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Fehler besprechenSo führen Sie ein Kritikgespräch

Wenn Mitarbeiter folgenschwere Fehler machen, sollten Sie möglichst rasch ein Kritikgespräch anberaumen. Beachten Sie dabei fünf Verhaltensregeln.

Die Projektleiterin, deren Vorgesetzter Sie sind, hält mit ihrem Team eine Präsentation bei einem Kunden. Dabei stellt sich heraus, dass die Projektleiterin schlecht vorbereitet ist, denn einige Folien in ihrer Präsentation enthalten falsche Zahlen. Außerdem gestaltet sich die Abstimmung im Team schlecht. Der Kunde ist verärgert und bittet die Projektleiterin erst dann wiederzukommen, wenn sie besser vorbereitet ist.

Als Vorgesetzter bitten Sie die Projektleiterin aufgrund des Vorfalls zu einem Kritikgespräch. Wie sollten Sie dabei vorgehen, um einen Verbesserungsprozess in Gang zu bringen, ohne Ihre Mitarbeiterin zu verlieren?

Gespräch innerhalb von 24 Stunden suchen

Wenn Fehler wie oben passieren, sollten Sie Ihre Mitarbeiter nicht direkt nach dem Fauxpas zum Gespräch bitten und ihnen Vorwürfe machen. Lassen Sie ihnen Zeit, den ersten Schock zu verdauen und den Ärger verrauchen zu lassen. Beraumen Sie aber innerhalb der nächsten 24 Stunden ein Kritikgespräch an. Kündigen Sie dieses Gespräch auch an, damit Ihre Mitarbeiter sich innerlich darauf einstellen und ihre Argumente vorbereiten können.

Ziele des Kritikgesprächs mitteilen

Formulieren Sie ein klares Ziel des Kritikgesprächs. Zum Beispiel: „Ich möchte mit Ihnen Maßnahmen erarbeiten, um solche Situationen beim Kunden in Zukunft zu vermeiden.“ Oder: „Ich möchte mit Ihnen den Vorfall aufarbeiten.“

Sachlich argumentieren

Als Vorgesetzter sollten Sie zwar Ihre Meinung deutlich machen, Ihre Eindrücke aber an konkreten Beispielen schildern. Dazu gehört auch, dass Sie sich die persönliche Entwicklung Ihrer Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum anschauen: Gab es in letzter Zeit häufiger Probleme? Wenn ja, gibt es dabei ein Muster oder handelt es sich um einmalige Vorfälle?

Argumentieren Sie sachlich und werden Sie auch innerhalb des Gesprächs nicht emotional. Formulieren Sie Ihre Aussagen nach folgendem Prinzip:

  • „Mein Eindruck war, dass Sie sich auf das Kundengespräch nicht vorbereitet hatten.“
  • „Ich habe beobachtet, dass Ihr Zahlenmaterial nicht auf dem aktuellen Stand war.“

Mitarbeiter sich erklären lassen

Ihre Mitarbeiter sollten die Gelegenheit bekommen, auch ihre eigene Wahrnehmung der Situation zu schildern. Fragen Sie sie nach ihrer Sicht auf die Dinge und hören Sie ihnen zu. Sollten Ihre Mitarbeiter die offensichtliche Verantwortung für den Fehler von sich weisen, formulieren Sie eine klare Forderung. Auf das Beispiel oben bezogen kann die zum Beispiel lauten: „Bereiten Sie das nächste Kunden-Meeting bitte bis zum … vor.“

Als alternative Möglichkeit lassen Sie Ihre Mitarbeiter vorschlagen, wie sie solche Fehler in Zukunft verhindern möchten. Bei dieser Variante wahren Ihre Mitarbeiter ihr Gesicht und Sie verlieren sie nicht.

Sich als Führungskraft reflektieren

Möglicherweise tragen Ihre Mitarbeiter für gemachte Fehler nicht immer die alleinige Verantwortung, sondern Sie sitzen als Vorgesetzter mit im Boot. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Ihre Mitarbeiter keine klaren Anweisungen von Ihnen erhalten haben und der Fehler deshalb passiert.

Reflektieren Sie deshalb, ob Ihre Mitarbeiter überhaupt die Chance hatten, alles richtig zu machen. Falls nicht, geben Sie zukünftig klarere Anweisungen. Zum Beispiel: „Vor einem wichtigen Kundengespräch müssen Sie sich mit Ihrem Team intern abstimmen. Ist das Zeitfenster zu klein, verschieben Sie notfalls den Termin.“ So nehmen Sie Druck von Ihren Mitarbeitern, solche Entscheidungen selbst treffen zu müssen. Gleichzeitig stoßen Sie einen Verbesserungsprozess an.

Dazu im Management-Handbuch

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