Mitarbeitergespräch – Tipps für Mitarbeiter

Was beim Mitarbeitergespräch auf Sie zukommt und wie Sie angemessen reagieren.

Das Mitarbeitergespräch oder Jahresgespräch ist ein wichtiger Termin für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter. Das Ergebnis des Mitarbeitergesprächs beeinflusst die eigenen Karriereaussichten und die künftige Arbeitsbelastung. Die besprochenen Inhalte sind unterschiedlich. Jedes Unternehmen und jeder Vorgesetzte legt andere Schwerpunkte. Sehr häufig werden aber die folgenden Themen besprochen.

Leistungsbeurteilung

Bei der Leistungsbeurteilung geht der oder die Vorgesetzte Ihre Arbeitsergebnisse durch und bewertet Ihre Leistung. Zur Leistungsbeurteilung gehört auch die fachliche Kritik Ihrer Arbeit. Erfolge und Stärken werden genannt, sowie auch Misserfolge, Schwächen und Verbesserungsmöglichkeiten.

Auf die Leistungsbeurteilung können Sie sich vorbereiten, indem Sie sich selbst objektiv einschätzen. Denken Sie an die Zeit seit dem letzten Mitarbeitergespräch. Hat sich Ihre Leistung gesteigert? Konnten Sie vereinbarte Ziele erreichen? Tragen Sie jetzt mehr Verantwortung? Die guten Leistungen sollte der Vorgesetzte bei der Leistungsbeurteilung erwähnen. Tut er das nicht, können Sie die Leistungen von sich aus nennen. So erfahren Sie, ob der Vorgesetzte Ihre Leistungen ebenfalls positiv einschätzt.

Wenn Sie vereinbarte Ziele nicht erreicht haben oder Ihre Leistung allgemein nicht zufriedenstellend war, bereiten Sie Erklärungen vor. Möglicherweise gab es Veränderungen bei den Rahmenbedinungen, oder Sie waren durch zusätzliche Aktivitäten im Unternehmen zu stark ausgelastet. Wenn die Gründe plausibel sind, wird der Chef diese nachvollziehen können und mit Ihnen gemeinsam eine Lösung für das kommende Jahr ausarbeiten.

Bei der Leistungsanalyse sollten Sie auch Tätigkeiten nennen, die Sie zusätzlich zu Ihren Aufgaben übernommen hatten, beispielsweise das Protokollieren der Meetings oder die Planung der Firmenfeier.

Sollte Ihr Vorgesetzter mit Ihren Leistungen nicht zufrieden sein, nehmen Sie die Kritik ruhig und sachlich zur Kenntnis, verzichten Sie auf Ausreden und Ausflüchte. Eine Verteidigungshaltung ist hier unangebracht. Wenn Kritikpunkte unbegründet sind, können Sie die Missverständnisse gleich aufklären. Erklären Sie sachlich die Hintergründe Ihrer Entscheidungen.

Feedback

Beim Feedback geht es um Ihre persönlichen und sozialen Fähigkeiten. Meist wird der Vorgesetzte mit Ihren positiven Leistungen und Fähigkeiten beginnen und dann zur Kritik übergehen. Für die meisten Menschen ist es unangenehm, andere persönlich zu kritisieren. Ihrem Vorgesetzten wird es auch so gehen. Er wird die Kritik möglicherweise verpacken, um Sie nicht zu verletzen. Dennoch müssen Sie die Kritikpunkte erkennen. Welche Ihrer Eigenschaften oder Verhaltensweisen werden kritisiert? Daran sollten Sie im Anschluss arbeiten.

Beispiel: Kritik erkennen

Ihre Chefin sagt: „Sie haben eine schöne Präsentation vorbereitet. Nur schade, dass Sie mit anderen Projekten nicht vorangekommen sind.“

Sie meint: „Sie setzen die Prioritäten falsch! Ihre Zeit sollten Sie nicht mit Powerpoint-Spielereien verschwenden, sondern sich auf die Projekte konzentrieren.“ 

Natürlich ist es nicht angenehm, wenn das eigene Verhalten kritisiert wird. Doch versuchen Sie, Ihre Gefühle zu steuern. Reagieren Sie nicht emotional, bleiben Sie ruhig und hören Sie aufmerksam zu. Lassen Sie den Vorgesetzten aussprechen. Diskutieren und kommentieren Sie nicht. Ihr Chef beschreibt seinen Eindruck, den er von Ihnen hat. Den Eindruck können Sie in diesem Moment nicht verbessern. In Zukunft haben Sie die Möglichkeit, seine Meinung zu verändern.

Sind die Kritikpunkte für Sie allerdings nicht nachvollziehbar oder Sie verstehen nicht, durch welche Ereignisse der Eindruck entstehen konnte, dann sollten Sie nachfragen. Welches Verhalten wird kritisiert? In welcher Situation hat Ihr Vorgesetzter das Verhalten bei Ihnen beobachtet? Möglicherweise handelt es sich lediglich um ein Missverständnis. Dann klären Sie die Situation knapp und sachlich auf. Doch was auch immer während des Gesprächs passiert: Bewahren Sie Ruhe und bleiben Sie sachlich.

Zielvereinbarungen

Möglicherweise sind die Ziele, die Sie in Zukunft erreichen sollen, schon vorgegeben. Ihr Vorgesetzter wird Ihnen die Zielvorgaben dann erläutern. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie die gesetzten Ziel nicht erreichen können, sagen Sie dies gleich. Die Ziele können aber auch im Mitarbeitergespräch gemeinsam von Ihnen und Ihrem Vorgesetzten vereinbart werden. Es ist dann eine Frage der Verhandlung, wie die Ziele gesetzt werden. In jedem Fall sollten Sie zum Mitarbeitergespäch bereits eine Vorstellung davon mitbringen, welche Ziele Sie selbst für realistisch und erstrebenswert halten.

Als Ziele eignen sich sowohl weiche als auch harte Faktoren. Weiche Faktoren sind beispielsweise Vereinbarungen über notwendige Veränderungen am Arbeitsplatz oder auch Weiterbildungsmaßnahmen. Harte Faktoren sind messbar, wie zum Beispiel konkrete Umsatzsteigerungen, Mindeststückzahlen oder maximale Ausschussquoten. Versuchen Sie alle Zielvorgaben in möglichst messbaren Indikatoren auszudrücken. Stellen Sie die Frage: „Woran erkennen wir, ob ich das Ziel erreicht habe?“ Mit messbaren Zielen wissen Sie einerseits, was genau von Ihnen künftig erwartet wird. Andererseits stellen Sie sicher, dass beim nächsten Mitarbeitergespäch die Beurteilung Ihrer Leistung objektiv erfolgen kann.

Klären Sie außerdem die Rahmenbedingungen, unter denen Sie Ihre Ziele erreichen sollen. Besprechen Sie auch die Möglichkeiten, Ziele anzupassen, wenn Rahmenbedingungen sich ändern. Wenn Sie sich mit Ihrem Vorgesetzten auf Ihre neuen Ziele geeinigt haben, achten Sie darauf, dass die vereinbarten Ziele schriftlich festgehalten werden. Dazu gehört auch, dass der Zeitpunkt genannt wird, bis wann Sie die Ziele erreicht haben sollen.

Gehaltserhöhung und Beförderung

Oft wird beim Mitarbeitergespräch auch über das Gehalt gespochen. Wenn Sie Ihre Leistung als gut einschätzen, können Sie über das Gehalt verhandeln. Eine Gehaltserhöhung beträgt in der Regel fünf bis zehn Prozent. Legen Sie für sich Ihr Gehaltsziel bereits vor dem Mitarbeitergespräch fest. Das Ziel sollte sich an den üblichen Löhnen in Ihrem Unternehmen orientieren. Beim Mitarbeitergespäch nennen Sie zunächst einen Betrag etwas oberhalb dieser Summe. So haben Sie bei der Verhandlung Spielraum.

Bestimmen Sie vor dem Gespräch Ihre Schmerzgrenze und überlegen Sie, wie Sie reagieren, wenn ein Gehalt unterhalb dieser Grenze angeboten wird. Sie können dann Alternativen vorschlagen, beispielsweise Zusatzleistungen wie einen Firmenwagen, betriebliche Unterstützung bei der Altersvorsorge oder eine kürzere Arbeitszeit. Sollten Sie mit Ihrer Forderung nach einer Gehaltserhöhung scheitern, fragen Sie nach konkreten Erwartungen an Ihre Leistung.

Beim Mitarbeitergespräch können Sie auch über eine Beförderung sprechen. Erklären Sie, warum gerade Sie für eine höhere Stelle qualifiziert sind. Ihr Vorgesetzter muss durch die Beförderung eine Verbesserung für das Unternehmen erkennen. Warum sonst sollte er Ihnen die neue Position geben? Sie können beispielsweise argumentieren, dass Sie durch Ihre Weiterbildungen Führungsqualitäten erworben haben und Sie als Führungskraft mehr bewirken können.

Arbeitssituation

Das Mitarbeitergespräch können Sie auch nutzen, um die allgemeine Arbeitssituation zu verbessern. Was behindert Sie bei der Arbeit? Was mindert Ihre Leistung? Wie kann Ihre Motivation gesteigert oder Ihr Befinden verbessert werden?

Das Mitarbeitergespräch eignet sich gut, auch kleinere Probleme anzusprechen, denn jetzt haben Sie die ganze Aufmerksamkeit des Vorgesetzten. Fragen Sie nach einem neuen Bürostuhl, nach einem größeren Monitor oder einem zusätzlichen Aktenschrank. Notieren Sie die Punkte vor dem Gespräch, damit Sie im Gespräch nichts vergessen.

Allerdings sollten Sie im Mitarbeitergespräch nicht auf Kollegen schimpfen oder Konflikte mit Kollegen ansprechen. Bei Konflikten innerhalb des Teams lassen Sie Ihren Chef außen vor. Sie können allerdings auf die Umstände hinweisen, die sich durch die Konflikte ergeben und die Ihre Arbeit negativ beeinflussen, zum Beispiel fehlende Informationen oder ergebnislose Besprechungen.

Beispiele: Über einen Kollegen mit dem Vorgesetzten sprechen

Sie können sich schlecht auf Ihre Arbeit konzentrieren weil Ihr Bürokollege ständig mit Ihnen reden will und häufig privat telefoniert. Über dieses Problem sollten Sie nicht mit Ihrem Vorgesetzten sprechen. Den Konflikt müssen Sie mit Ihrem Kollegen selbst klären.

Sie können sich schlecht auf Ihre Arbeit konzentrieren weil Ihr Bürokollege für ein neues Projekt ständig telefonieren muss. Dieses Problem können Sie mit dem Chef besprechen, da sich berufsbedingt eine neue Situation ergeben hat.

180 Grad Feedback

Beim 180 Grad Feedback gibt der Mitarbeiter dem Vorgesetzten Feedback zu dessen Verhalten. Bittet der Vorgesetzte Sie um ein Feedback zu seinem Führungsverhalten, seien Sie mutig und ehrlich. Aber beachten Sie die Feedback-Regeln.

Äußern Sie nur konkrete Kritik. Seien Sie in Ihren Äußerungen so konkret wie möglich. Machen Sie keine Verallgemeinerungen: „Sie machen immer…“. Wenn Sie Verhaltensweisen Ihres Vorgesetzten kritisieren, beschreiben Sie eine Situation, in der sich das Verhalten gezeigt hat. Beschreiben Sie die Situation so, wie ein Dritter diese Situation gesehen hätte – ohne Deutungsversuche und Interpretationen.

Sprechen Sie nur für sich selbst. Kritisieren Sie nur, was Sie selbst stört, nicht das, was Sie von anderen gehört haben. Machen Sie sich auch nicht zum Sprecher einer Gruppe. Sagen Sie also nicht: „Wir in der Projektgruppe finden, dass Sie…“. Sprechen Sie nur aus Ihrer Sicht.

Das Ziel des Feedbacks ist es, eine Verbesserung des Umgangs miteinander zu bewirken. Es geht nicht darum, Vorwürfe zu machen oder Lob für gutes Führungsverhalten zu verteilen. Am Ende des Feedbacks soll eine Vereinbarung stehen. Eine Vereinbarung zwischen Mitarbeiter und Vorgesetzen, die den zukünftigen Umgang miteinander regelt. Sagen Sie also, welches Verhalten Sie sich wünschen.

Dazu im Management-Handbuch

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