ProjektmanagementProbleme bei Projekten frühzeitig erkennen

Im Allgemeinen kann man den Erfolg eines Projektes an drei Kriterien festmachen:

• in time: Das Projekt ist pünktlich abgeschlossen.
• in budget: Die geplanten Kosten sind nicht überschritten.
• in scope: Die Qualität des Produktes stimmt.

Wenn Deadlines überschritten werden oder Aufwände nicht mehr im Plan liegen, sind das erste Anzeichen, bei denen man bereits Gegenmaßnahmen einleiten sollte. Je früher die Anzeichen erkannt werden, desto eher kann angemessen reagiert werden. In der Praxis werden die Anzeichen allerdings oft erst bemerkt, wenn es schon zu spät ist.

Risiken gibt es bei allen Vorhaben, sie lassen sich nie ganz vermeiden. Doch nur wer die Risiken kennt, kann sich darauf vorbereiten und beim Eintreten schnell die richtigen Maßnahmen ergreifen. Dazu braucht es eine Risikoanalyse. Die Risikoanalyse besteht aus fünf Schritten:

1. Risiken identifizieren: Wo kommen die Risiken her? (Ziele, Projektumfeld, Stakeholder)
2. Risiken bewerten: Welche Risiken sind die gefährlichsten? (Eintrittswahrscheinlichkeit, Tragweite, Risikowert)
3. Strategien festlegen: Wie soll mit den Risiken bei Eintritt umgegangen werden? (Vermeiden, Reduzieren, Verlagern, Akzeptieren)
4. Maßnahmen entwickeln: Welche Maßnahmen sollen umgesetzt werden? (präventiv, korrektiv)
5. Monitoring: Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen

Um im Projektmanagement erfolgreich zu sein, sind einige Faktoren unabdinglich. Anhand derer können Sie auch frühzeitig Probleme erkennen und Ihr Projekt in die richtige Richtung lenken.

Klare Ziele

Jedes Paket und jede Aufgabe in Ihrem Projekt ist nach einem Ziel ausgerichtet. Sie müssen wissen, wo Sie überhaupt hinwollen. Nur so wissen Sie auch, was Sie dafür brauchen. Ziele stellen die Basis Ihrer Planung dar und können auch für das Controlling hilfreich sein. Durch konkrete Formulierungen und Zwischenziele (den Meilensteinen) lässt sich so auch der Projektfortschritt beobachten.

Festgelegtes Budget

Ähnlich wie Ziele, können auch Budget und Aufwände die Zeitpunkte markieren, ab denen es kritisch für den Erfolg eines Projektes wird. Decken sich Soll- und Ist-Aufwand schon nach den ersten Wochen nicht mehr? Und sprechen Sie hier nicht nur von kleinen, sondern von größeren Abweichungen? Dann läuft Ihr Projekt aus dem Ruder und Sie müssen dagegen etwas unternehmen.

Das setzt natürlich voraus, dass Sie in Ihrem Projektteam eine Möglichkeit haben, Aufwände detailliert zu erfassen. So können Sie die einzelnen Arbeiten nachverfolgen und haben einen Überblick über die Auslastung der Teammitglieder. Das ist vor allem für die flexible Planung bedeutend.

Grundlegende Absprachen

Absprachen können direkten Einfluss auf Budget und Zeit nehmen.

• Was genau umfasst eine Aufgabe?
• Wann ist diese abgeschlossen?
• Wer ist dafür verantwortlich?
• Wann ist die Aufgabe in jedem Fall fällig?
• Was passiert, wenn das nicht gelingt?
• Welche Aufgaben haben Priorität?

Sind solche Dinge im Vorhinein nicht geklärt, kann es zu Verzögerungen in der zeitlichen Planung, höheren Aufwänden und mangelnder Qualität der Ergebnisse kommen. Daher ist es sinnvoll, alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort zu sammeln. Dann können Teammitglieder bei Unsicherheiten immer noch einmal nachlesen, was genau zu tun ist.

Kontinuierliche Kommunikation

So wichtig wie klare Absprachen ist auch die Kommunikation mit dem Projektteam. Die Unterhaltung mit den Mitarbeitern, die direkt „an der Quelle“ sitzen, ist eine der besten Möglichkeiten, Probleme, Schwierigkeiten oder Unstimmigkeiten zu erkennen. In der Praxis sind es nämlich oft Missverständnisse oder fehlende Informationen, die ein Projekt aufhalten.

Mit kontinuierlicher und offener Kommunikation können Probleme im Ansatz gelöst werden. Ferner sind Ihre Mitarbeiter auch zufriedener, wenn sie einbezogen werden und alle den gleichen Wissensstand haben.

Ein Projektmanagement-Tool macht die Kommunikation im Team einfach und transparent. So findet jeder Mitarbeiter alle relevanten Informationen an einem Ort, der für alle zugänglich ist. Absprachen können direkt inhaltsbezogen geschehen und der gesamte Informations- und Arbeitsprozess wird transparent. Missverständnisse werden vermieden und offene Fragen der Mitarbeiter sowie erste Hinweise auf Probleme werden dokumentiert und für alle sichtbar.

Um das Projekt greifbarer zu machen und Fortschritte leichter ablesen zu können, werden komplexe Ziele häufig in kleinere unterteilt. Solche Meilensteine gliedern das Projekt in Etappen und bilden Prüftermine, an denen gemessen werden kann, ob alle Prozesse im Zeitplan liegen. Die folgende Darstellung zeigt, wie ein detaillierter Zeitplan mit Meilensteinen und Abhängigkeiten in einer Projektmanagement-Software aussieht. Es wird ein Gantt-Chart verwendet.

Echtzeit-Benachrichtigungen sind eine enorme Erleichterung für alle Verantwortlichen und Beteiligten. Ändern sich relevante Parameter im Projekt, müssen Sie umgehend darüber informiert werden. Das sollte Ihr Projektmanagement-Tool übernehmen. Benachrichtigung in Echtzeit bedeutet Schnelligkeit und Flexibilität.

Bekommen Sie frühzeitig die Information, dass geplante Fristen oder Aufwände bald überschritten werden, können Sie schneller reagieren, Gegenmaßnahmen einleiten oder den Plan anpassen.

Der Forecast der zu erwartenden Aufwände ist oft schwierig einzuschätzen. Neben Umfang und Komplexität der Aufgabe hängen diese auch vom ausführenden Mitarbeiter und anderen Effekten ab. Angesichts dessen ist es kein Wunder, dass Soll-Aufwände in vielen Fällen falsch kalkuliert werden. Generell sollten Sie bei der Aufwandsplanung immer ein wenig Puffer einplanen und auch im laufenden Projekt für einen gewissen Grad an Flexibilität sorgen.

Nicht selten erhöhen sich Aufwände kurzfristig. In solchen Fällen ist es hilfreich, wenn der Ausführende seine Rest-Aufwände über die Projektmanagement-Software direkt zurückmelden kann. Denn er kann am besten beurteilen, was noch zu erledigen ist.

Über Abweichungen sollte der Verantwortliche immer auf dem Laufenden bleiben, um bei Bedarf unterstützen zu können. Auch hier können clevere Tools den Verantwortlichen in Echtzeit informieren, wenn eine Überschreitung des Projektbudgets durch Aufwandserhöhungen droht.

Bei der erfolgreichen Umsetzung eines Projektes ist „Überblick“ das Zauberwort. Wenn alle Vorgänge sichtbar und nachvollziehbar sind, können Sie als Projektleiter steuern und bei Problemen frühzeitig eingreifen.

Dazu brauchen Sie ein Projektmanagement-Tool, das für Klarheit und Transparenz sorgt, Entscheidungen beschleunigt und durch ein intelligentes Frühwarnsystem die Projekte auf Kurs hält.