Gebäudemanagement Planung der Instandhaltung im Gebäudemanagement

Damit Gebäude, Anlagen, Geräte und Infrastruktur funktionieren, müssen sie regelmäßig geprüft und gewartet werden. Tauchen Störungen oder Schäden auf, müssen sie schnell beseitigt werden. Dazu muss das Gebäudemanagement die notwendigen Prozesse planen und steuern.

Defekte und Störungen bei Gebäuden und Infrastruktur verhindern

Eine zentrale Aufgabe des Gebäudemanagements ist, dass die Leistungen rund um Gebäude, Einrichtungen und Infrastruktur störungsfrei erbracht werden und alles funktioniert. Die dafür notwendigen Anlagen, Geräte und Einrichtungen können aber aufgrund von technischen Defekten, Verschleiß oder Fehlbedienung ausfallen. Deshalb muss das Gebäudemanagement dafür sorgen, dass

  • die Wahrscheinlichkeit minimiert wird, dass Technik oder Geräte ausfallen;
  • mögliche Defekte oder Störungen frühzeitig erkannt werden;
  • beim Eintritt von Defekten oder Störungen diese so schnell wie möglich behoben werden.

Grundlage dafür sind regelmäßige Prüfungen der Geräte, Wartung und Instandhaltung und ein reibungsloses Instandsetzungsmanagement. Auch die rechtzeitige Erneuerung und Modernisierung der Geräte kann zu weniger Defekten und Störungen führen. Dazu entwickelt das Gebäudemanagement eine Strategie und einen Zeitplan für Prüfungen, Wartungen und Instandhaltung – den Jahresplan für die Instandhaltung.

Prüfungen, Wartungen und Instandhaltung planen

Das Gebäudemanagement braucht eine Übersicht über alle Gebäude, Anlagen, Geräte und Infrastruktureinrichtungen, die regelmäßig geprüft werden. Dabei lassen sich unterscheiden:

  • Muss-Prüfungen ergeben sich aus rechtlichen Vorgaben
  • Kann-Prüfungen ergeben sich aus Abwägungen zur Wirtschaftlichkeit aus Sicht des Unternehmens; die Kosten der Prüfung werden mit dem Nutzen durch Sicherstellen der Funktionsfähigkeit und Leistungsfähigkeit verglichen

Aus der Nutzungsart, Nutzungsdauer, Intensität und aus den Ansprüchen der Nutzer an die Verfügbarkeit ergeben sich unterschiedliche Strategien für Prüfung, Wartung und Instandhaltung. Grundlage für die jeweilige Strategie kann eine Risikobeurteilung nach DIN EN ISO 12100:2011 zur Sicherheit von Maschinen sein. Entsprechende Normen gibt es für zahlreiche weitere Anlagen, Geräte oder Einrichtungen in Gebäuden; ein Beispiel dafür ist die Technische Regel VDI 6022:2018 (Blatt 1ff.) für Raumlufttechnik und Raumluftqualität.

Aus den rechtlichen Vorgaben und aus dem Ergebnis der Risikoanalyse wird der Jahresplan für die Instandhaltung abgeleitet. Er umfasst folgende Informationen:

Termine für alle überwachungs- und wartungspflichtigen Einrichtungen

Dies sind zwingende Prüftermine, die aufgrund gesetzlicher Vorgaben geplant und durchgeführt werden müssen. Oft finden sie in regelmäßigen Zeitabständen statt. Es kann aber auch Termine geben, die von der Nutzungsintensität oder Nutzungsdauer abhängen oder die bei technischen, organisatorischen oder rechtlichen Änderungen notwendig sind.

Termine für Einrichtungen mit hohem Ausfall- und Schadensrisiko

Dies sind Soll-Termine für die Instandhaltung, die Ergebnis der Risikoanalyse sind. Mit der Risikoanalyse wird ermittelt, wo Defekte und Ausfälle auftreten können und welchen Schaden sie für Prozesse, Produkte und das Unternehmen insgesamt verursachen können – mit entsprechenden Kosten. Um dem Schaden vorzubeugen, werden diese Einrichtungen ebenfalls geprüft und gewartet. Auch hier kann die Terminplanung abhängig von der Zeit sein (zum Beispiel einmal pro Quartal) oder abhängig von der Nutzungsdauer oder Nutzungsintensität (zum Beispiel nach 10.000 Betriebsstunden). Dies sollte sich an den Empfehlungen der jeweiligen Hersteller orientieren.

Sonstige Termine für Prüfung, Wartung und Instandsetzung

Schließlich können bei ausreichend Kapazitäten im Gebäudemanagement auch alle anderen Einrichtungen regelmäßig oder stichprobenartig geprüft werden, um die Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft des Gebäudemanagements sichtbar zu machen. Beispiel dafür ist, die Leistungen eines externen Reinigungsdienstleisters zu prüfen. Solche Termine werden ebenfalls in die Jahresplanung übernommen.

Feinplanung und Terminabstimmung für Prüfung, Wartung und Instandhaltung

Sind alle diese Termine in der Jahresplanung festgelegt, erfolgt die Feinabstimmung mit den jeweils betroffenen Personen. Das können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Fachabteilungen sein, deren Vorgesetzte oder externe Dienstleister, die fachlich oder aus rechtlichen Gründen hinzugezogen werden. Außerdem werden die zuständigen und verantwortlichen Personen im Gebäudemanagement einbezogen. Im Rahmen der Feinabstimmung werden die Termine tagesgenau geplant.

Nach der Prüfung wird ein Prüfprotokoll oder Wartungsprotokoll erstellt. Darin wird die Funktionsfähigkeit der Einrichtung bestätigt und nachgewiesen – oder es werden Maßnahmen festgelegt, wenn diese für den weiteren Betrieb und die Sicherheit notwendig sind. Oft werden an den Geräten entsprechende Prüfplaketten angebracht.

So wird ein Jahresplan erstellt, der Grundlage für das Gebäudemanagement und die Instandhaltungsmaßnahmen ist. Er kann zum Beispiel in Form eines Gantt-Charts oder Balkenplans geführt werden wie in Abbildung 1.

Abbildung 1: Jahresplan Instandhaltung im Gebäudemanagement

Kennzahlen für Prüfungen, Wartungen und Instandhaltung

Darüber hinaus können Kennzahlen helfen, die Instandhaltung zu planen und zu verbessern. Die Kennzahlen sollten rechtzeitig sichtbar machen, dass Maßnahmen notwendig sind. Etwa dadurch, dass technische Parameter bei den einzelnen Anlagen und Geräten gemessen und ausgewertet werden. Diese Messwerte können anzeigen:

  • Einrichtung funktioniert wie geplant, keine Maßnahmen notwendig (grün)
  • Einrichtung funktioniert, hat aber einen Schwellenwert erreicht (zum Beispiel Betriebsdauer) und sollte geprüft oder gewartet werden (gelb)
  • Einrichtung funktioniert nicht mehr oder nicht wie geplant und muss geprüft, gewartet oder instandgesetzt werden (zum Beispiel bei einer Störungsmeldung, rot)

Weitere Kennzahlen, um die Leistungen des Gebäudemanagements im Rahmen der Instandhaltung sichtbar zu machen, sind:

  • Kosten für Prüfung, Wartung, Instandhaltung
  • gemäß Jahresplan durchgeführte Prüfungen
  • Stichprobenprüfungen mit Auffälligkeiten (gelb oder rot)
  • Anzahl durchgeführter Maßnahmen zur Wartung und Instandhaltung
  • festgestellte Mängel
  • Kosten für Mängelbeseitigung
  • Dauer für die Mängelbeseitigung
  • Anlagenverfügbarkeit

Diese Kennzahlen können erfasst werden in Abhängigkeit von:

  • Zeit (pro Tag, pro Woche, pro Monat, pro Quartal, pro Jahr)
  • Art der Einrichtung oder des Prüfelements (Heizung, Aufzüge etc.)
  • Art der Defekte (Steuerung, Verschleiß, Fehlbedienung etc.)
  • Einsatzort (Standort, Gebäude, Raum)

Außerdem können Soll-Ist-Vergleiche dargestellt werden. Entsprechend kann ein Kennzahlen-Dashboard (Übersicht) für das Gebäudemanagement und die Instandhaltung erstellt werden wie in Abbildung 2. Diese Übersicht ist Grundlage für das Instandhaltung-Controlling im Gebäudemanagement.

Abbildung 2: Kennzahlen-Dashboard für die Instandhaltung im Gebäudemanagement (Beispiel)

Tipp: Kennzahlen-Dashboard für technische Anlagen erstellen

Das Kennzahlen-Dashboard für technische Anlagen kann wie ein sogenanntes Andon-Board aufgebaut sein. Dort werden wichtige technische Parameter eines Prozesses in einer einfachen Übersicht dargestellt. Wie Sie ein Andon-Board entwickeln und wie diese Kennzahlen-Übersicht aussehen kann, erfahren Sie im Handbuch-Kapitel zu Andon-Board.

Erkenntnisse aus dem Instandhaltungs-Controlling

Aus den Kennzahlen zum Instandhaltung-Controlling lassen sich unterschiedliche Maßnahmen für das Gebäudemanagement ableiten. Zum Beispiel:

  • das Vorgehen für Prüfungen, die Zeitintervalle von Prüfungen oder den Prüfungsumfang verbessern
  • Ressourcen für Prüfungen, Wartung, Instandhaltung oder Instandsetzung ausweiten oder verringern
  • optimalen Ersatzzeitpunkt in Abhängigkeit der Total Cost of Ownership für die jeweilige Einrichtung ermitteln
  • Anlagen oder Geräte austauschen und ersetzen

Tipp: Methoden und Werkzeuge des Qualitätsmanagements nutzen

Für die Prüfung, Wartung, Instandhaltung und Instandsetzung im Gebäudemanagement können Methoden und Werkzeuge hilfreich sein, wie sie im Unternehmen im Rahmen des Qualitätsmanagements für Produkte und Prozesse eingesetzt werden. Zahlreiche solcher Methoden und Werkzeuge mit Vorlagen finden Sie in folgenden Handbuch-Kapiteln:

Kennzahlen für die Instandsetzung

Wie für die Instandhaltung können auch für die Instandsetzung Kennzahlen erfasst und dargestellt werden. Beispiele für Kennzahlen zur Instandsetzung sind:

  • festgestellte Störungen oder Defekte
  • Kosten für Reparaturen und Instandsetzung
  • Kosten für Ersatz der Einrichtung
  • Dauer bis zur Beseitigung von Störungen und Defekten
  • Ausfallzeit
  • Ausfallkosten
Praxis

Instandhaltungsstrategie festlegen

Entwickeln Sie eine Instandhaltungsstrategie für alle Gebäude, Anlagen, Geräte und Infrastruktureinrichtungen, die zu Ihrem Verantwortungsbereich gehören. Klären Sie dazu:

  • Was muss regelmäßig geprüft oder gewartet werden – zum Beispiel aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder eines großen Risikos, dass ein wirtschaftlicher Schaden eintritt?
  • Was müssen und wollen Sie außerdem regelmäßig prüfen oder warten, damit die Leistungsfähigkeit des Gebäudemanagements erhalten bleibt und für die Nutzer sichtbar und erlebbar ist?
  • Wie müssen die Prüf- und Wartungsprozesse im Einzelnen aussehen und durchgeführt werden, um Störungen durch Prüfungen und Wartung zu minimieren, um den laufenden Betrieb zu unterstützen, um ein zuverlässiges Prüfergebnis zu erhalten und um die Wartung sorgfältig durchzuführen?

Erstellen Sie eine Liste aller relevanten Einrichtungen und der für diese jeweils notwendigen Prüfungen und Wartungen. Nutzen Sie dafür folgende Vorlage.

Tipp: So planen Sie alle Prozesse zum Instandhaltungsmanagement

Legen Sie die für Prüfung und Wartung notwendigen Prozesse fest. Nutzen Sie die Methoden und Werkzeuge aus dem Prozessmanagement. Beschreiben Sie Abläufe und die dabei notwendigen Tätigkeiten sowie die Personen und Ressourcen, die eingesetzt werden. Wie Sie dazu genau vorgehen, erfahren Sie im Handbuch-Kapitel Prozessmanagement. Dort finden Sie auch Werkzeuge und Vorlagen.

Zeitplan entwickeln und pflegen

Entwickeln Sie dann einen Zeitplan für alle Prüfungen und Wartungen. Legen Sie die jeweiligen Termine tagesgenau fest. Beachten Sie dabei, dass die für die Prüfung notwendigen Ressourcen und externe Dienstleister verfügbar sind.

Der Zeitplan sollte einen Zeitraum umfassen, mit dem jeder Prüf- und Wartungszyklus mindestens einmal komplett abgedeckt ist. Wenn beispielsweise eine Anlage alle zwei Jahre geprüft werden soll, sollte der Zeitplan drei Jahre umfassen. Nutzen Sie für die Zeitplanung die folgende Vorlage.

Kennzahlen für Instandhaltungsmanagement definieren, messen und auswerten

Legen Sie fest, welche Kennzahlen für Sie hilfreich sind, um Abläufe zur Instandhaltung zu planen, zu steuern und zu verbessern. Die Kennzahlen sollten Antworten auf Fragen liefern wie beispielsweise:

  • Wie viele Prüfungen, Wartungen und Instandhaltungen laufen so ab wie geplant?
  • Wie oft kommt es zu Störungen und Ausfällen – trotz Instandhaltungsmaßnahmen?
  • Welche Mängel werden bei den Prüfungen festgestellt?
  • Wie häufig treten diese Mängel auf?
  • Welche Ursachen führen zu Störungen und Ausfällen?
  • Wie lange dauert es, bis Störungen beseitigt sind?

Definieren Sie dafür entsprechende Kennzahlen und erläutern Sie, wie diese gemessen und ausgewertet werden. Erstellen Sie eine Übersicht, ein Kennzahlen-Dashboard oder ein Kennzahlen-Cockpit für das Instandhaltungsmanagement. Nutzen Sie dafür folgende Vorlage.

Tipp: Wie Sie Kennzahlen festlegen und messen

Im Handbuch-Kapitel zu Kennzahlensystemen finden Sie ausführliche Erläuterungen, wie Kennzahlen definiert, gemessen, visualisiert und ausgewertet werden. Im Handbuch-Kapitel zu Kennzahlen-Dashboards finden Sie Excel-Bausteine (Diagramme und Varianten) für die Aufbereitung der Kennzahlen in einer Übersicht. Im Handbuch-Kapitel zu Andon-Board finden Sie Beispiele, wie technische Parameter in einer Kennzahlen-Übersicht dargestellt werden können.

Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung erfassen und auswerten

Halten Sie fest, welche Kosten mit Instandhaltung und Instandsetzung verbunden sind. Verteilen Sie die Kosten auf die Leistungsempfänger. Leiten Sie Maßnahmen zur Kosteneinsparung ab.

Erfassen Sie dazu vollständig Kosten wie:

  • Kosten für Überwachung und Prüfung von Einrichtungen
  • Kosten für Wartung und Instandsetzung
  • Kosten für Ausfälle und Betriebsunterbrechungen
  • Kosten für Reparatur und Instandsetzung
  • Kosten für Ersatzbeschaffungen und Modernisierung (Investitionen)

Betrachten Sie dabei Ihre internen Personalkosten, Kosten für externe Dienstleistungen sowie Sachkosten. Nutzen Sie dafür die folgenden Vorlagen.

Wenn neue Gebäude oder Infrastruktureinrichtungen benötigt werden, müssen dafür geeignete Standorte und Immobilien gefunden oder Gebäude gebaut werden. Das sind die Aufgaben der Projektentwicklung, um die sich das Facility-Management kümmert. Was dabei im Einzelnen geplant wird, erfahren Sie im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.