Ressourcen und Dienste planenDienstplanung und Belegungsplanung

Mit der Dienstplanung werden spezielle Aufgaben ausgewählten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugeordnet und geplant. So sorgen Sie dafür, dass alle Dienste erfüllt werden und die Dienstleister wissen, wer wann dran ist. In der gleichen Weise können Sie auch einzelne Ressourcen ihren Nutzern zuweisen. Räume, Fahrzeuge oder Werkzeuge werden so verplant, dass sichtbar ist, wann sie im Einsatz sind oder ob sie frei sind.

Mit der Dienstplanung und Belegungsplanung behalten Sie die Übersicht über die Belegung von Räumen und Geräten und die Besetzung von wichtigen Servicestellen in Ihrem Unternehmen. Sie gewährleisten, dass es eine eindeutige Zuordnung von Diensten und Ressourcen einerseits und von Dienstleistern und Nutzern andererseits gibt. Dabei darf es keine doppelte Zuordnung geben. Bei der Dienstplanung kann es außerdem wichtig sein, dass ein Dienst ohne Unterbrechung sichergestellt ist – seine Belegung also keine Lücken aufweist.

Knappe Ressourcen mit dem Belegungsplan störungsfrei nutzen

Mit der Belegungsplanung können Sie einzelne Ressourcen und Arbeitsmittel für unterschiedliche Nutzer einplanen. Eine Belegungsplanung erfolgt in den Unternehmen meistens für:

  • Räume
  • Fahrzeuge
  • Werkzeuge
  • IT-Geräte (Hardware, Software)
  • Labore

Dabei geht es vor allem darum, eine Doppelbelegung oder Wartezeiten und Ärger zu vermeiden. Außerdem kann jeder Nutzer im Belegungsplan erkennen, wann er die jeweilige Ressource nutzen kann. So kann er die eigenen Aufgaben und Abläufe darauf ausrichten.

Belegungsplan als Liste

Listen zur Belegungsplanung werden an vielen Stellen im Unternehmen geführt – je nachdem, wer welche Ressource verwaltet und betreut. Wichtig ist:

  • Es gibt für jede Ressource nur eine Liste.
  • Jeder potenzielle Nutzer weiß, wo sich diese Liste befindet.
  • Die Liste wird von den Nutzern gemeinsam gepflegt oder von einer verantwortlichen Person, die alle Anfragen zur Ressourcennutzung sammelt und entsprechend einplant.
  • Die Listen können als einfache Kalender (Papierform), mithilfe von Excel-Dateien oder mit spezieller Software gepflegt werden.

Beispiele für solche einfachen Belegungsplanungen sind:

  • Besprechungsräume in Unternehmen
  • Fahrzeuge in einem Fahrzeugpool
  • Computer mit spezieller Simulationssoftware
  • Konferenzräume in einem Hotel oder bei der Messe

Bei der Planung der Belegung von Ressourcen sollten die Verantwortlichen darauf achten, dass die Wartezeiten oder andere Probleme, die sich aus der Knappheit der Ressourcen ergeben, die Prozesse nicht zu sehr beeinträchtigen. Im Zweifel müssen die Ressourcen erweitert oder aufgestockt werden, sodass sie kein Engpass sind, aber die Auslastung dennoch hoch ist.

Abbildung 1 zeigt, wie eine einfache Belegungsplanung dargestellt werden kann. Durch die Visualisierung in Form eines Balkenplans wird schnell sichtbar, wann die Ressource frei ist und wann sie belegt ist. Zudem wird sichtbar, wie sie ausgelastet ist und wann oder wodurch es Engpässe geben könnte. Indem gleichzeitig ermittelt wird, welcher Nutzer die Ressource wie intensiv nutzt, können die entsprechenden Kosten der Ressource dem jeweiligen Nutzer zugeordnet werden. Dazu wird der Stundensatz der Ressource berechnet und festgelegt.

Abbildung 1: So sieht ein einfacher Belegungsplan aus

Dienstplan erstellen

Die Belegungsplanung kann auch als Dienstplanung verstanden werden. Hier müssen Sie im Rahmen Ihrer Planung sicherstellen, dass ein Dienst während der geplanten Dienstzeiten auch erfüllt wird. Das bedeutet, dass Sie eine Belegungsplanung durchführen, die dafür sorgt, dass eine Ressource ständig belegt ist.

Abbildung 2 zeigt, wie der Belegungsplan als Dienstplan aussehen kann. Dabei können Sie die Einteilung der Dienste unterschiedlich visualisieren. In der Abbildung ist die Dienstplanung für einen ausgewählten Dienst und einen gesamten Monat dargestellt. Eine Variante ist, dass mehrere Dienste in einer Übersicht dargestellt werden (Abbildung 3).

Abbildung 2: Dienstplan für einen Dienst über einen Monat
Abbildung 3: Dienstplan für mehrere Dienste pro Woche
Praxis

Belegungsplanung

Mit den folgenden Excel-Vorlagen können Sie ausgewählte Ressourcen wie Räume, Fahrzeuge, Anlagen oder Werkzeuge auf eine einfache Art und Weise unterschiedlichen Nutzerinnen und Nutzern zuweisen. Mit der Darstellung erkennen Sie schnell, welcher Nutzer eine Ressource in welchem Zeitraum nutzt – sodass es nicht zu Überschneidungen und Doppelbelegungen kommt, die Prozesse erheblich stören können.

Die Excel-Vorlagen sind vorbereitet für die Wochenplanung, Monatsplanung oder Jahresplanung. Geben Sie mögliche Nutzerinnen und Nutzer an und verplanen Sie dann die einzelnen Ressourcen im Zeitplan und Belegungsplan. Es wird automatisch berechnet, wie viele Stunden die Ressource durch den einzelnen Nutzer belegt ist.

Ermitteln Sie den Stundensatz der jeweiligen Ressource mithilfe der folgenden Excel-Vorlagen. Damit können Sie die Kosten der Ressource den einzelnen Nutzern zuweisen und in Rechnung stellen.

Dienstplanung

Nutzen Sie die folgenden Excel-Vorlagen für Ihre Dienstplanung. Machen Sie damit sichtbar, wer in welcher Zeit welche Aufgaben oder Dienste in Ihrem Unternehmen übernimmt. Damit gewährleisten Sie, dass diese ohne Störung oder Unterbrechung erbracht werden. Das ist vor allem dann wichtig, wenn es sich um Serviceleistungen für Kunden handelt (zum Beispiel: Telefonzentrale, Hotline, Kundenberatung).

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