Mitarbeitergespräche führenWie Sie ein Kritikgespräch führen

Viele Führungskräfte scheuen offene Kritik, wenn sie beispielsweise mit einer Arbeitsleistung eines Mitarbeiters unzufrieden sind. Das erschwert nicht nur ihnen selbst das Leben, sondern macht auch die Betroffenen unzufrieden. Wenn Sie die hier beschriebenen Punkte für das Kritikgespräch beachten, ist es für beide Seiten ein konstruktives Gespräch.

Anlass für ein Kritikgespräch mit Mitarbeitern

Sind Sie mit der Erfüllung einer Aufgabe durch Ihren Mitarbeiter nicht zufrieden? Hat Ihre Mitarbeiterin nicht die Leistung gebracht, die Sie von ihr erwartet haben? Oder hat sich ein Mitarbeiter falsch verhalten? Dann sollten Sie ein Kritikgespräch führen. Viele Vorgesetzte scheuen offene Kritik. Das macht alle Beteiligten unzufrieden.

Als Vorgesetzter tragen Sie lange ein schlechtes Gefühl mit sich herum: „Eigentlich müsste ich mal etwas sagen ...” Und auch der Mitarbeiter kann betroffen sein, wenn er merkt, dass irgendetwas nicht stimmt. Den meisten Beschäftigten ist ein offenes Kritikgespräch lieber, als dass hinter ihrem Rücken Unmut über ihre Leistungen aufkommt und darüber mit anderen gesprochen wird.

Was bei einem Kritikgespräch wichtig ist

Als Vorgesetzte oder Vorgesetzter können Sie ein Kritikgespräch nicht delegieren. Nehmen Sie sich persönlich ausreichend Zeit dafür. Ziel des Kritikgesprächs ist es, Einsicht bei den Betroffenen zu erreichen, die Basis der Zusammenarbeit zu erhalten, die Grundmotivation nicht zu zerstören und künftige Fehler zu vermeiden. Folgende Punkte sind beim Kritikgespräch wichtig:

1. Problem klar benennen

Kommen Sie direkt zur Sache. Benennen Sie klar und deutlich, womit Sie nicht zufrieden sind. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum und werfen Sie keine Nebelbomben.

2. Problem konkret beschreiben

Beschreiben Sie das Problem so konkret wie möglich. Beschränken Sie sich auf die aktuellen und wesentlichen Fälle. Werfen Sie nicht alle Vorfälle aus der Vergangenheit plötzlich zusammen. Erzählen Sie Ihre Wahrnehmung: „Sie wollen die Unterlagen bis heute fertigstellen. Ich habe noch nichts erhalten und warte dringend darauf ...“

3. Zuhören

Lassen Sie den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin zur Sprache kommen. Vielleicht liegen gute Gründe vor.

4. Bewerten

Bewerten Sie den Tatbestand erst jetzt. Zeigen Sie Ihre Emotionen, wenn Sie welche haben! Wenn Ihnen die Kritik persönlich sehr wichtig ist, sollten Sie zeigen, wenn Sie verärgert oder enttäuscht sind. Seien Sie ehrlich! Sagen Sie auch, welche Folgen das Verhalten des Mitarbeiters für Sie, für das Team oder für das Unternehmen hat: „Ich muss das Projekt morgen beim Vorstand präsentieren und wollte mich noch vorbereiten. Es geht um die Budgetfreigabe für unser Team.“

5. Ursachen analysieren

Fragen Sie nicht so lange nach dem „Warum“. Bei schwerwiegenden Problemen sollte dies in einem ausführlichen Beratungsgespräch erfolgen. Versuchen Sie, möglichst kurz auf die Ursachen einzugehen. Vielleicht sind sie ja eh bekannt. Oder es werden Gründe vorgeschoben, die niemanden weiter bringen.

6. Lösungen suchen

Wechseln Sie schnell zu der Frage: „Wie kommen wir jetzt zu einer Lösung?“

7. Erläutern lassen

Lassen Sie sich dazu den Stand der Arbeiten erläutern. Fragen Sie, was der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin vorhat, um die Aufgabe zu erfüllen: „Was können Sie mir denn bis 14 Uhr liefern?“

8. Sich vergewissern

Wenn Ihr Gesprächspartner etwas verspricht, fragen Sie nach: „Was lässt mich glauben, dass ... (es klappt)?“

9. Nachfragen

Wenn Ihr Gesprächspartner begründet: „Sie wissen, wie das ist.“ Fragen Sie nach: „Wie ist es denn? Warum ist es so?“

10. Kontern

Wenn Ihr Gesprächspartner einwirft: „Ja, aber ...“ Kontern Sie mit einem: „Gerade, weil ... Sie das wussten, hätten Sie mich schon früher ansprechen können.“

11. Positiver Gesprächsabschluss

Schließen Sie das Gespräch positiv ab. Was ist jetzt zu tun, um es besser zu machen? Beispiel: „Wenn Sie sich jetzt gleich an die Aufgabe machen, können Sie mir doch bis 14 Uhr … zusammenstellen.“

12. Das Thema auf sich beruhen lassen

Kochen Sie das behandelte Thema zu einer anderen Gelegenheit nicht noch einmal auf. Schließen Sie das Kritikgespräch beispielsweise ab mit: „Kommen Sie … ich bin sicher, Sie schaffen das, und vertraue Ihnen.“ Danach ist die Sache erledigt – außer es kommt zu weiteren Vorfällen.

Vergessen Sie nicht, Ihre Mitarbeiter am Ende des Gesprächs wieder aufzubauen. Er oder sie soll die Chance haben, die eigene Leistung zu verbessern. Denn im Normalfall werden Sie ihn oder sie ja noch brauchen.

Tipp: Tiefergehende Probleme mit Mitarbeitern besprechen

Ein Kritikgespräch, wie es hier vorgestellt ist, bezieht sich auf einzelne Vorfälle, die immer mal passieren können, ohne dass es ein grundsätzliches Problem mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter gibt. Wenn das der Fall ist, sollten Sie die Ursachen dafür genauer analysieren und mit den Betroffenen besprechen.

Im Management-Handbuch finden Sie dazu ausführliche Erläuterungen und Leitfäden in den Kapiteln Feedback, Konfliktmanagement, Umgang mit Low Performen und Beziehung zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern.

Praxis

Kritikgespräche reflektieren

Führen Sie sich frühere Kritikgespräche noch einmal vor Augen: Wie sind diese verlaufen?

  • Gehen Sie für einzelne Mitarbeitergespräche die oben genannten Punkte noch einmal durch und machen Sie sich Notizen, wie Sie argumentiert haben oder besser argumentieren könnten.
  • Spielen Sie die Situation im Kopf oder mit anderen durch. Üben Sie in der Realität, wenn es wirklich angebracht ist.
  • Reflektieren Sie danach die Situation, Ihre Gefühle und den Erfolg.

Formulierungsbeispiele für Kritikgespräche

In der folgenden Checkliste finden Sie Formulierungsbeispiele für verschiedene Situationen eines Kritikgesprächs.

Formulierungsbeispiele für die Antwort auf typische Mitarbeiterreaktionen

Für Kritik vonseiten der Vorgesetzten sind nicht alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter offen. Mögliche Reaktionen sind zum Beispiel: Gegenangriff, Rechtfertigung, Ablenkung oder Aggression. Lassen Sie sich von solchen, oft sehr emotionalen Reaktionen nicht entmutigen. Bereiten Sie sich auf mögliche Gesprächssituationen und Mitarbeiterreaktionen vor:

  • Versetzen Sie sich in die Situation Ihres Mitarbeiters, Ihrer Mitarbeitern: Wie könnte er oder sie auf Ihr Anliegen reagieren?

In der folgenden Vorlage finden Sie Formulierungsbeispiele, wie Sie antworten können.

Anlass für ein Kritikgespräch sollte es eher selten geben. Meistens geht es beim Mitarbeitergespräch einfach darum, Informationen auszutauschen. Oft ist es für Sie als Führungskraft wichtig, von Ihrem Team informiert zu werden. Das gelingt, wenn Sie zuhören und die richtigen Fragen stellen. Worauf Sie dabei achten sollten, lesen Sie im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.