ZeitmanagementDas Pareto-Prinzip erklärt

Das Pareto-Prinzip, auch: 80/20-Regel, besagt, dass etwa 80 Prozent der Ergebnisse aus nur 20 Prozent der Anstrengungen resultieren. Dieses Prinzip ist nach dem italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto benannt. Er beobachtete, dass 80 Prozent des italienischen Bodens nur 20 Prozent der Bevölkerung gehörten.

Die 80/20-Regel hilft dabei, die wenigen Ursachen zu identifizieren, die den größten Teil der Ergebnisse liefern. Unternehmen nutzen es, um Effizienz zu steigern, indem sie sich auf die Kundinnen und Kunden, Produkte oder Prozesse konzentrieren, die den meisten Umsatz oder Gewinn erbringen.

Auch im persönlichen Bereiche können Sie Ihre Zeit besser nutzen, indem Sie sich auf die Aktivitäten konzentrieren, die den größten Nutzen bringen.

Die folgende Abbildung zeigt, wie mit vergleichsweise wenig Aufwand ein hoher Ertrag erzielt werden kann und illustriert damit das Prinzip der 80/20-Regel.

Für ein optimiertes Zeitmanagement wenden Sie die 80/20-Regel in fünf Schritten an:

1. Aufgaben auflisten: Schreiben Sie alle Ihre regelmäßigen Aufgaben und Projekte auf.
2. Bewertung: Schätzen Sie den Beitrag jeder Aufgabe zum Gesamtergebnis oder zu Ihren Zielen ein.
3. Priorisierung: Identifizieren Sie die 20 Prozent der Aufgaben, die den größten Beitrag zum Ergebnis und zu den Zielen liefern.
4. Fokus: Widmen Sie den Großteil Ihrer Zeit und Ressourcen diesen Schlüsselaufgaben.
5. Delegieren oder eliminieren: Überlegen Sie, welche der weniger wirkungsvollen 80 Prozent der Aufgaben delegiert oder gestrichen werden können.

Durch die Fokussierung auf das Wesentliche erreichen Sie persönlich oder gemeinsam im Team mehr und sparen dabei gleichzeitig Ressourcen, die ansonsten unnötig verschwendet würden.

Angenommen, eine Softwareentwicklerin bemerkt, dass sie 80 Prozent ihrer wichtigsten Arbeitsergebnisse in den ersten Stunden des Tages erzielt, wenn sie ungestört programmieren kann. Diese produktiven Stunden machen jedoch nur etwa 20 Prozent ihrer gesamten Arbeitszeit aus.

Um ihre Effizienz zu steigern, strukturiert sie ihre Arbeit so, dass sie die Vormittage ausschließlich für anspruchsvolle Programmieraufgaben reserviert, während Routineaufgaben wie E-Mails und Meetings in weniger produktive Nachmittagsstunden verschoben werden.

Ein Einzelhandelsunternehmen stellt fest, dass 20 Prozent seines Produktsortiments 80 Prozent des Gesamtumsatzes erwirtschaften. Diese Top-Produkte sind vorwiegend hochwertige Elektronikartikel. Um den Umsatz zu maximieren, beschließt das Unternehmen, die Lagerbestände dieser Schlüsselprodukte zu erhöhen, mehr Werbung dafür zu schalten und die Anzahl an Verkaufsstellen zu erhöhen.

Gleichzeitig verringert es den Lagerbestand der weniger rentablen Produktlinien und stellt deren Verkauf teilweise ganz ein, um die Ressourcen sinnvoller und wirtschaftlicher einzusetzen.

Das Pareto-Prinzip dient als Werkzeug zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit in vielen Bereichen, weil es dabei hilft, die wichtigsten Ursachen, Kundinnen und Kunden, Produkte oder Aktivitäten zu identifizieren, auf die sich ein Unternehmen konzentrieren sollte.

Typische Einsatzgebiete sind:

• Vertrieb: Konzentration auf die 20 Prozent der Kunden, die 80 Prozent des Umsatzes generieren.
• Produktivität: Fokussierung auf die 20 Prozent der Tätigkeiten, die 80 Prozent der Ergebnisse liefern.
• Persönliches Zeitmanagement: Priorisierung der 20 Prozent der Aufgaben, die 80 Prozent des persönlichen oder beruflichen Nutzens bringen.
• Softwareentwicklung und IT: Behebung der 20 Prozent der Fehler, die 80 Prozent der Abstürze oder Probleme verursachen.
• Kundenservice: Konzentration auf die 20 Prozent der Problemursachen, die 80 Prozent der Beschwerden auslösen.
• Lagerhaltung und Logistik: Optimierung der Lagerhaltung durch Fokussierung auf die 20 Prozent der Produkte, die 80 Prozent der Nachfrage ausmachen.
• Marketing: Allokation von Budgets auf die 20 Prozent der Kanäle oder Kampagnen, die 80 Prozent der Leads oder Verkäufe generieren.
• Gesundheitswesen: Einsatz von Ressourcen zur Behandlung der 20 Prozent der Erkrankungen, die 80 Prozent der Gesundheitsprobleme darstellen.
• Bildung: Konzentration auf die 20 Prozent des Lehrmaterials, das 80 Prozent des Lernerfolgs ermöglicht.
• Finanzen: Investitionen in die 20 Prozent der Vermögenswerte, die 80 Prozent der Erträge erwirtschaften.

Der Kern des Prinzips ist auch sein größter Vorteil: Die Effizienz wird gesteigert, weil man die wesentlichen, besonders lohnenden Aufgaben identifiziert, sich darauf konzentriert und bei Bedarf unwichtige Aufgaben hinten anstellt. Vorteile sind deshalb:

• Zeitersparnis: Hilft bei der Priorisierung und verdeutlicht so, wo limitierte Zeit am besten eingesetzt werden kann.
• Kostenreduktion: Identifizierung und Fokussierung auf die maßgeblichen Kostenfaktoren können zur Kostensenkung beitragen.
• leichtere Entscheidungsfindung: Vereinfacht Entscheidungsprozesse, indem es zeigt, wo der größte Nutzen oder die größte Wirkung zu erwarten ist.

Die 80/20-Regel bringt auch Nachteile mit sich:

• Ungenügende Leistung: In manchen Bereichen, wie zum Beispiel der Medizin, genügen 80 Prozent der Leistung bei Weitem nicht; hier kommt es auf 100 Prozent Fehlerfreiheit an.
• Übervereinfachung: Nicht offensichtlich wichtige Aspekte oder Variablen können übersehen werden, obwohl sie langfristig bedeutend sind.
• Risiko von Fehlentscheidungen: Fokussierung nur auf die vermeintlich wichtigsten 20 Prozent könnte zu Fehlentscheidungen führen, wenn wichtige, weniger offensichtliche Faktoren übersehen werden.
• Vernachlässigung von Innovation: Innovation und kreatives Denken können behindert werden, weil der Fokus auf dem liegt, was bereits als effektiv bekannt ist.
• Fehlinterpretation von Daten: Falsche Annahmen über das, was die wichtigen 20 Prozent sind, können zu unwirtschaftlichen Entscheidungen führen.

Die Integration des Pareto-Prinzips in Entscheidungsprozesse ermöglicht es Führungskräften sowie Managerinnen und Managern, sich auf die wichtigsten Faktoren zu konzentrieren. „Wichtig“ bedeutet in diesem Fall, dass diese Faktoren den größten Einfluss auf den Unternehmenserfolg haben.

So binden Sie das Pareto-Prinzip schrittweise in Ihre Entscheidungsprozesse ein:

1. Daten analysieren und Schlüsselfaktoren identifizieren

Beginnen Sie damit, umfangreiche Daten aus verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens zu sammeln und zu analysieren. Das Ziel ist es, die 20 Prozent der Faktoren zu identifizieren, die 80 Prozent der Ergebnisse beeinflussen.

Relevant sein können in diesem Zusammenhang Kundinnen und Kunden, Produkte, Dienstleistungen oder interne Prozesse. Mit den folgenden beiden Tools bestimmen Sie, welche Produkte oder Kundinnen und Kunden aus wirtschaftlicher Sicht am wichtigsten sind:

2. Ressourcen priorisieren

Sobald Sie die kritischen 20 Prozent identifiziert haben, richten Sie Ihre Ressourcen strategisch darauf aus. Budgets, Personal und Zeit werden diesen hochwirksamen Bereichen zugewiesen. Mit der Priorisierung dieser Aspekte zielen Sie darauf ab, einen höheren Ertrag zu erzielen. Gleichzeitig werden weniger produktive Bereiche minimiert oder optimiert.

3. Geschäftsstrategie anpassen

Integrieren Sie die Erkenntnisse aus der Pareto-Analyse in die gesamte Geschäftsstrategie. Dies kann die Neuausrichtung von Geschäftszielen, die Anpassung von Marketingstrategien oder sogar die Änderung von Produktentwicklungsplänen umfassen.

Die Strategie sollte darauf ausgerichtet sein, die Wirtschaftlichkeit in den identifizierten Schlüsselbereichen zu maximieren.

4. Überwachen und bewerten

Implementieren Sie ein Überwachungs- und Bewertungssystem, um die Effekte der auf das Pareto-Prinzip basierenden Entscheidungen laufend zu messen.

Dies hilft Ihnen, die Effektivität Ihrer Strategie zu beurteilen und notwendige Anpassungen vorzunehmen. Flexibilität ist entscheidend, da sich Marktbedingungen und Unternehmensdynamiken ändern können.

5. Mitarbeitende einbeziehen und schulen

Schulen Sie Ihr Team im Sinne des Pareto-Prinzips und verdeutlichen Sie dessen Bedeutung für Ihre strategischen Ziele. Durch mehr Verständnis und die daraus resultierende Unterstützung Ihres Teams stellen Sie eine Fokussierung auf die effektivsten Arbeitsweisen sicher.

6. Verbesserungen durchführen

Strategische Entscheidungsprozesse sollten nicht statisch sein. Nutzen Sie das Pareto-Prinzip als Teil eines sich wiederholenden Prozesses, bei dem regelmäßig neue Daten analysiert werden, um kontinuierliche Verbesserungen und Anpassungen an der Strategie vorzunehmen.