Arbeitszeit erfassen, verwalten, auswertenWelche Daten mit der Arbeitszeit erfasst werden sollen

Für unterschiedliche Zwecke im Unternehmen benötigen Sie die Ist-Arbeitszeit der Beschäftigten. Dafür sollten Sie die notwendigen Daten erfassen (lassen). Erfahren Sie, welche Daten im Allgemeinen notwendig und üblich sind und in welcher Form Sie diese erfassen können.

Daten zur Dokumentation der Arbeitszeit

Grundlage zur Überprüfung der Arbeitszeit ist, dass die Arbeitszeit erfasst wird. Im einfachsten Fall erfolgt dies dadurch, dass die Beschäftigten die Uhrzeit aufschreiben, zu der sie an einem bestimmten Tag mit der Arbeit beginnen und wann sie die Arbeit beenden. Dazu schreiben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf:

  • Tag (Datum)
  • Uhrzeit Beginn der Arbeit (Stunde:Minute)
  • Uhrzeit Ende der Arbeit (Stunde:Minute)

Außerdem schreiben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Pausenzeiten auf. Diese werden von der Dauer zwischen Beginn der Arbeit und Ende der Arbeit abgezogen. Pausenzeiten können erfasst werden in der Form:

  • Pause von Uhrzeit … bis Uhrzeit … oder
  • Dauer der Pause in Minuten

Dieser Aufschrieb kann auf Papier oder elektronisch in einem dafür zur Verfügung gestellten Programm erfolgen. Viele Unternehmen nutzen dazu auch Lesegeräte und Karten speziell für die Zeiterfassung. Die Arbeitszeit muss spätestens nach sieben Tagen erfasst und für die Auswertung bereit sein.

Art der Arbeitszeit erfassen

Die Arbeitszeit ist die Zeit, in der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre jeweiligen Aufgaben erfüllen, also arbeiten. Es gibt aber auch andere Arten der Arbeitszeit, die gesondert erfasst werden müssen. Welche das sind, hängt davon ab, was das Unternehmen in Bezug auf die Arbeitszeit dokumentieren muss und was es gesondert dokumentieren will. Beispiele für besondere Arten von Arbeitszeiten sind:

  • Urlaub
  • Krankheit
  • Schulungen
  • freie Tage (zur Reduzierung der angesammelten Überstunden)
  • Reisezeiten (für Dienst- oder Geschäftszeiten)
  • Bereitschaftsdienst

Neben der Arbeitszeit kann außerdem erfasst werden, wofür die Arbeitszeit genutzt wurde. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schreiben dazu die entsprechenden Tätigkeiten und die dafür jeweils aufgebrachte Zeit mit Beginn und Ende oder Dauer auf.

Praxis

Wenn Sie die Arbeitszeiten durch Selbstaufschrieb der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfassen wollen, können Sie sich an folgendem Raster orientieren (Abbildung 1).

Abbildung 1: Einfaches Grundraster zur Erfassung der Arbeitszeit

Verteilen Sie dazu an alle Beschäftigten ein entsprechendes Formular und lassen Sie die Arbeitszeiten erfassen. Täglich, wöchentlich oder monatlich geben die Beschäftigten diesen Aufschrieb ab, damit er von Ihnen oder dem Unternehmen ausgewertet und für die Dokumentation genutzt werden kann.

Nutzen Sie dazu eine der folgenden Excel-Vorlagen:

Diese Excel-Vorlagen sind unterschiedliche Varianten des in Abbildung 1 dargestellten Grundrasters zur Arbeitszeiterfassung. Dabei können spezielle Prüfungen der Arbeitszeiten automatisch durchgeführt werden. Zum Beispiel werden die Pausenzeiten berechnet oder eine zu lange Arbeitszeit ohne Pausen markiert; maximal sind sechs Stunden Arbeitszeit ohne Pausen erlaubt, was in der Abbildung am 13.01.2020 nicht eingehalten wurde.

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