrittweise ausbauen. Dabei sollten im ersten Schritt nur die Daten, die ohnehin schon elektronisch vorhanden sind, in eine einheitliche Ablageform gebracht werden. Vorteile:

  • Steigerung der Produktivität im Team
  • Erzeugen von Verbindlichkeiten sowie eines Leitsystems für alle Teammitglieder
  • Optimierung der individuellen Arbeitsbereiche
  • Abbau von Doppel- und Dreifachablagen
  • Verringerung von Suchzeiten
  • Auffinden von Unterlagen auch in Stellvertreter-Situationen
  • Zeitgewinn

Die beiden wichtigsten Gründe für transparente Datenverwaltung sind: das Risiko, dass Dokumentations- und Nachweispflichten nicht erfüllt werden, wird reduziert; der Geschäftsbetrieb wird nicht unterbrochen, weil alle wissen, welche Dokumente wo liegen.

Alle Dokumente werden deshalb einheitlich abgelegt und personenunabhängig gefunden. Dies ermöglicht nicht nur eine Reduzierung von Suchzeiten, sondern ist auch eine Gewähr für die Führungskraft, Daten im Sinne des Unternehmens zu sichern und bereitzuhalten. Führungskräfte sollten also konsequent vorgeben, dass bei Abwesenheit eines Mitarbeiters der Zugriff auf seine Daten im Rahmen der Stellvertretung möglich ist und das Team arbeitsfähig bleibt.

Die erste Ordnerebene muss einfach sein

Der größte Hemmschuh beim Aufbau einer Ablagestruktur ist, dass viele die erste Strukturebene zu komplex gestalten. Sie denken zu sehr im Detail und verlieren so schnell den Überblick. Wenn es auf der obersten Ebene mehrere Ordner gibt, unter denen ein Dokument abgelegt werden könnte, dann sind die Kategorien nicht gut gewählt.

Der richtige Ablageort sollte innerhalb von 30 Sekunden gefunden werden. Die Realität sieht aber anders aus, denn elektronische Laufwerke sind oft unübersichtlich strukturiert. Allein auf der obersten Ordnerebene gibt es mitunter eine Ansammlung von über 100 Ordnern und Dateien. Für den einzelnen Mitarbeiter mag dieses System noch Sinn ergeben, sobald aber mehrere Personen im gleichen System ablegen, ist diese Form der Ablage zum Scheitern verurteilt.

Teams brauchen daher zunächst Klarheit darüber, welche Oberbegriffe auf der ersten Ordnerebene verwendet werden. Diese Oberbegriffe sollten in allen Ablageformen identisch sein, sowohl bei analogen Ordnern als auch bei digitalen wie etwa Datei-Server oder der E-Mail-Ablage.

Die folgende Abbildung zeigt an einem Beispiel, wie eine einfache Ordnerstruktur auf der obersten Ebene aussehen kann.

Beispiel für eine einheitliche Ordnerstruktur. Quelle: PEP-Institut

Was im Bereich „Produkte“ abgelegt wird, hängt von der Funktion und von den Leistungen des Teams ab. Bei Personalabteilungen sind „Produkte“ zum Beispiel: Personalentwicklung, Personalbetreuung und Personalmarketing. Ist diese oberste Ordnerebene erst einmal definiert, sollten im nächsten Schritt die folgenden Ordnerebenen unter den einzelnen Oberbegriffen so standardisiert wie möglich festgelegt werden.

Ablagesystem orientiert sich am menschlichen Gehirn

Dieser Einstieg in die Ablagestruktur gestaltet sich aufgrund der wenigen Oberbegriffe übersichtlich und einfach. Die Ablage ist so aufgebaut, wie das menschliche Gehirn arbeitet. Möchte man etwas erinnern, was lange zurückliegt, „recherchiert“ man zuerst auf der Metaebene: War es eine Information aus dem alten oder dem neuen Team? War ich damals schon Führungskraft? Könnte sie im Rahmen eines Projekts oder beim Kunden-Audit entstanden sein? Man erinnert immer mehr Einzelheiten, bis das Thema auf einmal wieder präsent ist. Bei einer ebenso klar aufgebauten Ablagestruktur lässt sich das Dokument schnell finden.

Nach diesem Prinzip sollten Teams auch die Ablagekategorien für die Unterordner definieren. Gleiche Vorgänge sollten auf allen Ebenen der Datenverwaltung – vom Schreibtisch bis zum Dokumentenmanagement-System – gleich benannt sein.

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