Prozesse vereinfachenSo funktioniert eine Kaskadierung

Geschäftsprozesse werden immer komplexer. Es gibt immer mehr Abstimmungsaufwand und Abhängigkeiten. Was hilft, ist eine Kaskadierung der Prozesse.

Bei komplexen Produkten, zum Beispiel im Anlagen- oder Sondermaschinenbau, gibt es sehr viele und voneinander abhängende Geschäftsprozesse. Der Abstimmungsaufwand an den Schnittstellen ist entsprechend hoch. Die Gefahr von Intransparenz, langen Liege- und Wartezeiten sowie von häufigen Rückfragen ist hoch. Das kann im Ergebnis viel „Blindleistung“ erzeugen, das heißt Arbeit ohne direkte Wertschöpfung für den Kunden. Hier helfen eine Reduktion der Komplexität der Prozesse sowie deren Vereinfachung. Besonders gut eignet sich dafür die Kaskadierung von Geschäftsprozessen: Die konsequente Umsetzung der internen Kunden-Lieferantenbeziehung zwischen zwei Geschäftsprozessen.

Das Grundprinzip der Kaskadierung

Das Grundprinzip dabei: Klare, einfache und möglichst wenig Schnittstellen, um die Geschäftsabwicklung – wie zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer – so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Dabei ist die saubere Gestaltung der Schnittstelle zwischen einem Auftrag erteilenden und einem Auftrag nehmenden Geschäftsprozess ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

Ein Beispiel: Prozess A, die Auftragsabwicklung, „bestellt“ eine Leistung beim Prozess B, dem Engineering. Prozess B führt im Auftragsverhältnis die entsprechenden Aufgaben durch, also liefert und gibt Rückmeldung. Der Auftraggeber der Leistung ist gleichzeitig Leistungsempfänger, das heißt er erhält die Leistung des Auftragnehmers oder die Rückmeldung dazu. So gibt es eine klare Verantwortung dem Auftraggeber gegenüber. Der Auftragnehmer wiederum ist bei der Auftragsausführung relativ autonom. Dies wirkt sich wegen der Spezialisierung auf die Kernaufgabe „Engineering“ positiv auf Qualität und Durchlaufzeit aus.

Kaskadierung reduziert die Wertschöpfungskette

Im Gegensatz zu einer horizontalen, seriellen und oft langen Prozesskette, also zum Beispiel Vertrieb - Auftragsabwicklung - Engineering - Beschaffung - Produktionsplanung - Produktion - Lager - Versand, handelt es sich hier um eine vertikale zwei- oder mehrstufige Prozesskaskade. Die Folge: Die „Wertschöpfungslänge“ wird reduziert, was unter anderem zu einer Reduzierung der Prozessdurchlaufzeit, mithin zu einer Beschleunigung führt. Der „obere“ Prozess ist jeweils der Auftraggeber und Leistungsempfänger, der „untere“ der Auftragnehmer. Das kann nach unten in mehreren Stufen so weitergehen, bis hin zu externen Lieferanten.

Doch Vorsicht: Eine Prozesskaskadierung darf nicht mit der Gliederung eines Prozesses in mehrere Sub- oder Teilprozesse verwechselt werden! Die Teilprozesse bleiben alle auf gleicher (horizontaler) Wertschöpfungsebene. Es gibt kein wirkliches Kunden-Lieferanten-Verhältnis, da es keine Lieferung an den vorgelagerten Teilprozess gibt.

Wenn Unternehmen die folgenden fünf Prinzipien beherzigen, können sie eine Prozesskaskadierung erfolgreich aufbauen. Durch die Abarbeitung dieser Prinzipien beziehungsweise Fragen können sie so eine funktionierende Prozesskaskade gestalten:

Aufteilung der Gesamtwertschöpfung

Aufteilung der Gesamtwertschöpfung durch Gestaltung von vertikalen Wertschöpfungsstufen und Abwicklung der einzelnen Stufen durch Spezialisten. Fragen dabei:

  • Welche Prozesskette wollen wir untersuchen?
  • Ist diese Prozesskette derzeit zu lang oder zu komplex?
  • Können wir in der Prozesskette interne Kunden-Lieferanten-Beziehungen definieren?

Transparenz durch nur eine Schnittstelle

Es gibt nur eine Schnittstelle bei der Auftragserteilung (Bestellung, Kundenanforderung, Input für den Auftragnehmer) und nur eine bei der Auftragslieferung (Output des Auftragnehmers). Dadurch entstehen Transparenz und Einfachheit. Es gibt also keine weiteren Schnittstellen, etwa für Abklärungen, Rückfragen oder Steuerung während der Auftragsbearbeitung. Fragen dabei:

  • Wie sind die beiden Schnittstellen jetzt definiert?
  • Wie müssen wir diese neu definieren, um keine weiteren Schnittstellen mehr im Prozessverlauf zu erhalten?

Aufträge und die Art der Übermittlung klären

Das zweite Prinzip setzt voraus, dass die Aufträge genau geklärt sind, die Art und Weise, wie diese übermittelt werden – also welches Medium in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt – und ebenso die Rollen und Verantwortlichkeiten: Wer macht was, und wer macht was nicht? Fragen dabei:

  • Welche Informationen braucht der Lieferprozess vom Kundenprozess?
  • Was muss der Auftrag beinhalten?
  • Was ist das geeignete Medium?
  • Ist geklärt, wer was zu tun hat?

Durchgängige Verantwortung für einen Prozess

Dabei geht es um den Prozess vom Input bis zum Output: zum Beispiel von der Auftragsakquisition bis zum Inkasso, von der Detaillierung des Pflichtenhefts bis zur Inbetriebsetzung, oder von der Baugruppendisposition bis zum Baugruppentest.

Dies gilt auch für die Zusammenarbeit mit externen Lieferanten, das heißt die Kaskadierung erstreckt sich bis dahin. Für einen Systemlieferant könnte das heißen: durchgängige Verantwortung von Angebots- und Auftragsbearbeitung bis zur Inbetriebsetzung. Fragen dabei:

  • Haben die betrachteten Prozesse derzeit eine durchgängige Verantwortung oder gibt es Brüche?
  • Wer bräuchte welche Informationen, Befugnisse oder Hilfsmittel, um seine durchgängige Prozessverantwortung wahrzunehmen?

Autonomie des auftragnehmenden Prozesses

Sie fehlt, wenn in diesen Prozess laufend vom Kundenprozess (Auftraggeber) eingegriffen wird. Fragen dabei:

  • Haben die Mitarbeiter im betrachteten (Auftragnehmer-)Prozess die Qualifikationen und Kompetenzen, um ihre Aufgaben weitgehend autonom wahrzunehmen?
  • Was ist noch notwendig?
  • Was könnte den Auftraggeber davon abhalten, in den Lieferantenprozess einzugreifen?
  • Welche Sicherheit müsste er haben?

Fazit

Die Prozesskaskadierung führt zu klarer Prozess- und Ergebnisverantwortung, Reduktion von Komplexität durch kürzere Prozessketten und weniger Schnittstellen. Dies wiederum kann zu einer Beschleunigung der Abläufe sowie zur Verringerung von Verschwendung beitragen. Besonders bei „Überlängen“ horizontaler Prozessketten, und wenn Aufgaben durch Spezialisten ausgeführt werden müssen, bietet sich die Prozesskaskadierung an.

Bei hohem Bedarf an Sicherheit und Kontrolle, etwa im Bankwesen, wird durch Prozesskaskaden die Verantwortung „vertikal“ geteilt – das vermindert die Gefahr von schädlichem Selbstläufertum. Die Grenzen der Prozesskaskadierung sind dort, wo zwar die Komplexität innerhalb der Prozesse verringert wird, aber die Gesamtkomplexität der Organisation aufgrund vieler Kaskadenübergänge, also vieler Stufen, erhöht wird.

Dazu im Management-Handbuch

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