Prozesse vereinfachenSo funktioniert eine Kaskadierung

Komplexe Geschäftsprozesse werden schnell unübersichtlich. Abstimmungsaufwand und Abhängigkeiten nehmen zu. Was hilft, ist eine Kaskadierung der Prozesse.

Bei komplexen Produkten, zum Beispiel im Anlagen- oder Sondermaschinenbau, gibt es sehr viele und voneinander abhängende Geschäftsprozesse. Der Abstimmungsaufwand an den Schnittstellen ist entsprechend hoch. Die Gefahr von Intransparenz, langen Liege- und Wartezeiten sowie von häufigen Rückfragen ist hoch. Das kann im Ergebnis viel „Blindleistung“ erzeugen, also Arbeit ohne direkte Wertschöpfung für den Kunden. Wie kann die Komplexität der Prozesse reduziert werden? Wie lassen sich Prozesse vereinfachen? Gut eignet sich dafür die Kaskadierung von Geschäftsprozessen: Die konsequente Umsetzung der internen Kunden-Lieferantenbeziehung zwischen zwei Geschäftsprozessen.

Das Grundprinzip der Kaskadierung

Das Grundprinzip bei der Kaskadierung: Klare, einfache und möglichst wenig Schnittstellen, um die Geschäftsabwicklung – wie zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer – so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Dabei ist die saubere Gestaltung der Schnittstelle zwischen einem Auftrag erteilenden und einem Auftrag nehmenden Geschäftsprozess ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

Ein Beispiel: Prozess A, die Auftragsabwicklung, „bestellt“ eine Leistung beim Prozess B, dem Engineering. Prozess B führt im Auftragsverhältnis die entsprechenden Aufgaben durch, also liefert und gibt Rückmeldung. Der Auftraggeber der Leistung ist gleichzeitig Leistungsempfänger, das heißt er erhält die Leistung des Auftragnehmers oder die Rückmeldung dazu. So gibt es eine klare Verantwortung dem Auftraggeber gegenüber. Der Auftragnehmer wiederum ist bei der Auftragsausführung relativ autonom. Dies wirkt sich wegen der Spezialisierung auf die Kernaufgabe „Engineering“ positiv auf Qualität und Durchlaufzeit aus.

Kaskadierung reduziert die Wertschöpfungskette

Horizontale oder serielle Prozessketten sind oft lang. Zum Beispiel: Vertrieb - Auftragsabwicklung - Engineering - Beschaffung - Produktionsplanung - Produktion - Lager - Versand. Anders ist das bei der Kaskadierung. Hier handelt es sich um eine vertikale zwei- oder mehrstufige Prozesskaskade. Die Folge: die „Wertschöpfungslänge“ wird reduziert. Das führt unter anderem zu einer Reduzierung der Prozessdurchlaufzeit, mithin zu einer Beschleunigung. Der „obere“ Prozess ist jeweils der Auftraggeber und Leistungsempfänger, der „untere“ der Auftragnehmer. Das kann nach unten in mehreren Stufen so weitergehen, bis hin zu externen Lieferanten.

Doch Vorsicht: Eine Prozesskaskadierung darf nicht mit der Gliederung eines Prozesses in mehrere Sub- oder Teilprozesse verwechselt werden! Alle Teilprozesse bleiben auf derselben horizontalen Wertschöpfungsebene. Es gibt kein wirkliches Kunden-Lieferanten-Verhältnis, da es keine Lieferung an den vorgelagerten Teilprozess gibt.

Wenn Unternehmen die folgenden fünf Prinzipien beherzigen, können sie eine Prozesskaskadierung erfolgreich aufbauen. Durch die Abarbeitung dieser Prinzipien beziehungsweise Fragen können sie so eine funktionierende Prozesskaskade gestalten.

Prinzip I: Aufteilung der Gesamtwertschöpfung

Aufteilung der Gesamtwertschöpfung durch Gestaltung von vertikalen Wertschöpfungsstufen. Abwicklung der einzelnen Stufen durch Spezialisten. Fragen dabei:

  • Welche Prozesskette wollen wir untersuchen?
  • Ist diese Prozesskette derzeit zu lang oder zu komplex?
  • Können wir in der Prozesskette interne Kunden-Lieferanten-Beziehungen definieren?

Prinzip II: Transparenz durch nur eine Schnittstelle

Es gibt nur eine Schnittstelle bei der Auftragserteilung (Bestellung, Kundenanforderung, Input für den Auftragnehmer) und nur eine bei der Auftragslieferung (Output des Auftragnehmers). Dadurch entstehen Transparenz und Einfachheit. Es gibt also keine weiteren Schnittstellen, etwa für Abklärungen, Rückfragen oder Steuerung während der Auftragsbearbeitung. Fragen dabei:

  • Wie sind die beiden Schnittstellen jetzt definiert?
  • Wie müssen wir diese neu definieren, um keine weiteren Schnittstellen mehr im Prozessverlauf zu erhalten?

Prinzip III: Aufträge und die Art der Übermittlung klären

Die Kaskadierung setzt voraus, dass die Aufträge genau geklärt sind. Dazu gehört die Art der Übermittlung der Aufträge: Welches Medium wird in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt genutzt? Und es müssen die Rollen und Verantwortlichkeiten geklärt werden: Wer macht was, und wer macht was nicht? Fragen dabei:

  • Welche Informationen braucht der Lieferprozess vom Kundenprozess?
  • Was muss der Auftrag beinhalten?
  • Was ist das geeignete Medium?
  • Ist geklärt, wer was zu tun hat?

Prinzip IV: Durchgängige Prozessverantwortung

Für einen Prozess muss eine durchgängige Verantwortung bestehen. Dabei geht es um den gesamten Prozess vom Input bis zum Output. Zum Beispiel von der Auftragsakquisition bis zum Inkasso, von der Detaillierung des Pflichtenhefts bis zur Inbetriebsetzung, oder von der Baugruppendisposition bis zum Baugruppentest.

Die durchgängige Verantwortung gilt auch für die Zusammenarbeit mit externen Lieferanten. Die Kaskadierung ist also nicht auf den Prozess im eigenen Unternehmen beschränkt. Für einen Systemlieferant könnte das heißen: durchgängige Verantwortung von Angebots- und Auftragsbearbeitung bis zur Inbetriebsetzung. Fragen dabei:

  • Haben die betrachteten Prozesse derzeit eine durchgängige Verantwortung oder gibt es Brüche?
  • Wer bräuchte welche Informationen, Befugnisse oder Hilfsmittel, um seine durchgängige Prozessverantwortung wahrzunehmen?

Prinzip V: Autonomie des auftragnehmenden Prozesses

Durch die Kaskadierung erhält der Auftragnehmer die Autonomie über den Prozess. Die Autonomie fehlt, wenn in den Prozess laufend vom Kundenprozess (Auftraggeber) eingegriffen wird. Fragen dabei:

  • Haben die Mitarbeiter im betrachteten (Auftragnehmer-)Prozess die Qualifikationen und Kompetenzen, um ihre Aufgaben weitgehend autonom wahrzunehmen?
  • Was ist noch notwendig?
  • Was könnte den Auftraggeber davon abhalten, in den Lieferantenprozess einzugreifen?
  • Welche Sicherheit müsste er haben?

Fazit

Die Prozesskaskadierung führt zu klarer Prozess- und Ergebnisverantwortung, reduziert die Komplexität durch kürzere Prozessketten und reduziert die Anzahl der Schnittstellen. Dies trägt zu einer Beschleunigung der Abläufe bei sowie zur Verringerung von nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten. Besonders bei „Überlängen“ horizontaler Prozessketten, und wenn Aufgaben durch Spezialisten ausgeführt werden müssen, bietet sich die Prozesskaskadierung an.

Bei hohem Bedarf an Sicherheit und Kontrolle, etwa im Bankwesen, wird die Verantwortung durch Prozesskaskaden „vertikal“ geteilt – das vermindert die Gefahr von schädlichem Selbstläufertum. Die Grenzen der Prozesskaskadierung sind erreicht, wenn wegen vieler Kaskadenübergänge – also vieler Stufen – die Gesamtkomplexität der Organisation zunimmt.

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