ProjektmanagementProjektabschluss

Wie schließt man ein Projekt formal korrekt ab? Welche Schritte sind dafür notwendig? Und wie planen Sie den Projektabschluss so, dass am Ende alles reibungslos funktioniert? Von der Auflösung der Projektgruppe bis zur Projektabschlussbesprechung – Tipps und Vorlagen für die praktische Umsetzung.

Warum ist ein formaler Projektabschluss wichtig?

Projekte sind gemäß ihrer Definition befristete Arbeitsvorhaben. Daher ist es von Bedeutung, zu gegebener Zeit den Schlusspunkt zu setzen und das Projekt formell und offiziell zu beenden – spätestens dann, wenn die Projektziele erreicht sind. Erst am Ende ist eine Beurteilung des Projekts möglich im Hinblick auf die:

  • Ergebnisziele
  • Verlaufsziele
  • Entwicklungsziele (Zusammenarbeit im Team und Lernprozesse für das Unternehmen)

Nur wenn Projekte formal beendet werden, können die Mitglieder im Projektteam ihre Mitarbeit auch gedanklich abschließen und ihre Arbeitsplanung darauf ausrichten. Sie kehren im Allgemeinen in ihre Fachabteilungen zurück und sind dort wieder zu einhundert Prozent ihrer Arbeitszeit einsetzbar. Ihre Vorgesetzten wissen damit, dass sie diese Mitarbeitenden nicht mehr für das Projekt abstellen müssen.

Mit dem Projektabschluss bekommt der Auftraggeber seine Projektergebnisse ausgehändigt. Interne Auftraggeber können ab diesem Zeitpunkt mit den Projektergebnissen arbeiten; zum Beispiel mit dem neu eingeführten IT-System. Kunden übernehmen das Projektergebnis; eine Abschlussrechnung kann erstellt werden.

Erfolgt kein formaler Projektabschluss, dann besteht die Gefahr, dass die Projektergebnisse ungenutzt liegen bleiben und vom Auftraggeber und vom Anwender gar nicht angenommen oder wahrgenommen werden. Das Projekt taucht immer wieder als eine Art „Projektgespenst“ auf.

Ein Projekt Schritt für Schritt abschließen

Wichtige Aufgaben und Aktivitäten beim Projektabschluss sind:

Projektergebnis fixieren

Das Projektergebnis muss von der Projektgruppe festgestellt und in geeigneter Form, in der Regel schriftlich per Abschlussbericht, fixiert werden.

Projektergebnis präsentieren

Unverzichtbar ist eine Präsentation, in deren Rahmen die Ergebnisse dem Auftraggeber und dem Anwender der Projektergebnisse übergeben werden – mit Rückmeldung, inwieweit das Ergebnis den Erwartungen entspricht.

Projektarbeit würdigen

Würdigung der Projektgruppenarbeit und des Projektteams durch den Auftraggeber.

Konsequenzen ziehen aus dem Projekt

Vorschläge für die Konsequenzen innerhalb der Regelorganisation machen, denn Projekte haben nahezu immer Querverbindungen zur Regelorganisation.

Abschlusssitzung des Projektteams durchführen

Abschlusssitzung des Projektteams durchführen, die Zusammenarbeit im Projektteam bewerten, das inhaltliche Ergebnis würdigen, Arbeitsprozesse und Arbeitsatmosphäre reflektieren, Enttäuschungen und der Erfolge besprechen.

Projektabschluss feiern

Projektabschlussfeier für alle Beteiligten, deren (oft hohe) Arbeitsbelastung damit gewürdigt werden kann – sowie als Motivation für zukünftige Projekte.

Projektgruppe auflösen

Auflösung der Projektgruppe durch den Auftraggeber.

Praxis

Projektabschluss planen

Überlegen Sie:

  • Welche Beispiele beendeter, aber nicht abgeschlossener Projekte kennen Sie aus Ihrem Arbeitsbereich?
  • Was sind die Gründe für den fehlenden formalen Projektabschluss?
  • Wie kann er bewerkstelligt werden?
  • Welche Regeln und Rituale gibt es in Ihrem Unternehmen für einen Projektabschluss?

Nutzen Sie die folgende Vorlage, um Ihre Aufgaben zum Projektabschluss zu planen. Erstellen Sie eine entsprechende To-do-Liste „Projektabschluss“.

Close-down-Meeting durchführen

Besonders wichtig ist eine gemeinsame Besprechung zum Projektabschluss: das Close-down-Meeting. Es ist gewissermaßen das Pendant zum Kick-off-Meeting. In der folgenden Vorlage finden Sie eine Liste von Themen, die Sie dort besprechen sollten.

Bedanken Sie sich bei allen Projektbeteiligten und drücken Sie am Ende aus, wie wertvoll deren Mitarbeit für das Unternehmen war und welche Chancen das Projektmanagement für die persönliche Entwicklung bietet.