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Meetings und Besprechungen verbessernFragen, Zuhören, Klären, Festhalten als Kernbausteine eines Meetings

Damit Themen bei der Besprechung richtig bearbeitet und Meinungen und Emotionen eingebracht werden, brauchen Redebeiträge eine Struktur. Dazu gliedern Sie die Bearbeitung von Tagesordnungspunkten und wenden für jeden Aspekt das Schema an: Fragen, Zuhören, Klären, Festhalten.

Gespräche im Meeting führen zu einer Aktion

Viele Meetings bestehen aus einer Aneinanderreihung von Wortbeiträgen und aus langen, manchmal hitzigen Diskussionen. Dafür sind Meetings auch gedacht: Sie sollen den direkten und schnellen Informations- und Meinungsaustausch unterstützen, indem direkte Gespräche geführt werden. Doch allzu oft bleibt es dabei. Das Meeting ist vorbei, Vieles wurde gesagt, aber was das nun bedeutet, ist den meisten Teilnehmerinnen und Teilnehmern nicht klar.

Deshalb sollten Sie dafür sorgen, dass Meetings nicht nur Gespräch und Diskussion sind; das Gespräch und die Diskussion sollten in eine Aktion münden. Beispiele sind:

  • Wir diskutieren und entscheiden dann …
  • Wir sprechen über und entwickeln daraus einen Maßnahmenplan …
  • Wir diskutieren und erkennen die wichtigen Erfolgsfaktoren für …; diese halten wir fest.
  • Wir besprechen und legen fest, wie es nun weiter geht mit …; der nächste Schritt ist …

Die Regel zur Aktionsorientierung sollte für das Meeting insgesamt gelten, kann aber auch einzelne Tagesordnungspunkte abschließen. Welche Aktion jeweils folgen kann, ergibt sich aus den Zielen und dem Thema. Diese wurden mit der Tagesordnung oder zu Beginn des Meetings festgelegt. Auf sie wird nach Abschluss eines Punktes wieder Bezug genommen und das Ergebnis dazu festgehalten. Dann erzielen Sie mit Ihrem Meeting greifbare und verständliche Ergebnisse und Erkenntnisse für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

Tipp: So bekommen Sie Ergebnisse im Meeting

Falls unklar ist, was das Gespräch und die Diskussion, die gerade in Ihrem Meeting geführt wurden, gebracht hat – dann stellen Sie vor Abschluss immer die Frage:

Was können wir aus den gerade gehörten Beitragen oder aus der Diskussion konkret nun mitnehmen?

Stellen Sie sich selbst die Frage und halten Sie Ihre Einsichten schriftlich fest. Oder stellen Sie diese Frage in die Runde und bitten Sie den Moderator und alle Anwesenden, das schriftlich in Stichworten am Flipchart aufzuschreiben oder für das Protokoll zu vermerken.

Gespräche und Diskussionen im Meeting strukturieren

Damit die Wortbeiträge der Teilnehmerinnen und Teilnehmer von Besprechungen hilfreich und wertvoll sind, brauchen Gesprächsablauf und Diskussion eine Struktur. Diese ergibt sich zunächst aus Thema und Zielen, die mit dem Meeting oder einem einzelnen Tagesordnungspunkt besprochen und erreicht werden sollen. Beide sollten mit der Agenda für alle sichtbar sein. Sie sollten zum Einstieg in das Meeting oder den neuen Tagesordnungspunkt noch einmal verständlich formuliert werden. Beispiel:

„Wir kommen zum Tagesordnungspunkt 3: Aufteilung der Arbeitspakete. Ziel ist, dass alle Anwesenden wissen, für welches Arbeitspaket sie im Projekt verantwortlich sind.“

Genau an dieser Formulierung kann am Ende des Meetings oder des Tagesordnungspunkts geprüft werden, ob das Ziel erreicht ist und ein entsprechendes Ergebnis vorliegt.

Mit dem Thema und der Zielvorgabe sollte auch klar sein, welche Art von Ergebnis erreicht werden soll. Es kann darum gehen, die unterschiedlichen Meinungen und Sichtweisen mithilfe einer Diskussion herauszuarbeiten. Es kann um einen Beschluss und eine Entscheidung gehen, die dann für alle gültig ist. Oder es werden Informationen vermittelt und ausgetauscht, so dass alle den gleichen Kenntnisstand haben. Im Ergebnis sind dies dann: eine Entscheidung, ein Maßnahmenplan, eine Lösung, eine Übersicht oder eine Ideensammlung. Beispiel:

„Wir schreiben abschließend am Flipchart die einzelnen Arbeitspakete auf und schreiben daneben, wer dafür jeweils verantwortlich ist.“

Gliederung eines Tagesordnungspunktes

Sie können jeden Tagesordnungspunkt Ihres Meetings und Ihrer Agenda nach dem folgenden Schema aufbauen und bearbeiten:

  1. Einstieg: Thema benennen, Ziele klären, Fragen vorstellen und gegebenenfalls ergänzen
  2. Sammeln: Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer sagen Ihren Beitrag, den sie für dieses Thema anbringen wollen oder sollen. Das kann sein: Information, Meinung, Kritik etc.
  3. Auswählen: Gemeinsam wird besprochen und entschieden, welche der bis dahin genannten Punkte und Beiträge vertieft, diskutiert, hinterfragt oder festgehalten werden sollen.
  4. Bearbeiten: Die Punkte, die noch unklar sind oder zu denen es unterschiedliche Meinungen gibt, werden besprochen, diskutiert, geklärt oder als Arbeitsauftrag (bis zum nächsten Meeting) vergeben.
  5. Planen: Schließlich wird schriftlich festgehalten, welche Schlussfolgerungen, Entscheidungen oder Maßnahmen sich daraus ergeben. Das ist das Ergebnis des Tagesordnungspunkts.
  6. Abschluss: Der Tagesordnungspunkt wird formal abgeschlossen. Es wird festgestellt, dass keiner mehr etwas Wichtiges zu sagen hat. Der Moderator bedankt sich für die konstruktiven Beiträge.

Diese Raster für einzelne Tagesordnungspunkte ist in der folgenden Abbildung 1 als Flipchart noch einmal dargestellt. So können Sie zu Beginn eines Meetings aufzeigen, wie Sie den Ablauf erwarten.

Abbildung 1: Strukturierung Meeting und Tagesordnungspunkt

Die einzelnen Schritte im Gespräch

Jeder einzelne Punkt der Tagesordnung und jedes Einzelthema kann zudem nach folgender Vorgehensweise bearbeitet werden. Wenn alle sich an die folgenden Kernbausteine eines Gesprächs und einer Diskussion halten, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie ein gutes Ergebnis erzielen. Folgende Kernbausteine sind für jedes Meeting besonders wichtig:

  1. Fragen: Am Anfang eines Themas stehen immer eine oder mehrere Fragen, um die es geht. Sie drücken aus, was besprochen und geklärt werden muss. Auch während der Besprechung spielen Fragen eine entscheidende Rolle, um zum Ergebnis zu kommen. Es gilt die Regel: Wer fragt, der führt (zum Ziel).
  2. Zuhören: Auf die Fragen folgen Antworten. Jeder, der einen Teil zur Antwort oder zur Lösung der Frage beitragen kann, soll zu Wort kommen. Für alle anderen heißt das: Zuhören. Sie greifen den Wortbeitrag auf, bilden sich eine Meinung, ergänzen ihn, vertiefen ihn, hinterfragen ihn, unterstützen ihn, kritisieren ihn etc.
  3. Klären: Was unklar ist, muss weiter besprochen werden. Das bringt weitere Beispiele, wichtige Informationen, Begründungen und Belege für Meinungen, gemeinsames Verständnis oder Transparenz. Klären bedeutet auch, weitere Fragen zu stellen, nachzufragen, um Dingen auf den Grund zu gehen, abweichende Meinungen zu erklären oder aufzulösen.
  4. Festhalten: Ergebnisse müssen festgehalten werden. Sie gehen damit nicht verloren, zeigen den Teilnehmern, was bereits erreicht wurde und schließen einen Tagesordnungspunkt ab; so können alle zum nächsten Punkt kommen. Das Abhaken motiviert die Teilnehmer zu weiteren positiven Beiträgen und zur Zuversicht, im Zeitplan zu bleiben.

Der Moderator und alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer tragen die Verantwortung, dass alle Wortbeiträge entsprechend wertvoll sind und dass ein Ergebnis erzielt wird.

Praxis

Als Moderator eines Meetings sollten Sie im Vorfeld klären, wie Sie einzelne Tagesordnungspunkte mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern bearbeiten wollen.

Leiten Sie aus dem Thema und den Zielen der Besprechung ab, welche einzelnen Unterpunkte oder Tagesordnungspunkte dabei relevant sind und deshalb auf die Agenda gehören. Diese versenden Sie vorab an die erwarteten Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowie an die Personen, die es wissen sollten.

Legen Sie dann für jeden einzelnen Tagesordnungspunkt fest:

  • Thema: Worum geht es?
  • Ziele: Was wollen wir erreichen, klären, entscheiden, wissen, …?
  • Fragen: Welche Fragen müssen wir deshalb beantworten?
  • Bearbeiten: Zu welchen Fragen und Aspekten könnte es in die Details gehen? Was könnte schwierig oder kritisch sein? Wo könnte es Konflikte geben?
  • Ergebnis: Welche Art von Ergebnis sollte es am Ende geben?

Was genau zu bearbeiten, diskutieren und vertiefen ist und welche Ergebnisse im Einzelnen erzielt werden – das können Sie im Vorfeld natürlich nicht wissen. Das ergibt sich aus dem Verlauf des Gesprächs und der Diskussion.

Halten Sie Ihre Vorüberlegungen in der folgenden Vorlage für die Planung und Vorbereitung von Besprechungen fest.

Es ist hilfreich, wenn Sie Themen, Ziele und wichtige Beiträge aus dem Gespräch und aus der Diskussion während des Meetings festhalten und für alle sichtbar machen – zum Beispiel am Flipchart. Was Sie dabei beachten sollten und welche Möglichkeiten es gibt, erfahren Sie im nächsten Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.