Personalcontrolling und PersonalkennzahlenAufgaben, Ziele und Rahmenbedingungen des Personalcontrollings

Das Personalcontrolling versorgt unterschiedliche Zielgruppen mit Informationen zum Personaleinsatz im Unternehmen. Dazu muss es die Fragen der Zielgruppen verstehen und wissen, welche Personalkennzahlen Antworten auf diese Fragen geben können. Bei der Erhebung der Kennzahlen müssen rechtliche Rahmenbedingungen beachtet werden.

Personalcontrolling als Grundlage für Personalmanagement

Das Personalcontrolling stellt die menschliche Arbeit als Quelle der Wertschöpfung und als entscheidenden Erfolgsfaktor für viele Leistungsprozesse im Unternehmen in den Mittelpunkt. Es soll dazu beitragen, dass die Beschäftigten richtig eingesetzt werden und Personalplanung und Personalsteuerung möglich sind. Dafür braucht es geeignete Personalkennzahlen, die weit über die einfache Zahl der Beschäftigten hinausgehen. Das Personalcontrolling muss ein differenziertes Kennzahlensystem entwickeln, die Daten für diese Kennzahlen ermitteln und in Berichten aufbereiten und zur Verfügung stellen.

Das Personalcontrolling und das Kennzahlensystem können unterschiedliche Aspekte umfassen. Neben der Erfassung von Personalkosten und der Leistung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter spielen Weiterbildung, Fluktuation oder Demografie eine große Rolle. Welche Kennzahlen und Informationen wichtig sind, ergibt sich aus deren Zweck und den verfolgten Zielen. Und diese geben unterschiedliche Stakeholder und Nutzer der Kennzahlen vor. Deshalb muss jedes Unternehmen selbst herausfinden, welche Kennzahlen es im Rahmen seines Personalcontrollings benötigt.

Personalcontrolling

Das Personalcontrolling erfasst Daten und Informationen, die für die Planung, Steuerung und Kontrolle des Personaleinsatzes und der Personalleistungen im Unternehmen notwendig oder hilfreich sind. Es bereitet diese Daten und Informationen in Form von Personalkennzahlen und Berichten (Reports) für unterschiedliche Zielgruppen auf und unterstützt diese in Bezug auf personalwirtschaftliche Entscheidungen.

Das Personalcontrolling betrachtet dabei sowohl die Aufwandsseite (zum Beispiel Personalkosten), als auch die Ertragsseite (zum Beispiel Verbesserungsvorschläge von Mitarbeitern). Das Personalcontrolling ist Teil des Unternehmenscontrollings und des Personalmanagements.

Aufgaben des Personalcontrollings

Das Personalcontrolling muss Informationen und Kennzahlen ermitteln und zusammenstellen, damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Führungskräfte und andere Interessenten (Stakeholder) Fragen in Bezug auf den Einsatz von Beschäftigten beantworten können. Beispiele für solche Fragen sind:

  • Trägt unser Personalmanagement zum Erreichen der Unternehmensziele bei?
  • Wie setzen wir unsere Mitarbeiter im Branchenvergleich ein?
  • Welche Risiken und Fehlentwicklungen sind erkennbar, wenn es um den Produktionsfaktor Arbeit geht?
  • Wird der aktuelle und zukünftige Personalbedarf durch eigenes Personal gedeckt?
  • Welche Erfolge haben unsere Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung?
  • Welche Erfolge haben wir bei der Qualifizierung unserer Beschäftigten?

Darüber hinaus ist Personalcontrolling ein notwendiger Teil für viele Managementsysteme und für eine professionelle Unternehmensführung. Viele Banken und andere Kapitalgeber, die Presse oder Bewerberinnen und Bewerber erwarten von einem Unternehmen, dass es entsprechende Informationen zu seinen Beschäftigten liefern kann. Das Modell der European Foundation of Quality Management (EFQM) sieht die Mitarbeiterorientierung als einen zentralen Baustein des Erfolgs. Deshalb müssen sich die Unternehmen daran orientieren und dies durch Kennzahlen nachweisen, die ihre EFQM-Konformität beweisen wollen.

Ziele des Personalcontrollings

Indem das Personalcontrolling personalbezogene Fragen beantwortet, Voraussetzungen für wirtschaftliche Personalentscheidungen schafft und alle Stakeholder mit Informationen versorgt, trägt es dazu bei, betriebswirtschaftliche Ziele beim Einsatz des Produktionsfaktors „Arbeit“ zu erreichen. Damit kann erfasst und bewertet werden, welche Bedeutung die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und das Personalmanagement haben. Mit Personalcontrolling wird Transparenz erzeugt, Stärken und Schwächen der Personalarbeit werden sichtbar. Indem Beschäftigte und Führungskräfte angemessen informiert werden, können diese den Einsatz des Personals besser planen und steuern.

Probleme des Personalcontrollings

Problematisch für das Personalcontrolling ist, dass viele personalwirtschaftliche Faktoren nur sehr schwer oder nur indirekt gemessen werden können. Das sind beispielsweise die Motivation der Mitarbeiter, die Eigeninitiative oder die Stimmung im Betrieb. Es ist sehr schwierig, solche Aspekte in Daten und Zahlen zu erfassen, obwohl sie für den Unternehmenserfolg oft entscheidend sind. In der Personalwissenschaft wurden deshalb verschiedene Modelle und Verfahren entwickelt, mit deren Hilfe sich diese qualitativen Aspekte abbilden und zumindest teilweise in Kennzahlen fassen lassen.

Außerdem birgt das Personalcontrolling ein Konfliktpotenzial innerhalb der Belegschaft. Die Beschäftigten fühlen sich durch das Personalcontrolling kontrolliert und überwacht. Es kann ein Klima des Misstrauens entstehen. Berechtigte oder unberechtigte Bedenken der Belegschaft und des Betriebsrats können dazu führen, dass diese sich gegen die Erhebung von Kennzahlen aussprechen oder entsprechende Messungen sabotieren.

Rechtliche Aspekte beim Personalcontrolling beachten

Wenn das Personalcontrolling Daten erfasst, werden damit oft auch schutzbedürftige Daten einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhoben und genutzt. Deshalb sind einige rechtliche Aspekte beim Personalcontrolling zu beachten. Sowohl im Bundesdatenschutzgesetz als auch im Betriebsverfassungsgesetz finden sich Regelungen, die berücksichtigt werden müssen. So ist beispielsweise der Betriebsrat (soweit vorhanden) anzuhören und der Datenschutzbeauftragte zu befragen. Der Betriebsrat muss der Einführung eines Personalcontrollings zustimmen, wenn dabei personenbezogene Daten erhoben werden und wenn es um die Leistungskontrolle der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geht. Unternehmensleitung und Betriebsrat können eine Betriebsvereinbarung zum Personalcontrolling abschließen.

Organisation des Personalcontrollings

Personalcontroller benötigen nicht nur Controlling-Know-how, sondern auch personalwirtschaftliches Fachwissen. Ihre wichtigste Aufgabe ist es, personalbezogene Entscheidungen der Führungskräfte auf allen Ebenen des Unternehmens zu unterstützen. Dazu müssen Controller deren Personalfragen richtig verstehen. Damit dies gelingt, muss bei der Organisation des Personalcontrollings beachtet werden:

  • Die Funktion ist im Unternehmen institutionalisiert und auch strategisch ausgerichtet.
  • Das Personalcontrolling hat Zugriff auf unterschiedliche Datenquellen und kann diese für seine Analysen nutzen.
  • Es arbeitet sowohl mit dem Unternehmenscontrolling, als auch mit dem Personalmanagement eng zusammen.

Das Personalcontrolling ist meistens in der Abteilung Personalmanagement (HR-Abteilung) angesiedelt. Oft werden die Controlling-Aufgaben dort aber nur „nebenbei“ erfüllt. In einigen Unternehmen werden die Aufgaben in der Controlling-Abteilung durchgeführt; sie sind dann Teil des übergeordneten Unternehmenscontrollings.

Praxis

Führen Sie eine Bestandsaufnahme durch:

  • Inwiefern betreiben Sie in Ihrem Unternehmen bereits eine Form des Personalcontrollings?
  • Welche Aufgaben werden dabei erfüllt?
  • Welche Daten und Informationen werden mit dem Personalcontrolling erhoben?
  • Welche personalbezogenen Kennzahlen werden in Ihrem Unternehmen ermittelt und genutzt?
  • Welche Berichte und Reports zu personalbezogenen Themen werden erstellt?
  • Wer sind die Adressaten dieser Berichte?
  • Was tun diese mit den Berichten? Wofür werden sie eingesetzt?

Fassen Sie Ihre bisherigen Aktivitäten zum Personalcontrolling in der folgenden Vorlage zusammen.

Im nächsten Abschnitt des Handbuch-Kapitels lesen Sie, wie Sie Personalcontrolling in Ihrem Unternehmen betreiben und worauf Sie dabei achten sollten.