Multiprojektmanagement (MPM)Lernprozesse und Kompetenzen im Projektmanagement verbessern

Das Multiprojektmanagement (MPM) muss den Erfahrungsaustausch zwischen den Projekten organisieren und dafür sorgen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dort qualifiziert werden, wo es Defizite oder Verbesserungspotenziale gibt. Lesen Sie, wie Sie Lernprozesse zum Projektmanagement in Ihrem Unternehmen verbessern.

Stellhebel für Lernprozesse im Projektmanagement

Neben Planung, Überwachung und Steuerung der einzelnen Projekte soll das Multiprojektmanagement auch Dienstleister für die Projekte sein und diese bei ihrer Zielerreichung fördern. Die Fähigkeit des Unternehmens, Projekte erfolgreich und wirtschaftlich durchzuführen, soll gesteigert werden. Dafür hat das Multiprojektmanagement mehrere Stellhebel:

  • Es macht immer wieder auftretende Probleme, Engpässe, Konflikte und Risiken sichtbar.
  • Es fördert den Informations- und Erfahrungsaustausch der internen Auftraggeber, der Projektleitungen und der Projektteams.
  • Es stellt Methoden und Werkzeuge zur Verfügung, die Projekte nutzen können.
  • Es definiert Regeln und Standards für Konzeption, Planung, Durchführung und Abschluss von Projekten.
  • Es organisiert die Qualifizierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Projektmanagement.
  • Es zeigt der Geschäftsleitung die Bedeutung der Projektarbeit, die Belastungen und Risiken, die damit verbunden sein können.
  • Es macht der Geschäftsleitung und dem Unternehmen insgesamt sichtbar, welchen Beitrag Projekte zu den Stärken und Schwächen des Unternehmens sowie zu den Strategien und Zielen leisten können und wo Lücken und Defizite bestehen.

Erfahrungsaustausch zwischen den Projekten organisieren

Für projektübergreifende Lernprozesse ist es wichtig, dass die Projektleitungen und die Projektteams ihre Erfahrungen, ihr Wissen und ihre Projektergebnisse austauschen. Dadurch werden typische Probleme sichtbar, aber auch gute Lösungen und bewährte Praxis im Unternehmen verbreitet. Der Erfahrungsaustausch kann vom Multiprojektmanagement organisiert werden. Wichtig dabei ist, dass dieser für alle Projektbeteiligten nützlich ist – und er nicht als lästige Pflicht verstanden wird. Dazu können hilfreich sein:

Einfache, übersichtliche Informationsblätter, die klar und ehrlich benennen:

  • das ist für uns eine hilfreiche Lösung
  • das ist ein Problem
  • das können wir empfehlen
  • darauf sollte man achten

Hilfreich sind zudem regelmäßige Workshops, in denen die Projektteams typische Probleme besprechen und gemeinsam Lösungen erarbeiten. Dort können Standards und Regeln für das Projektmanagement im Unternehmen definiert werden. Außerdem kann besprochen werden, wo gegen Regeln und Absprachen verstoßen wird und was die Gründe dafür sind. Dabei können auch die Linienmanager einbezogen werden.

Methoden, Werkzeuge, Regeln und Standards für das Projektmanagement

Es gibt unzählige Methoden, Werkzeuge, Standards und Regeln für das Projektmanagement. Letztlich muss jedes Unternehmen und jedes Projekt für sich herausfinden, welche davon für die eigenen Projekte und die Projektarbeit wirklich hilfreich sind. Entscheidend ist: Die Projektziele müssen erreicht werden. Es geht dabei nicht darum, die Werkzeuge um ihrer selbst willen zu nutzen, sondern das einzusetzen, was wirklich Vorteile bringt.

Das Multiprojektmanagement stellt einen Baukasten zur Verfügung, aus dem sich die Projekte bedienen können. Dazu kann es über die Funktion und die Nutzung informieren. Das Spektrum kann reichen von:

  • Methoden für das Projektmanagement insgesamt: von der klassischen Projektplanung mit Standards wie IPMA, PMI oder PRINCE bis zu agilen Methoden wie Scrum
  • Tools für die Projektkommunikation: Projektmanagement-Software, Plattformen, Cloud-Lösungen
  • Standards für die Projektplanung, Projektsteuerung und Projektdokumentation: Checklisten, Formulare, Excel-Tools (wie im Handbuch-Kapitel Projektmanagement mit Excel)

Ebenfalls hilfreich ist, wenn das Multiprojektmanagement eine Liste pflegt, in der Expertinnen und Experten zu speziellen Fachthemen oder zu Methoden benannt sind und in der in der Projektleitung erfahrene Personen aufgeführt sind.

Qualifizierungen für das Projektmanagement organisieren

Das Projektmanagement im Unternehmen lässt sich auch durch externes Know-how verbessern. Das erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter insbesondere durch Qualifizierungsmaßnahmen wie:

  • Seminare
  • Webinare
  • Inhouse-Trainings
  • Konferenzen
  • Coachings

Die Maßnahmen sollten darauf ausgerichtet sein, Kompetenzlücken zu schließen. Sie sollten sich also auf konkrete Defizite bei einzelnen Personen richten. Für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kann ein Grundlagenseminar hilfreich sein, für erfahrene Projektleiter kann ein Webinar zu einem Planungs-Tool am besten passen. Wichtig ist vor allem, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer nach der Qualifizierungsmaßnahme das Erlernte auch anwenden können. Nur so bauen sich die Kompetenz und das Erfahrungswissen auf.

Praxis

Regen Sie den Austausch zwischen den Projekten an. Bitten Sie alle Projektteams, ein Informationsblatt zu ihrem jeweiligen Projekt zu erstellen. Darin können die Inhalte wie in der folgenden Vorlage aufgeführt sein.

Erstellen Sie eine Liste der bisherigen Projektleiterinnen und Projektleiter und dokumentieren Sie deren Kompetenzen und Erfahrungen.

Erstellen Sie eine Liste mit Fachleuten und Experten für spezielle Themen in Bezug auf Fachwissen und Methodenwissen.

Erstellen Sie eine Liste der verfügbaren Ressourcen für das Projektmanagement:

  • IT-Tools
  • Software und Applikationen
  • Handbücher
  • Checklisten
  • Vorlagen

Prüfen Sie auch, inwiefern Standards wie die Zertifizierungen nach IPMA, PMI oder PRINCE für Ihr Unternehmen und Ihre Projekte hilfreich sind. Nutzen Sie die Methoden und Werkzeuge aus deren Baukasten.

Erstellen Sie eine Liste der Trainings und Seminare, die Sie empfehlen können.

Falls Sie Rückmeldungen zur Leistung Ihres Unternehmens im Bereich Projektmanagement erhalten wollen, können Sie folgenden Fragebogen nutzen.