Remote-ArbeitMitarbeiter aus dem Ausland einstellen – sieben Praxistipps

Die Suche nach geeigneten Mitarbeitenden im Ausland funktioniert ähnlich wie bei der Suche im Inland. Finden Sie heraus, welche die wichtigen lokalen Jobplattformen sind und inserieren Sie dort Ihr Gesuch.

Zusätzlich lohnt es sich, bei Nischenplattformen zu inserieren, besonders bei solchen, die direkt auf Remote Jobs spezialisiert sind. Bei großen Plattformen besteht immer die Gefahr, dass Sie zwar talentierte Leute finden, diese aber nicht unbedingt daran interessiert sind, gänzlich von zu Hause aus zu arbeiten. Bei speziellen Remote-Jobbörsen haben Sie daher eine bessere Chance, potenzielle Kandidaten zu finden, die auch mit diesen besonderen Arbeitsbedingungen gut zurechtkommen.

Bevor Sie mit der Suche im Ausland starten, sollten Sie sich als Personalverantwortlicher bewusst sein, dass Mitarbeiter in anderen Ländern meist nur auf Englisch kommunizieren. Sollten Sie nur deutschsprachige Kandidaten suchen, vor allem im außereuropäischen Ausland, gäbe es wohl wenige potenzielle Kandidaten.

Mittelständische Unternehmen sollten sich außerdem grundsätzlich vermehrt international ausrichten und die interne Kommunikation auf Englisch fördern.

Beschreiben Sie Ihre Firmenkultur detailliert, wenn Sie die Stellenanzeige schalten. Stellen Sie genau dar, wie bei Ihnen gearbeitet wird. Sind Sie wirklich „Remote First“ oder eher „Remote friendly“? Erklären Sie auch, warum gerade diese Position und das dazugehörige Team remote sind, zum Beispiel:

• Zur Vorbereitung eines Markteintritts in ein neues Land und die damit verbundene Verknüpfung lokaler Geschäftskontakte
• Bedarf an internationalen, talentierten Fachkräften, zum Beispiel in der Software-Entwicklung
• Einstellung eines vielfältigen Teams
• Nähe zu Bestandskunden

Legen Sie genau dar, welche logistischen Anforderungen für dieses Stellenprofil bestehen. Hier kann zum Beispiel das Arbeiten in einer bestimmten Zeitzone oder die Bereitschaft zum gelegentlichen Reisen ausschlaggebend sein.

Umso besser sich potenzielle Bewerber ein Bild von der Stelle und den dazugehörigen Rahmenbedingungen machen können, desto mehr passende Bewerbungen sollten Sie erhalten.

Ist das Unternehmen auf der Suche nach festen Mitarbeitern für ein unbefristetes Arbeitsverhältnis, ist es ratsam, den bereits bestehende Recruiting-Prozess aus dem Heimatland an die landestypischen Gegebenheiten anzupassen.

In vielen Ländern ist es beispielsweise nicht gestattet, die Gehaltsvorstellungen während eines Interviews verbal zu besprechen. Solche Unterschiede sollten von der Personalabteilung im Voraus eines Einstellungsprozesses gesondert beleuchtet und geplant werden, um potenziellen Kandidaten das bestmögliche Gesicht des Unternehmens zu zeigen.

Eine Alternative zur eigenen Suche nach Mitarbeitern im Ausland sind spezialisierte Recruiting- oder Headhunting-Firmen. Sie kennen den lokalen Arbeitsmarkt und unterstützen Unternehmen bei der Suche nach geeigneten Talenten. Oft bieten sie darüber hinaus Hilfe beim Assessment der Bewerber an. Die Auswertung von Tests und Probeaufgaben erleichtert die Entscheidungsfindung.

Vor der Einigung mit dem neuen Mitarbeiter sollte die Abwicklung der lokalen Anstellung geklärt sein. Als Unternehmen ohne eigenen Sitz im Land des neuen Mitarbeiters haben Sie zwei Optionen:

• Service-Vertrag als Freiberufler („Freelancer“)
• Anstellung durch eine Employer of Record Agentur

Freiberufler mit Service-Vertrag einstellen

Entscheidet sich ein Unternehmen dafür, mit Freiberuflern zu arbeiten, kann das Arbeitsverhältnis über einen Freelancer-Vertrag geregelt werden. Mit dem neuen Mitarbeiter vereinbaren Sie alle Rahmenbedingungen wie Vergütung, Arbeitszeit und zu erbringende Leistungen.

Mitarbeiter über eine Employer of Record Agentur einstellen

Soll ein Mitarbeiter langfristig in ein Team eingebunden werden, ist eine direkte Anstellung über einen Employer of Record ein einfacher und effizienter Weg. Eine lizenzierte Employer of Record Agentur übernimmt im Land des Arbeitnehmers formal die Rolle des Arbeitgebers und stellt diesen mit einem Arbeitsvertrag an.

Die Agentur kümmert sich um alle Aufgaben rund um die Einstellung und meldet zum Beispiel das neue Arbeitsverhältnis bei den zuständigen Behörden an. Als lokaler Arbeitgeber erstellt dieser auch Gehaltsabrechnungen und kümmert sich um die steuerlichen Abgaben und Sozialversicherungen. Die operative Mitarbeiterführung und das Management bleiben in der Verantwortung Ihres Unternehmens.

Rechtlich gesehen gilt bei der Unterzeichnung eines Service-Vertrags meist das lokale Recht des Arbeitgebers aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz. Ein solcher Vertrag ist mit einer Kündigungsfrist von 30 bis 60 Tagen leicht zu kündigen und nicht zu vergleichen mit einem gewöhnlichen Arbeitnehmerverhältnis.

Im Falle eines Arbeitnehmerverhältnisses, durch einen Employer of Record oder eine eigene lokale Tochtergesellschaft, gilt immer das jeweilige Recht im Land der Anstellung. Da Arbeitsgesetze, Kündigungsfristen, Abfindungszahlungen von Land zu Land unterschiedlich sind, ist die Zusammenarbeit mit einem HR-Experten ratsam, um auch im Ausland rechtskonform zu agieren.