Kosten- und LeistungsrechnungKostenartenrechnung

Bei der Kostenartenrechnung werden alle Kosten vollständig erfasst und kategorisiert. Damit können sie besser bewertet und für weiterführende Berechnungen und Entscheidungen genutzt werden. Im Folgenden sind die Kostenmerkmale und Kategorien sowie Grundsätze zur Erhebung und Bewertung der Kosten erläutert.

Beispiele für Kostenarten

Die Kostenartenrechnung ist der erste Teil der Kostenrechnung. Sie geht den Fragen nach: Welche Kosten sind im Unternehmen angefallen? Und wofür sind diese Kosten angefallen? Im Rahmen der Kostenartenrechnung werden alle Kosten ermittelt nach Höhe (Geldbetrag) und Zeitpunkt, zu dem die Kosten anfallen. Außerdem wird dokumentiert, wofür die Kosten angefallen sind, um ihre Art zu erkennen.

Meistens werden folgende Kostenarten unterschieden:

  • Materialkosten: Zukauf von Rohstoffen, Hilfsstoffen, Betriebsstoffen, Bauteilen, Büromaterial etc. (von Lieferanten)
  • Personalkosten: Löhne, Gehälter, Leiharbeit, Kosten für Sozialversicherungen, Unternehmerlöhne etc.
  • Abschreibungen: Wertminderungen von Anlagevermögen wie Gebäude, Maschinen, Geräte, Einrichtungen oder Finanzanlagen, die durch Nutzung oder andere Faktoren an Wert verlieren
  • Fremdleistungen: Dienstleistungen von anderen Unternehmen wie Beratung, Instandhaltung, Versicherungen, Wachdienst, Kantine, Reinigung etc.
  • Zinsen und andere Kapitalkosten: Zinsen für Kredite, Anleihen, Genussrechte, Beteiligungen oder kalkulatorische Zinsen für Eigenkapital (zum Beispiel nach der Methode Weighted Average Cost of Capital, WACC), Risikoaufschläge
  • Steuern, Gebühren, Abgaben: alle Kosten, die direkt mit Zahlungen an den Staat verbunden sind

Mit dieser Gliederung werden die Kosten nach der Art der verbrauchten Kostengüter unterschieden. Diese Kategorien lassen sich weiter differenzieren – ähnlich wie das in den standardisierten Kontenrahmen der Buchführung angelegt ist.

Aufgabe der Kostenartenrechnung

Im Rahmen der Kostenartenrechnung fallen folgende Aufgaben an:

  • vollständige und eindeutige Erfassung der Kosten, die in einem bestimmten Zeitraum anfallen
  • Bewertung der Kosten und Festlegung der Höhe des Kostenbetrags
  • Gliederung der Kosten nach bestimmten Kategorien (Arten) und Merkmalen

Je nachdem, für welche Entscheidungen, Pläne und Kalkulationen die Kosteninformationen gebraucht werden, werden sie unterschiedlichen Kategorien zugeordnet oder charakterisiert; zum Beispiel in variable Kosten und fixe Kosten.

Erfassung der Kosten

Zuerst müssen die Kosten, die in einem Unternehmen angefallen sind, erfasst und gemessen werden. Je nach Kostenart, sind dabei andere Verfahren mit Messungen und Bewertungen notwendig.

Beispiel Materialkosten

Zum Beispiel ergeben sich die Materialkosten aus dem mengenmäßigen Verbrauch von Materialien und dessen kostenmäßigen Bewertung. Zunächst muss also die verbrauchte Menge gemessen werden; etwa über eine Inventur der Lagerbestände. Dazu wird berechnet:

Verbrauch = Anfangsbestand + Zugang (Erfassung über Lieferschein) – Endbestand (Ermittelt durch Inventur)

Beispiel Personalkosten

Im ersten Schritt lassen sich die Personalkosten aus den Daten der Buchhaltung und den Auszahlungen für Löhne und Gehälter sowie für Sozialversicherungen etc. (Lohnnebenkosten) ableiten. Für weitere Berechnungen müssen diese Personalkosten aber differenziert betrachtet werden. Dazu werden die Personalkosten auf der Basis von Lohnscheinen oder Tagesarbeitsberichten ermittelt. Die Lohnnebenkosten werden über zuvor berechnete Zuschlagssätze auf die Lohnkosten hinzugerechnet.

Beispiel Betriebsmittelkosten und Abschreibungen

Betriebsmittel aus dem Anlagevermögen wie Gebäude, Maschinen, Anlagen, Geräte oder Einrichtungen, werden nicht innerhalb eines kurzen Zeitraums verbraucht, sondern abgenutzt. Teilweise veralten sie durch Innovationen, oder sie gehen kaputt. Dieser Werteverzehr von Anlagevermögen wird in Form von Abschreibungen und entsprechenden Kostenbeträgen erfasst. Grundlage dafür sind:

  • Anschaffungskosten
  • Wiederbeschaffungskosten
  • Nutzungsdauer
  • Restwert

Aus diesen Kenngrößen wird die Abschreibung berechnet, und die Kosten pro Zeitdauer (Jahr, Monat etc.) werden ermittelt. Für die Berechnung gibt es unterschiedliche Abschreibungsmethoden: lineare, degressive oder progressive Abschreibung. Daraus kann dann beispielsweise ein Maschinenstundensatz als Grundlage für die Kosten berechnet werden.

Bewertung der Kosten

Mit der Bewertung der Kosten wird festgelegt, in welcher Höhe die jeweiligen Kostenarten angesetzt werden. Diese Beträge gehen in die weiteren Berechnungen der Kosten- und Leistungsrechnung ein. Für einige Kostenarten werden die Auszahlungen aus der Finanzbuchhaltung genutzt; zum Beispiel für Personalkosten oder Fremdleistungen. Da diese variieren können, wird dann meist mit Durchschnittswerten oder Normalkosten gerechnet.

In der Kosten- und Leistungs-Rechnung können die Kosten außerdem bewertet werden nach:

  • Verrechnungspreisen
  • Durchschnittspreisen
  • Wiederbeschaffungspreisen
  • Opportunitäten (zum Beispiel bei Kapitalkosten)

Gliederung und Kategorisierung der Kosten

Um in Ihrem Unternehmen eine systematische Kostengliederung zu erhalten, sollten sie folgende Grundsätze beachten:

Grundsatz der Einheitlichkeit

Kostenarten sollten so gegliedert sein, dass gleiche Sachverhalte von verschiedenen Personen zu verschiedenen Zeitpunkten gleich zugeordnet werden können.

Grundsatz der Vollständigkeit

In der Gliederung müssen alle Kostenarten, die in Ihrem Unternehmen anfallen, untergebracht sein.

Grundsatz der Eindeutigkeit oder Überschneidungsfreiheit

Die Kosten dürfen nicht mehrfach erfasst und verrechnet werden. Sie müssen überschneidungsfrei einer Kategorie zugeordnet werden.

Wenn Sie diese Grundsätze beachten, können Sie Kostenarten unterschiedlich charakterisieren. Welche Merkmale Sie dabei nutzen und unterscheiden, hängt von den Fragestellungen und Zwecken der Kostenartenrechnung ab. Für die Planung und Kalkulation werden meistens folgende Charakterisierungen und Einteilungen von Kosten verwendet:

Nach Abhängigkeit der Produktionsmenge in:

  • variable Kosten
  • fixe Kosten
  • sprungfixe Kosten

Nach Verrechnung auf Produkte und Dienstleistungen (Kostenträgerrechnung) in:

  • Einzelkosten
  • Gemeinkosten

Nach dem Ort in der Wertschöpfungskette, wo die Kosten anfallen, in:

  • primäre Kosten
  • sekundäre Kosten

Nach Einteilung in Funktionsbereichen in:

  • Produktionskosten
  • Verwaltungskosten
  • Beschaffungskosten

Die Bedeutung dieser Kostenbegriffe und der jeweiligen Merkmale ist im vorigen Abschnitt des Handbuch-Kapitel erläutert.

Kostenartenplan erstellen

Mit diesen Informationen zu den Kostenarten können Sie einen Kostenartenplan erstellen. Das ist eine Auflistung der Kostenarten mit ihren jeweiligen Merkmalen, den möglichen Eingangsgrößen, Messverfahren und Bewertungen. Dort können Sie dann die Ist-Kosten erfassen und dem betrachteten Zeitraum, in dem sie angefallen sind, zuordnen. Aus den Ist-Kosten lassen sich die Normal-Kosten und die Plan-Kosten ableiten.

Praxis

Stellen Sie für Ihre Zwecke, zum Beispiel für die Finanzplanung eines Business Cases oder für die Budgetplanung, zusammen:

  • Welche Kostenarten können anfallen?
  • Wie messen Sie die den Kosten zugrundeliegenden Verbräuche von Material, Stunden etc.?
  • Nach welchen Verfahren und Berechnungsmethoden bestimmen Sie daraus die Höhe oder Beträge der jeweiligen Kosten? Zum Beispiel über Zuschläge, Durchschnittswerte, Anschaffungskosten, Auszahlungen etc.?
  • Welche Zeiträume müssen Sie dabei betrachten und voneinander abgrenzen? Jahr, Quartal, Monat, Woche, Tag?

Erfassen Sie diese Informationen in einem Kostenartenplan. Achten Sie dabei insbesondere darauf, dass folgende Grundsätze gelten:

  • Einheitlichkeit
  • Vollständigkeit
  • Eindeutigkeit

Für die Berechnung der Kosten und der Kostenbeträge können Sie insbesondere die folgenden Vorlagen nutzen:

Im nächsten Schritt und nächsten Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels werden die Kostenarten auf Kostenstellen verrechnet. Das sind die Orte im Unternehmen, an denen die Kosten anfallen oder denen sie zugerechnet werden. Damit können Sie zum Beispiel kostenintensive Bereiche oder Prozesse im Unternehmen erkennen.