Projektkosten und Projektbudget planenProjektkosten darstellen

Auftraggeber, Projektsponsoren und Entscheidungsgremien wollen wissen, wie hoch die Projektkosten ausfallen und wie sie sich zusammensetzen. Diese Informationen ermitteln Sie mit dem Excel-Tool Projektkostenplaner. Damit können Sie auch die Soll-Kosten ermitteln, die Sie mit den Ist-Kosten vergleichen, um das Kostenziel zu erreichen.

Gesamtkosten des Projekts

Mit dem Projektkostenplan haben Sie sämtliche Kosten für Ihr Projekt ermittelt, kalkuliert und zusammengestellt. Am Ende ergeben sich die Gesamtkosten für die Nutzung aller Ressourcen wie Personal, Maschinen, Geräte, Räume oder externe Dienstleistungen während der gesamten Projektlaufzeit. Mit den so berechneten Projektgesamtkosten können Sie gegenüber Ihren Entscheidern, Projektsponsoren und Auftraggebern sichtbar machen:

  • das Budget, das Sie für das Projekt benötigen
  • die Wirtschaftlichkeit des Projekts, indem Sie die Projektkosten in Beziehung setzen zu möglichen Umsätzen oder Kosteneinsparungen

Außerdem können Sie zum Projektende prüfen, ob die tatsächlichen Projektkosten (Ist-Kosten) mit den im Rahmen der Projektplanung berechneten Gesamtkosten (Plan- oder Soll-Kosten) übereinstimmen. Die Ist-Kosten sollten vor allem nicht höher ausfallen als die Soll-Kosten, damit das Kostenziel im Projekt erreicht wird. Inwiefern dieses Ziel erreicht wird, soll mit dem Projektcontrolling erfasst und sichtbar gemacht werden.

Wichtig ist dieser Projektkostenvergleich vor allem dann, wenn die Projektkostenplanung und Kalkulation Grundlage für ein Angebot ist, das Sie als Auftragnehmer Ihrem Kunden vorlegen. Die Gesamtkosten plus Gewinnzuschlag werden dann dem Angebotspreis entsprechen. Der Kunde wird am Ende des Projekts nur diesen Preis bezahlen. Liegen Ihre tatsächlichen Projektkosten über den Plankosten, dann geht das zu Lasten des Gewinns oder führt sogar zu einem Verlust.

Einzelne Projektkosten nach ausgewählten Kriterien

In einigen Fällen genügt es nicht, die Gesamtkosten eines Projekts anzugeben; Sie wollen die Projektkosten genauer betrachten und differenzieren. Zum Beispiel wollen Sie die Projektkosten gesondert ausweisen für:

  • einzelne Zeiträume wie Quartal oder Jahr, um diese Kosten der Erfolgsrechnung sachgerecht zuordnen zu können oder um Zahlungen des Kunden aufzuteilen;
  • Kostenarten, um zu erkennen, welchen Anteil am Projekt interne Personalkosten, externe Dienstleistungen oder andere Kostenarten haben;
  • einzelne Projektpartner, damit diese vom Gesamtbudget des Projekts den Anteil erhalten, der ihren Kosten entspricht;
  • Projektphasen, Arbeitspakete und Teil-Arbeitspakete, um zu erkennen, durch welche Projektaufgaben die höchsten Kosten verursacht werden und um dann gegebenenfalls nach Einsparmöglichkeiten zu suchen.

Mit entsprechenden Auswertungen aus der Tabelle der Gesamtkosten können Sie mit dem Projektkostenplaner diese einzelnen Projektkosten darstellen. Die folgende Abbildung 5 zeigt dies für ein Beispiel.

Abbildung 5: Projektkosten in unterschiedliche Einzelkosten aufspalten

Effekte der Projektrisiken und Projektänderungen sichtbar machen

Unter anderem können Sie mit dieser Kostenanalyse aufzeigen, wo Sie Risiken sehen und welchen Puffer (Risikokosten) Sie dafür eingeplant haben. Sie selektieren dazu einfach die Kostenklasse „Risiko“ in der Pivot-Tabelle.

Entsprechend können Sie auch den Effekt von nachträglichen Änderungen aufzeigen, indem Sie diese bereits als „Option“ in Ihrem Projektstrukturplan vorsehen – oder indem Sie Alternativen und deren Kosten aufzeigen und unterschiedliche Varianten bezüglich der Kosten vergleichen. Das können Sie in einem Kosten-Szenario darstellen. Kostenänderungen können sich beispielsweise ergeben durch:

  • nachträgliche Änderungen bei Zielen und Anforderungen durch den Auftraggeber
  • Verschiebungen beim Zeitplan
  • Kostensteigerungen im Projektverlauf, die sich nicht vorab planen lassen
  • Projektrisiken, die sich nur schwer abschätzen lassen
  • Mehraufwand durch zusätzlich notwendige Ressourcen
Praxis

Einzelne Projektkosten aufzeigen

Nutzen Sie den Projektkostenplaner, um die Kosten auszuweisen, die Sie für Ihre Zwecke benötigen. Die entsprechenden Einstellungen können Sie in der folgenden Excel-Vorlage im Tabellenblatt „Reports“ vornehmen. Nutzen Sie dafür die Funktion der Datenschnitte (Boxen über der Kostentabelle).

Möglich sind Auswertungen der Projektkosten pro Jahr sowie:

  • je Projektphase
  • je Arbeitspaket
  • je Teil-Arbeitspaket
  • je Partner
  • je Art der notwendigen Ressourcen
  • je Kostenklasse
  • je Art der Bedarfsplanung (Aufwand)
  • und Kombinationen daraus

Kosten-Szenario erstellen

Sie können mit der folgenden Excel-Vorlage sichtbar machen, wie sich Projektkosten verändern können, indem Sie die Plankosten mit einem Kosten-Szenario vergleichen und die Abweichungen darstellen. Sie ermitteln dazu zunächst die Plankosten, wie sie sich aus dem eigentlichen Projektplan ergeben.

Dann geben Sie einen Kostenzuschlag oder Kostenabschlag in Prozent ein, wenn Sie meinen, dass sich einzelne Kosten durch unplanbare Ereignisse oder durch Projektvorgaben verändern. In einem Report zeigen Sie, welche Positionen dadurch höhere oder geringere Kosten haben können.