ProjektmanagementAufgaben und Kernkompetenzen von IT-Projektleitern

Ein guter IT-Projektleiter muss ein Allround-Talent sein. Zwar bleibt seine fachliche Kompetenz weiterhin wichtig. Doch sie wird immer öfter als eine elementare Tugend angesehen. In den Vordergrund rückt ein flexibler, kommunikativer und zielorientierter Team-Leader mit einer stark ausgeprägten sozialen Kompetenz.

Umfassendes Wissen – in erster Linie über Prozesse, Geschäftszusammenhänge, Branchen und die eigene Technologie – ist für Projektleiter grundlegend. Dabei gilt es, das Know-how und die Erfahrungen vernetzt bereit zu halten und diese übergreifend zu nutzen.

Auch wenn der Projektleiter für seine Arbeit inhaltlich nicht das Wissen eines Entwicklers benötigt, sind sein technisches Verständnis und unternehmerisches Denken die absolute Ausgangsbasis für die Entwicklung von Lösungsansätzen (Problemlösungsfähigkeit) und überzeugende Argumentationsführung in Kundengesprächen (Verhandlungsgeschick).

Je mehr interdisziplinäre Expertise er in das Projekt einbringen kann und je versierter sein Umgang mit Werkzeugen aus dem Projektmanagement ist, desto besser fühlen sich Teammitglieder und auch Kunden aufgehoben.

Einen guten Projektmanager zeichnet analytisches, logisches und vorausschauendes Denken aus. Im gesamten Projektverlauf, sowohl während der Einführung und Anpassung des Systems als auch bei jedem neuen Change Request, ergeben sich viele Fachfragen und komplexe Zusammenhänge.

Diese innerhalb kürzester Zeit zu erfassen, zu untersuchen und wesentliche Aspekte für ihre Lösung herauszufiltern, ist eine wichtige Fähigkeit im Projektgeschäft. Und das unabhängig davon, ob es um inhaltliche, organisatorische oder strategische Problemstellungen geht. Denn in der Regel führen Entscheidungen und Konzepte, die auf fundierten Analysen und einem ganzheitlichen Blick in die Zukunft beruhen, zu qualitativ besseren Ergebnissen.

Ein Projektleiter, der „gut mit Menschen kann“, baut zu den Stakeholdern des Projekts positive Beziehungen auf und gewinnt damit alle Projektbeteiligten für die gemeinsame Sache. Wenn er an den Themen seiner Teammitglieder interessiert ist, ihnen zuhören und sich in ihre Probleme hineindenken kann, legt er die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Ob Kunde oder Kollege: Alle fühlen sich verstanden und aufgehoben.

Auch in Konfliktsituationen erweist es sich als hilfreich, den Charakter und das Verhalten des Gegenübers richtig einschätzen und mit verschiedenen Sichtweisen und Interessen konstruktiv umgehen zu können.

Das nötige Fingerspitzengefühl in der Kommunikation zeigt ein Projektleiter dann, wenn er immer die richtigen Worte findet, um seine Ideen auf den Punkt zu bringen und zu vermitteln. Es geht darum, zielgruppengerecht und in geeigneter Form zu kommunizieren. In Abhängigkeit von der Abteilung, der Unternehmenskultur sowie dem Vorwissen seines Gesprächspartners muss er täglich unzählige Sachverhalte verständlich und präzise erklären.

Auch die Fähigkeit, Informationen auf das Wesentliche zu beschränken und dennoch vollständig zu übermitteln, spielt im zeitlich eng getakteten Projektalltag eine wichtige Rolle. Über schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen hinaus muss ein guter Projektmanager souverän auftreten können und ein Gefühl für Diplomatie mitbringen.

Ein Projektleiter, der selbst von einer Sache überzeugt ist, kann auch andere dafür begeistern. Mit positivem Feedback sowie Anerkennung und Wertschätzung erbrachter Arbeitsergebnisse motiviert er seine Teammitglieder und sichert ihre Leistungsbereitschaft auf lange Sicht.

Außerdem ist es seine Aufgabe, die Mitarbeiter bei der Selbstmotivation zu unterstützen. Damit werden ein nachhaltiger Zusammenhalt und eine effiziente Zusammenarbeit im Team gefördert.

Der Erfolg eines Projekts wird anhand der Zielerreichung gemessen. Deshalb zählen zielgerichtetes Agieren sowie das Ausrichten von Projektaktivitäten und Zeitplänen an den erwarteten Ergebnissen zu den Schlüsselkompetenzen für Projektmanager. Auch in verändernden Rahmenbedingungen oder schwierigen Situationen darf er die Ziele nicht aus den Augen verlieren. Projektleiter müssen jederzeit den aktuellen Status parat haben und bei Bedarf unverzüglich Steuerungsmaßnahmen ergreifen, um das Projekt auf Kurs zu halten.

Für einen guten Projektleiter spielen ein ausgeprägter Servicegedanke und die Kundenzufriedenheit eine große Rolle. Er muss die Bedürfnisse des Kunden erkennen, ihn verstehen und im Sinne von Qualität angemessen damit umgehen. So steht er beispielsweise bei der Umsetzung definierter Anforderungen in der Software den Entwicklern als „Übersetzer“ und Sparringspartner zur Seite. Auch das Bestreben eines Projektmanagers, die Arbeit noch stärker am Geschäftserfolg seines Auftraggebers auszurichten, ist aufgrund oft knapp bemessener Budgets besonders gefragt.

Das Vertrauen des Kunden ist die Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Sich an die vereinbarten Absprachen zu halten und die Arbeitsergebnisse pünktlich sowie in zugesagter Qualität zu liefern, ist wichtig, damit sich Andere auf die Aussagen des Projektleiters verlassen können.

Ebenso ist es für Führungspersonen von großer Bedeutung, authentisch zu sein, Rückgrat zu haben und bei Bedarf auch eigene Standpunkte reflektieren zu können. Unbedingt notwendig ist im Projektalltag auch der Mut, kalkulierte Risiken einzugehen und dem Gegenwind – ob aus eigenen Reihen oder seitens des Kunden – standzuhalten.

Trotz der Fülle an Aufgaben schafft es ein Allround-Talent, immer auf dem Laufenden zu sein und die Augen offen zu halten. In Bezug auf das Team, den Kunden, das System, den Projektstatus sowie die Zielerreichung oder extern regulierte Gesetzesänderungen. Nur ein Projektleiter, der den 360°-Überblick behält, weiß immer, wo jedes einzelne Teammitglied und das Projekt als Ganzes stehen und bei welchen Abweichungen wann Korrekturmaßnahmen erforderlich sind. Damit sind er und das gesamte Team in der Lage, schneller zu reagieren und effizienter zu arbeiten. Ohne Zweifel ist auch die Kompetenz, mehrere Projekte, Mitarbeiter, Aufgaben und Termine gleichzeitig und dennoch strukturiert zu organisieren, das tägliche Brot eines Projektmanagers.

Aufgrund zunehmender Komplexität und sich schnell ändernden Anforderungen kommt es in IT-Projekten immer stärker auf die Fähigkeit der Projektleiter an, sich binnen kürzester Zeit an veränderte Situationen anzupassen. Dies stellt sie vor die Herausforderung, adaptiv zu planen, sich sofort mit Kunden und dem Team abstimmen zu können, direkt neu zu priorisieren und neue Lösungsansätze zu finden.

Dabei muss der IT-Projektleiter aber zwingend darauf achten, dass alle Änderungen innerhalb vereinbarter Rahmenbedingungen und Kundenvorgaben bleiben.

In diesem Zusammenhang ist es für einen Projektmanager wesentlich, ein gutes Maß an Entscheidungsfähigkeit mitzubringen und gleichzeitig den Entscheidungsspielraum sowie die damit verbundene Verantwortung und Folgen zu kennen. Ein guter Projektleiter muss also beurteilen können, ob in der jeweiligen Situation iterative, flexible Vorgehensweisen oder doch klassische Methoden geeigneter sind, Er muss auch bereit sein, neue Wege zu gehen.