EinkaufWas den Job als Einkäufer interessant macht

Einkäufer sind auch Lieferanten- und Risikomanager. Ihre Arbeit wirkt sich in vielen Bereichen auf den unternehmerischen Erfolg aus.

Kein Unternehmen kann sich Fehlbesetzungen im Einkauf erlauben. Schließlich sitzen an der anderen Seite des Verhandlungstischs häufig hochqualifizierte Vertriebsprofis. Erfolgreiche Einkaufsabteilungen sind klar strukturiert, mit ausreichend bemessener Personaldecke und Mitarbeitern, die hochkarätige Experten in ihrem jeweiligen Job sind. Die Einkäufer verfügen über eine fundierte Ausbildung, sehr gute Kenntnisse des eigenen Unternehmens und der Beschaffungsmärkte sowie umfangreiche einschlägige Berufserfahrung. Einkaufen können also durchaus nicht alle.

Was ist ein erfolgreicher Einkäufer?

Aber selbst wenn die Kernmannschaft einer Einkaufsabteilung diese Qualifikationen mitbringt, stellt sich die Frage, wie Erfolg definiert ist. Die besten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben häufig einen hohen Anspruch an Führung und Entlohnung. Hier sind passende Instrumente wie etwa Zielvereinbarungen gefragt. Die Erfolgsbeteiligung an einem günstigen Vertragsabschluss kann es im Sinne einer Betrachtung unter Gesichtspunkten einer Total Cost of Ownership (TCO) nicht immer sein.

Einkaufstätigkeit wirkt sich in vielen Bereichen auf den Unternehmenserfolg aus. Gerade das macht die Arbeit interessant und motiviert die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Einkauf. Insgesamt sollte ein Einkäufer etwa das Fünf- bis Siebenfache seiner Stellenkosten einspielen. Und das nicht nur über Verhandlungserfolge bei Vertragsabschlüssen. Zur erfolgreichen Arbeit von Einkäufern gehört auch die Minimierung laufender Kosten, die Schaffung von Versorgungssicherheit bei gleichzeitiger Flexibilität sowie ein stetiges Monitoring der Kernlieferanten und Zuliefermärkte.

Koordination juristischer Fragen

Nach erfolgter Verhandlung mit dem Kunden muss die Beauftragung sach- und rechtskonform erstellt werden. Die juristische Dimension des Einkaufs muss der Einkäufer koordinieren. Der Einkäufer muss eine Vielzahl von rechtlich relevanten Fragen beachten: Welche Vertragsart ist die richtige? Gelten die eigenen AGB oder die des Lieferanten? Gibt es Bonus-/Malus-Regelungen? Wurde der Geltungsbereich des Abschlusses auf ausländische Tochtergesellschaften ausgedehnt? Ist es ratsam, den Lieferanten durch eine Rahmenvereinbarung längerfristig einzubinden oder gar einen Kooperationsvertrag zu formulieren?

Dokumentation und Monitoring

Nach erfolgter Bestellung erstreckt sich Einkaufsverantwortung weit über den Vertragsabschluss hinaus in die Lieferphase. Üblicherweise enthalten Verträge Daten, wie beispielsweise Gewährleistungs- oder Kündigungsfristen. Ein guter Einkauf dokumentiert transparent und gibt seinen internen Kunden rechtzeitig Hinweise auf wichtige Termine. Er informiert andere Unternehmensteile aktiv über neue Verträge und deren Gültigkeiten, damit zum Beispiel auch Tochtergesellschaften günstige Abschlüsse nutzen können. Wird diese Nachbereitung nicht oder nicht sorgfältig durchgeführt, drohen Doppelarbeit und höhere Beschaffungskosten.

In die normale Lieferüberwachung (Tagesgeschäft) wird der Einkauf dann einbezogen, wenn es über die vertraglichen Vereinbarungen hinaus um markante Änderungen von Inhalten, Mengen, Terminen oder Preisen geht. Ihm obliegt es, mit den belieferten Fachbereichen den sachlich-inhaltlichen Rahmen neu abzustecken und gleichzeitig die Unternehmensinteressen gegenüber dem Lieferanten zu wahren. Sollte ein Lieferant durch nachlassende Qualität, häufige Mängel oder haftungsrelevante Umstände auffallen, ist die schnelle und reibungslose Zusammenarbeit mit dem Einkauf Voraussetzung dafür, möglichst frühzeitig adäquat zu reagieren und Schaden vom eigenen Unternehmen abzuwenden.

Lieferantenmanagement und Risikomanagement

Kernlieferanten sind für den Unternehmenserfolg besonders wichtig, weil das Liefervolumen hoch ist oder eine starke Abhängigkeit von den Zulieferprodukten besteht. Die Abhängigkeit bedeutet ein Risiko für das Unternehmen und macht ein Lieferantenmanagement und Risikomanagement erforderlich.

Wesentliche Lieferparameter werden regelmäßig erhoben, rückmeldet und verbessert. Einzelne Fachabteilungen müssen dazu ihr Wissen und die Erfahrungen mit dem Lieferanten einbringen. Der Einkauf führt die Wahrnehmungen der Unternehmensbereiche zusammen, bildet Schwerpunkte und vertritt sie mit Nachdruck gegenüber einem Kernlieferanten. Hierdurch können die Beteiligten eine Win-Win-Situation erzeugen, in der Abweichungen vom Soll frühzeitig erkannt und durch Gegensteuern minimiert werden. Voraussetzung dafür ist die Bereitstellung von Personal, auch wenn die Effekte davon nicht direkt budgetwirksam sind. Auf längere Sicht jedoch erhält das Unternehmen einen Return on Invest.

Wichtig ist auch ein qualifiziertes Risikomanagement im Zusammenhang mit Lieferanten. Um welche Risiken es inhaltlich geht, kann ein Einkauf zusammen mit Fachbereichen anhand von Checklisten ermitteln. Im nächsten Schritt wird ein guter Einkauf zum Beispiel über Portfolio-Technik die möglichen Folgen bei Eintritt eines Risikos mit dessen Eintrittswahrscheinlichkeit verknüpfen, um die wesentlichen Handlungsfelder zu erkennen. Ein gesamtunternehmerischer Ansatz führt dann zu einer in Bezug auf Kosten optimaler Absicherung der identifizierten Risiken. Ob in der Folge Geld in die Hand genommen wird, um etwa eine Versicherung abzuschließen, neben einem Monopolisten einen zweiten Lieferanten aufzubauen oder durch Produktänderung den eigenen Bedarf anzupassen, ist eine Managemententscheidung, die angesichts der Kosten gegen mögliche Chancen abgewogen werden muss.

Fazit

Der Einkauf prägt das Erscheinungsbild des Unternehmens nach außen und trägt direkt zum Geschäftserfolg bei. Fähige Einkäufer sorgen für niedrige Beschaffungskosten, senken das Unternehmensrisiko und ermöglichen Einsparungen in vielen Bereichen.

Dazu im Management-Handbuch

Ähnliche Artikel