InventurDie Vorteile einer Stichprobeninventur

Zu Beginn eines Handelsgewerbes und zum Ende eines jeden Geschäftsjahres ist im Rahmen einer Inventur eine Abstimmung zwischen den in der Buchhaltung aufgeführten und den tatsächlich vorhandenen Vermögenswerten erforderlich.

Was ist eine Stichprobeninventur?

Eine Stichprobeninventur nach § 241 Absatz 1 HGB ist ein Vereinfachungsverfahren bei Inventuren. Hierbei wird der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert durch anerkannte mathematisch-statistische Verfahren durch Stichproben ermittelt.

Anforderungen an diese Form der Stichprobeninventur sind:

• anerkanntes mathematisch-statistisches Verfahren, wie zum Beispiel die Mittelwertschätzung
• Einhalten der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)
• gleicher Aussagewert wie bei der körperlichen Bestandsaufnahme
• Genehmigung des Finanzamts

Eine Vollinventur ist teuer, ungenau und dauert lange

Die klassische Inventurmethode ist die Stichtagsinventur. Hierbei wird der Ist-Bestand jeder Position im Lager mit dem Soll-Bestand der Lagerbuchführung durch eine vollständige Überprüfung verglichen.

Die Kosten einer Vollinventur sind aber oft hoch und können zwei bis acht Prozent des inventarisierten Lagerwerts ausmachen.

Eine Vollinventur ist auch nicht in jedem Fall besser als eine Stichprobeninventur. Sie dauert lange und birgt aufgrund der monotonen Aufnahmearbeit sowie des oftmals praktizierten Einsatzes von Hilfskräften oder unqualifiziertem Personal die Gefahr, dass die Genauigkeit der Zählung leidet.

Auch verlangen die vom Gesetzgeber zugelassenen Vereinfachungsverfahren (zeitlich vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur und permanente Inventur) trotzdem die vollständige Aufnahme aller Vermögensgegenstände.

Voraussetzungen für eine Stichprobeninventur

Grundsätzlich liefern alle anerkannten mathematisch-statistischen Stichprobenverfahren eine repräsentative Aussage über die Qualität der Lagerbuchführung. Daraus können dann durch eine Analyse der Abweichungen Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung abgeleitet werden.

Damit eine Stichprobeninventur aber der Ersatz für eine vollständige Inventur ist, muss dem Lager eine bestandszuverlässige Lagerbuchführung zugrunde liegen. Diese wird nach dem Ermitteln von Qualitätskennzahlen bestätigt oder verneint.

Eine solche Stichprobeninventur kann dann aber nicht die Funktion einer Vollinventur übernehmen, wenn es darum geht, einmal im Bilanzjahr eine lagerweite Bestandskorrektur durchzuführen und Bestandsdifferenzen auszubuchen.

Nicht erlaubt ist eine Stichprobeninventur bei leicht verderblichen Waren, Erzeugnissen, die unkontrollierbarem Schwund unterliegen oder bei wertvollen Produkten.

Eine Stichprobeninventur minimiert die Inventurarbeit

Eine Stichprobeninventur ermöglicht eine Reduzierung der Kosten und lässt eine qualifizierte Aussage über die Zuverlässigkeit der Bestände einer Lagerbuchführung zu, indem eine repräsentative Stichprobe aus einer Grundgesamtheit (oder einem Lagerbereich) ausgewertet wird.

Die Stichprobeninventur eignet sich nicht nur zur Durchführung der handels- und steuerrechtlichen Jahresinventur, sondern erlaubt auch eine Beurteilung der Qualität der Lagerbuchführung während des Bilanzjahres.

Obwohl die Stichprobeninventur zur Inventarisierung aller Vermögensbestände eines Unternehmens eingesetzt werden kann, bietet das Vorratsvermögen die größten Einsparpotenziale, die lagerbedingt mehr als 95 Prozent betragen können.

Verfahren zur Durchführung der Stichprobeninventur

Verfahren zur Durchführung der Stichprobeninventur sind Test- und Schätzverfahren. Der homograde Sequentialtest (Folgetest) etwa ermöglicht als Ergebnis eine generelle Feststellung des Lagers in „gut“ und „schlecht“.

Schätzverfahren wie die geschichtete Mittelwertschätzung beurteilen die Qualität der betrachteten Lagerbuchführung durch Qualitätskennzahlen – relativer Stichprobenfehler und prozentuale Abweichung zwischen Buch- und Schätzwert.

Alle Verfahren implizieren, dass im Ergebnis einer durchgeführten Stichprobeninventur bestimmte Toleranzwerte für diese Qualitätskennzahlen nicht überschritten werden. So darf beim Einsatz eines Schätzverfahrens der relative Stichprobenfehler, der die Genauigkeit einer durchgeführten Schätzung beschreibt, nicht größer als ein Prozent sein.

Aufgrund der Aufnahme weniger, aber repräsentativer Positionen können Unternehmen, die Inventur machen, alle festgestellten Abweichungen überprüfen und Aufnahmefehler eliminieren.

Aufwand für Stichprobeninventur durch Outsourcing minimieren

Unternehmen können die Stichprobeninventur in Abstimmung mit dem betreuenden Wirtschaftsprüfungs- oder Steuerberatungsunternehmen eigenverantwortlich umsetzen.

Es gibt aber auch die Möglichkeit, die Tätigkeiten, die mit der Durchführung der Stichprobeninventur verbunden sind, auszulagern. Outsourcing hat den Vorteil, dass ein auf diese Thematik spezialisierter Dienstleister sicherstellt, den notwendigen Aufwand auf ein Minimum zu beschränken. Außerdem kann er aufgrund seines Know-hows Tipps für die Durchführung der Stichprobeninventur geben.