KVPBeispiele für kontinuierliche Verbesserungsprozesse

KVP kann grundsätzlich in allen Bereichen eines Unternehmens eingesetzt werden. Wie vielfältig die Verbesserungen aussehen können, zeigen diese Beispiele.

Was ist KVP?

Die kontinuierliche Verbesserung (KVP) stammt aus der Serienproduktion der Automobilbranche und wurde maßgeblich geprägt von Toyota und dem sogenannten Toyota-Produktionssystem. Durch die kontinuierliche Verbesserung sollen die Effizienz und die Qualität der Prozesse gesteigert werden. Im Vordergrund stehen dabei viele kleine Verbesserungen an den Arbeitsplätzen, die von den Mitarbeitern selbst im Team entwickelt und umgesetzt werden.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

Der Begriff Kontinuierlicher Verbesserungsprozess fasst alle Maßnahmen zusammen, die geeignet sind, Produkte, Service, Prozesse und einzelne Tätigkeiten in einem Unternehmen zu verbessern. Ziel dabei ist, die Denkhaltung der Mitarbeiter zu beeinflussen: Diese sollen ständig prüfen, wo und wie sie ihre Arbeit verbessern können. Wichtig beim KVP sind viele kleine und schnell zu realisierende Maßnahmen, weniger große und langwierige Projekte.

Merkmale der kontinuierlichen Verbesserung sind:

  • KVP ist die Aufforderung an jeden einzelnen Mitarbeiter, selbst zur Verbesserung beizutragen.
  • KVP zeichnet sich durch die Vielzahl von Maßnahmen aus, die schnell und unbürokratisch im Alltag umgesetzt werden.
  • Für KVP gibt es keine Beschränkungen in Bezug auf den Anwendungsbereich; Produkte, Services, Prozesse, Tätigkeiten, Technik, Arbeitsplatz – alles kann verbessert werden.
  • Für KVP gibt es kein Ende – es gibt immer etwas zu verbessern.
  • Es spielt keine Rolle, wie eine Verbesserung erreicht wird, entscheidend ist die Wirkung, nicht die Vorgehensweise.
  • Wichtig sind Prinzipien wie: Aussortieren, Vermeiden, Sauberkeit, Aufräumen, Ordnung, Einfachheit, Standardisierung sowie Regeln festlegen und einhalten.

Beispiele für kontinuierliche Verbesserungsprozesse

So vielfältig die Prozesse und Tätigkeiten in einem Unternehmen sind, so vielfältig sind die Möglichkeiten für kontinuierliche Verbesserungen. KVP kann grundsätzlich überall im Unternehmen eingesetzt werden. Die folgenden Beispiele illustrieren, welche Verbesserungen in unterschiedlichen Unternehmensbereichen möglich sind.

Büroarbeitsplatz

Der Schreibtisch und die Ablage sollen so aufgeräumt werden, dass nur die wirklich benötigten Dinge vorhanden sind. Diese Dinge liegen an einem definierten Platz und in einer festgelegten Ordnung. Die Mitarbeiter müssen dann nicht lange danach suchen, die Abläufe werden beschleunigt, und es passieren weniger Fehler.

Beispiele für KVP am Büroarbeitsplatz:

  • Auf dem Schreibtisch gibt es eindeutig beschriftete Fächer oder Mappen für einzelne Vorgänge oder Projekte.
  • Stifte, Locher, Hefter und andere Arbeitsgeräte, die häufig gebraucht werden, sind in Griffweite.
  • Was nicht häufig gebraucht wird, befindet sich an einem festgelegten Ablageplatz und wird nach jeder Benutzung wieder zurückgebracht.
  • Mappen, Ordner und Schränke sind eindeutig beschriftet.
  • Farben werden als Ordnungs- und Orientierungshilfe eingesetzt.
  • Für komplexe Aufgaben gibt es Checklisten und Prozessbeschreibungen.
  • Häufig benötigte Telefonnummern sind eingespeichert.
  • Alle Dokumente und Dateien sind eindeutig und verständlich benannt, so dass sie schnell gefunden werden.
  • Bei der Dateiverwaltung wird mit Favoriten gearbeitet.
  • Dinge, die nicht gebraucht werden, werden regelmäßig aussortiert und entfernt.
  • Für Routinearbeitungen an Dokumenten gibt es Shortcuts (mehrere Schritte mit einem Tastebefehl).

Fertigung und Montage

In der Fertigung und Montage geht es darum, dass die Mitarbeiter keine langen Wege gehen, dass alle Werkzeuge und Werkstücke im direkten Zugriff sind und dass alle Bewegungsabläufe leicht fallen. Zudem sollen keine Fehler bei der Bearbeitung passieren. Dazu müssen alle Maschinen, Werkzeuge, Messgeräte, Zuführungen von Werkstücken und Material, Abführungen von bearbeiteten Stücken sowie die dabei notwendigen Informationen perfekt aufeinander abgestimmt werden.

Poka Yoke

Um Fehler zu vermeiden, werden Werkstücke und Werkzeuge so konstruiert, dass nichts falsch bearbeitet oder montiert werden kann. Dieses Prinzip wird auch als Poka Yoke bezeichnet. So können z.B. Teile, die nicht zusammengehören, mit unterschiedlichen Farben markiert werden. Oder ihre Form verhindert, dass sie falsch zusammengefügt werden.

Fehlervermeidung mit dem Poka-Yoke-Prinzip

Das Bild veranschaulicht das Prinzip von Poka Yoke. Wenn der Stecker nur auf eine Art eingesteckt werden soll, dann muss er durch Form oder Farbe eindeutig konstruiert sein.

Weitere Beispiele für KVP in der Fertigung:

  • Werkzeuge und Messgeräte liegen nicht herum, sondern befinden sich in Griffweite.
  • Jedes Werkzeug und Messgerät hat seinen eigenen, definierten Platz.
  • Der Arbeitsplatz ist sauber.
  • Alle wichtigen Informationen sind sichtbar und verständlich, wenn notwendig, auch in unterschiedlichen Sprachen.
  • Fertigungsunterlagen oder Fertigungsinformationen wie etwa Statistiken sind in elektronischer Form schnell abrufbar.
  • Handbücher sind speziell für den jeweiligen Arbeitsplatz erstellt (zum Beispiel als Prozessbeschreibung oder Checkliste) und für jeden Nutzer schnell zu finden und zu nutzen.
  • Die Zuführung von Werkstücken und Materialien ist automatisiert oder erfolgt mit minimalen Bewegungsabläufen.
  • Maschinen und Werkzeuge werden regelmäßig geprüft, gereinigt und gewartet.

Arbeitsbedingungen

Jeder Arbeitsplatz wird daraufhin untersucht, ob es Tätigkeiten gibt, die schnell ermüden, z.B. weil Mitarbeiter sich bücken oder schwere Lasten heben müssen. Außerdem werden Gefahrenquellen ermittelt. Dann werden einfache Vorrichtungen gebaut, mit denen sich Belastungen und Gefahren vermeiden lassen und die die Arbeitsbedingungen für den Mitarbeiter verbessern. Dadurch sinken Gesundheitsprobleme der Mitarbeiter und Abläufe können beschleunigt werden.

Beispiele für kontinuierliche Verbesserungen bei den Arbeitsbedingungen:

  • Der Arbeitsplatz ist sauber, aufgeräumt, gut beleuchtet und belüftet.
  • Wer viel am Bildschirm arbeitet, hat einen zweiten Bildschirm und damit mehr Arbeitsfläche und eine bessere Übersicht.
  • Schwere Lasten werden mit speziellen Vorrichtungen gehoben.
  • Wenn sich ein Mitarbeiter bücken, strecken oder verrenken muss, werden die Dinge, nach denen er greift, anders angeordnet.
  • Gefahren durch lose Teile, Elektrizität, Hitze, unbefestigte Einrichtungen oder fehlende Absperrungen werden beseitigt.
  • Gemeinschaftseinrichtungen wie beispielsweise Besprechungsräume, Küchen oder Sanitäranlagen sind sauber und aufgeräumt.

Formulare und Formalitäten

In Unternehmen sind manche Abläufe im Laufe der Zeit sehr komplex geworden, ohne dass dies für den Zweck notwendig wäre. In Formularen müssen viele Angaben gemacht werden, die niemand braucht. Aufgaben oder Tätigkeiten werden mehrfach überprüft, ohne dass dadurch die Qualität verbessert wird. Vorgesetzte werden über Vorgänge informiert, die für sie irrelevant sind. Beispiele dafür sind Reiseanträge oder Beschaffungsanträge. Die Regelungen, die sich die Unternehmen dabei gegeben haben, sind weitreichender als das, was gesetzlich vorgeschrieben oder zweckmäßig ist. Hier gibt es oft Einsparpotenziale, die im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserung erkannt und erschlossen werden können.

Beispiele für Verbesserungen bei Formularen:

  • einfache und verständliche Sprache verwenden
  • keine unbekannten oder mehrdeutige Begriffe verwenden
  • Musterformular beilegen („so sieht es ausgefüllt aus“)
  • verständliche und kurze Erläuterungen zum Ausfüllen anbieten
  • keine Daten abfragen, die nicht gebraucht werden
  • auf Lesbarkeit und ausreichende Schriftgröße achten
  • Felder zum Ausfüllen ausreichend groß gestalten
  • klar erläutern, welches Formular für welchen Zweck gedacht ist („wenn dieser Sachverhalt, dann dieses Formular“)
  • alle Formulare hinsichtlich Layout und Aufbau gleichartig gestalten
  • Formulare zentral ablegen und verwalten, veraltete Versionen löschen
  • Telefonnummer angeben, wo man im Zweifel nachfragen kann

Fazit

Wichtig bei der kontinuierlichen Verbesserung ist, dass sämtliche Prozesse und Tätigkeiten immer wieder auf den Prüfstand kommen. Jeder einzelne Mitarbeiter muss sich jeden Tag aufs Neue die Frage stellen: Was kann verbessert werden? Und jeder einzelne Mitarbeiter ist aufgefordert, selbst Maßnahmen zur Verbesserung zu ergreifen. So wird KVP im Denken der Mitarbeiter verankert und Teil der Unternehmenskultur.

Dazu im Management-Handbuch

Ähnliche Artikel